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Business Intelligence : Le héros est encore l’Homme. Et demain ?

8 juin 2017

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15 ans d’automatisation de suivis et de prévisions d’activités dans des entreprises nous ont placé aux 1ères loges pour observer les mutations accélérées que des auteurs tels que Pierre GIORGINI* ou encore Jean STAUNE**, regroupent sous les termes de transition ou de révolutions fulgurantes. Intégrateur de logiciels, nous voyons avec amusement certains de nos confrères vendre des « Magiciels ». Vous en avez bien sûr rencontré. Vos questions concernant le pilotage, la trésorerie ou vos prévisions d’activité ? Elles se résoudront d’un clic grâce à ce dernier outil à la mode. Vous avez encore des contrôleurs de gestion ? Quel dinosaure vous faites ! Vive les « moteurs de calcul numériques » (sic) et l’Intelligence Artificielle. Pour le moment cette promesse n’est pas encore tenue. Car un constat s’impose : Excel est omniprésent dans les entreprises de toutes tailles. La question de comprendre pourquoi le petit tableur fait de la résistance à l’heure du Big Data et de la révolution numérique, nous semble intéressante. Elle permet de comprendre quel rôle clé l’Homme tient dans le système d’information décisionnel. Elle trace aussi l’horizon à atteindre pour les solutions de demain.

Pourquoi Excel aurait dû disparaître du paysage de la Business Intelligence ?

Excel, le Tableur de Microsoft est banni par la plupart des Directions des Systèmes d’Information (DSI) quand il est question de Business Intelligence (BI). Les atteintes à « l’unicité de la donnée » ou la chasse au « Shadow IT » favorisés par le tableur en sont les principales causes. Les DSI, mais aussi certains Directeurs Administratifs et Financiers (DAF), pilonnés d’information sur les nouvelles solutions pour faire face à la déferlante du Big Data, ne manquent pas de souligner les autres limites du tableur.

Dans le désordre d’une liste à la Prévert, 4 arguments au moins font depuis 20 ans les Choux gras des Business Object, Hypérion, Tableau, Anaplan ou plus récents Captain Dash et Toucan Toco :

1) Tout DAF d’ETI a un jour ou l’autre utilisé un classeur Excel évolué, où la maintenance des liens entre feuilles finissent par rendre des chiffres erronés. Une maintenance régulière s’impose. L’entreprise est dépendante de ce qui s’apparente finalement à un développement spécifique.

2) Le manque de sécurité est une deuxième raison, puisqu’un classeur Excel sert à la fois de restitution et de base de données. Quel Directeur Financier n’a jamais été confronté à l’effacement intempestif d’un fichier important, conséquence au plus heureux, d’une perte de temps ?

3) A l’ère du « Big Data » viennent ensuite les limites liées à la volumétrie. Malgré l’augmentation des capacités des feuilles Excel et la stratégie de Microsoft pour lier Excel à la suite SQL, les lenteurs liées à la taille des classeurs et la difficulté pour l’utilisateur à se repérer dans les modèles de données ont depuis 30 ans amené les entreprises à chercher d’autres solutions.

4) A une époque, de généralisation de l’usage de Facebook ou des Google Docs, les capacités de collaboration et de partage autorisées par Excel semblent enfin bien limitées.

Pourtant combien de sociétés de taille importante dans lesquelles le contrôleur de gestion du siège compile encore autant de feuilles Excel qu’il a de régions ou d’activités avec ce que ces méthodes semblant d’un autre âge comportent de lenteurs et de risques d’erreurs ! Pour quelles raisons retrouve t’on Excel jusque dans les organisations ayant consenti les plus lourds investissements en outils de BI, y compris dans ceux promettant une autonomie complète des utilisateurs et une BI en self-service

A notre avis la réponse tient en une phrase : La place que le tableur Microsoft laisse à l’Homme.

L’Homme : élément clé du pilotage à l’heure des mutations accélérées

La démarche de Business Intelligence structurée, menée par la Direction des Systèmes d’Information (DSI) est de type industriel. Elle vise à partager largement une information pertinente et à pérenniser des process. Spécification des besoins, alimentation et enrichissement d’un stockage de données (SGBD, OLAP, In Memory ou autres NoSQL… Cloud, On Premise ou Hybride) avec un contrôle de la qualité des données,… Sa durée minimale est incompressible. Les utilisateurs ont les états dont ils ont besoin, éventuellement  en « self-service » mais…

Dans un contexte de changements accélérés, l’analyse d’impact du rachat d’une nouvelle entité, la demande d’un autre format de reporting par le nouveau DG ou la simulation d’un nouveau Business Model doivent pouvoir être faits pour demain. Si le système d’information décisionnel ne contient pas déjà toutes les données nécessaires, la DSI, pour cause de transformation digitale à mener, doit parfois répondre dans un délai de X semaines à un métier ayant pourtant exposé un besoin dans les règles de l’art.

Le métier contourne alors la DSI et le système d’information structuré et opte souvent pour une autre alternative : soit la dernière offre disponible dans le cloud qui promet une réponse rapide en toute autonomie, soit Excel qu’il connait et maîtrise parfaitement.

Beaucoup n’hésitent pas longtemps quand ils ont besoin de produire des chiffres pour hier.

Car pour le moment, Excel a encore un avantage décisif : l’autonomie inégalée qu’il donne à ses utilisateurs pour la partie du process concernant l’ajout ou le croisement de données de sources différentes ou encore la gestion de référentiels différents grâce à la botte magique de tout contrôleur de gestion : les fonctions « Recherche V » ou «Somme Si ».

Aucun des outils de BI présents sur le marché, n’est aussi largement connu et répandu, en donnant autant d’agilité qu’Excel pour permettre à ses utilisateurs d’intégrer les subtilités métiers qui permettent de « coller » au plus près d’une réalité en mouvements Il permet surtout à l’utilisateur de gérer l’ensemble de son cycle d’information. Ce n’est encore que partiellement la réalité des dernières solutions. Elles y viendront très certainement.

Par ailleurs, en période de mutations, le cahier des charges et la construction de la solution doivent évoluer en même temps que l’expérience, ce qui est peu compatible avec les nécessités d’une démarche de type industriel, apanage d’un traitement par le système. Là encore la créativité des hommes fait merveilles.

La présence d’Excel dans les services des Directeurs Financiers d’organisation de toutes tailles, en particulier pour ce qui concerne les prévisions d’activités ou de trésorerie, nous semble démontrer l’espace qui existe, au moins pendant un temps, entre ce que contient le « système » et les informations nécessaires pour décider. La capacité d’adaptation de l’homme, sa possibilité de résoudre des situations imprévues ou d’apporter sa connaissance subtile du réel assurent encore pour un moment une place décisive pour l’homme dans le système d’information décisionnel de l’entreprise.

Demain est déjà à la porte : solutions Excel-like sur-vitaminées, reporting XBRL, Intelligence Artificielle ? La question de savoir qui sera l’Excel du futur va surement trouver rapidement sa réponse. Celle du rôle de l’Homme dans la Business Intelligence du monde qui s’ouvre est bien posée.

*La transition Fulgurante, Vers un bouleversement systémique du monde. Pierre Giorgini. Bayard.
Extrait conférence https://www.youtube.com/watch?v=Uu3ExBmmyM0

**Les clés du Futur, Réinventer ensemble la société, l’économie et la science, Jean Staune, préface de Jacques Attali, Plon.
Extrait conférence https://www.youtube.com/watch?v=dMqAmfZW0RU

L’auteur

Stéphane Robert, Fondateur et Dirigeant d’Essentiel Info. Essentiel Info travaille aux côtés des DSI et des DAF d’ETI depuis 10 ans pour les aider à donner de l’agilité à leur système d’information décisionnel. Une solide clientèle d’entreprises patrimoniales confirme leurs capacités opérationnelles.
Essentiel Info est partenaire du prochain Zermatt Summit qui a lieu du 8 au 10 septembre 2017 sur le thème « Humaniser l’Innovation » http://fr.zermattsummit2017.org/

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