Amorce efficace d’une transformation par les données.

En terme d’outils de reporting comptable et financier d’entreprise notre expérience recense 2 types de situations :

Pour le reporting financier : Dans les PME, Excel est la solution la plus largement utilisée pour manipuler des données comptables et produire des états financiers. La croissance de l’activité rend souvent cet usage inadapté (volumétrie, temps de traitement, dépendance à des compétences clés, sécurité…)

Dans les organisations de plus grandes tailles, tels que les groupes de sociétés : les Directions des Systèmes d’Information ont travaillé pour organiser et structurer l’accès à la donnée et produire des reporting  normés via des progiciels dédiés. Ces logiciels de reporting financier, dont un nouveau représentant apparaît régulièrement, sont bien connus des Daf.

Malgré cela – y compris dans les groupes équipés d’outils dédiés – l’usage du tableur microsoft continue de prospérer lorsqu’il est question de reporting financier.

Pour quelles raisons ?

A notre avis, l’autonomie que cet outil donne aux utilisateurs et la maîtrise pour ces derniers d’un environnement simple pour compiler, manipuler et présenter des données est aujourd’hui encore inégalée malgré ses limites. Cette capacité d’adaptation permet à chaque collaborateur d’apporter une brique singulière au processus de construction des différents états financiers.

Quels sont les enjeux en terme de transformation Digitale ? 

Le reporting financier et transformation digitale

Le reporting financier, par le partage de mesure d’activités et d’objectifs sur les ressources et les charges offre un excellent prétexte pour associer les utilisateurs à la définition des changements. Son avatar : le processus d’élaboration budgétaire le 1er maillon le plus efficace d’une politique de transformation digitale conduite par la donnée financière.

En résumé, fonder la collaboration sur du concret, de la transparence et du sens pour responsabiliser, et améliorer la qualité des données et des décisions est très efficace. Cela semble d’autant plus nécessaire que la taille de l’organisation éloigne certains acteurs clés des opérations. Pour une de nos clients en charge de l’Operational Performance Strategy dans une entreprise multinationale « Organiser le pilotage financier autour d’outils simples est une vraie force pour les grandes organisations car cela permet de responsabiliser les acteurs à différents niveaux de l’organisation. Donner la possibilité à ces acteurs d’analyser de l’information validée et partagée, c’est aussi  leur permettre d’identifier les défaillances dans les process opérationnels et traiter les dérives à la source. »

Cela est résumé en une phrase par le DSI d’un de nos clients loueur de véhicules longue durée : « Nous prenons chaque jour un peu plus conscience que le pilotage de notre projet de changement d’ERP doit se faire par le sens . La diffusion élargie du reporting Financier y a largement contribué. »

Notre pratique nous a montré que pour faciliter l’accompagnement aux changements, il existe deux éléments clés :

  • Établir des consensus
    • sur la situation de départ, 
    • le but à atteindre, 
    • et les changements à conduire, 
  • Simuler les effets réels de ces changements.

Un reporting financier largement partagé peut ainsi présenter un autre avantage : il est facilitateur de la transformation car il augmente la conscience du lien entre appropriation des process et qualité de l’information restituée. Quel DG ou Directeur commercial ne s’est pas posé la question un jour de la véracité d’un chiffre et a cherché à le justifier en allant chercher le détail ? Il en va de même pour les différents acteurs intéressés par le partage de cette donnée.

Un reporting financier partagé va étendre ce réflexe et cette conscience du lien entre qualité d’un résultat présenté et qualité de la donnée unitaire. Il permet d’évoluer d’une simple édition d’états vers un reporting analytique plus efficace.

C’est un vrai bénéfice aussi dans la pratique de la DSI. La conscience des liens entre données et indicateurs restitués, stimule l’appropriation du sens des process par les collaborateurs.

Ainsi, comme l’exprime un autre Directeur Financier d’une entreprise ayant connus de grands changements dans ses activités : « C’est la compréhension partagée du métier de l’entreprise et la finesse du référentiel, qui permet de passer facilement des indicateurs chiffre d’affaires et parts de marché attendus par le Fondateur hier, aux indicateurs sur la rentabilité demandés par l’actionnaire principal aujourd’hui. C’est aussi un référentiel de qualité et des outils simples qui permettent aux opérationnels d’avoir la vue sur l’utilisation des ressources qui les intéressent au jour le jour pour que l’entreprise soit “analytique” jusqu’au plus près des opérations ».

Pour conclure, le large partage du reporting financier  permet :

  • D’augmenter la conscience du lien entre qualité des données saisies et indicateurs restitués,
  • Stimule l’appropriation du sens des process par les utilisateurs, et donc leur permet au besoin de les adapter,
  • Favorise les occasions d’échanges sur la base de faits connus et concrets, 

Il peut-être en cela une amorce efficace d’une politique de transformation plus large conduite par les données.

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Pour compléter votre lecture : la définition du reporting financier et analytique

Créée en 2000, Photobox est une entreprise spécialisée dans l’impression de photos et produits personnalisés en ligne.
Photobox est devenu leader européen sur le marché avec des savoir-faire multiples de commerçant en ligne, de traitement d’images numériques et impressions sur supports variés et d’expert en logistique. Nous vous expliquons en quelques mots comment M. Frédéric Larrière, Directeur Financier France, a apporté sa contribution au pilotage du groupe avec des moyens très légers.

 

Stéphanie : Bonjour M. Larrière, racontez-nous comment Photobox est devenu client d’Essentiel Info ?

Frédéric Larrière : Bonjour Stéphanie. Le partenariat entre Photobox et Essentiel Info a commencé par une histoire de relations communes, de recommandation. Il m’a été conseillé de faire appel à Essentiel Info pour donner une solution à notre problème.

 

Quelle était la situation ?

Photobox utilisait le logiciel de comptabilité SAGE 1000. Cet outil n’offrait pas à l’époque de moyen de reporting souple [Sage a intégré depuis Inside en marque blanche sous le nom Sage BI reporting]. Par ailleurs, Photobox a grandi très rapidement, développant ainsi une organisation segmentée par départements, avec des informations en silos dans plusieurs outils. La priorité était donnée au développement commercial, et l’entreprise ne souhaitait pas perdre de temps avec un projet décisionnel lourd. Les ressources informatiques étaient dédiées au front office et au traitement de l’énorme masse d’information clients.

 

Quels étaient les problèmes ?

La reconstitution d’une vision de type cockpit combinant données RH, de production, financières pour les actionnaires étaient rendus difficiles par la disparité des sources d’information. Pour donner un simple exemple, Photobox avait bien sûr un logiciel paie et un logiciel comptabilité, mais calculer par exemple l’indicateur ETP combinant des données de salaire et d’identité salariés était relativement complexe. Evidemment Excel était très utilisé du fait de l’autonomie donné aux utilisateurs mais avec les limites bien connus du tableur.

 

Quelles contributions M. Larrière a-t-il pu apporter grâce à ce projet ?

M. Larrière souhaitait apporter une vision dynamique à ses actionnaires : Quelle évolution de l’activité est-il possible d’anticiper compte tenu des commandes connues par exemple ?
Il était question de dépasser le simple constat sur le passé, par ailleurs toujours sujet à discussion en fonction du point de vue,
pour donner une vue d’ensemble en combinant des informations de différentes sources pour porter un regard croisé sur l’activité.

M. Larrière a ainsi conçu plusieurs modèles de calcul qui se rafraichissent en un clic avec les données du jour. C’est notamment le cas pour un modèle de calcul de cout de revient, rapide, pratique et fiable. D’autres modèles sur l’optimisation des frais de shipping ont pu être développés avec une assistance légère, en capitalisant sur la connaissance que M. Larrière avait acquise de son activité.

 

Quelles contributions concrètes d’Essentiel Info ? La parole de Monsieur Larrière.

« Les consultants d’Essentiel Info ont su nous écouter et nous conseiller. Ce n’est pas seulement un appui technique, c’est aussi un apport de conseil métiers car Essentiel Info a une double compétence : à la fois technique et en gestion. Cela représente une vraie aide en tant que client. Essentiel Info a aussi une véritable approche gagnant / gagnant avec une culture de résultat basée sur la satisfaction client. C’est très appréciable. On sent véritablement l’implication des consultants qui y travaillent, ils ont à cœur d’aider et de conseiller leur client. Ce n’est pas seulement une approche commerciale, cela va au-delà, et cet accompagnement vers l’autonomie des utilisateurs fait la différence ».

 

Fondée en 1952 par deux frères, Radiall est une entreprise française spécialisée dans la conception, le développement et la fabrication de solutions d’interconnexion pour des marchés allant de l’aéronautique à l’instrumentation et au médical. Nous vous résumons ci-dessous la contribution apportée par M. Rufin, contrôleur Financier du groupe à Radiall avec une démarche BI Lean.

 

 

Quelle était la situation ?

M. Rufin était en pleine réflexion sur l’acquisition d’un nouvel outil BI car il mettait en place la fonction contrôle de gestion commercial. Excel malgré l’autonomie qu’il lui donnait n’était plus assez puissant pour créer les reporting que l’on me demandait de produire. Les données étaient stockées dans Excel, ce qui ralentissait considérablement les temps de calcul et le risque de perdre les données étaient très forts. Il devenait de plus en plus difficile de produire des rapports efficaces dans ces conditions. Radiall utilisait l’ERP SAP et Hyperion Financial Management.

 

 

Quels étaient les problèmes ?

A cette époque, M. Rufin mettait en place la fonction contrôle de gestion commercial. Il souhaitait automatiser trois processus majeurs : :

  • La construction du budget des ventes et des commandes et la déclinaison des objectifs commerciaux
  • La production du reporting commercial mensuel à taux de change constants décliné selon plusieurs axes analytiques (Business unit, commercial, marché et zone de vente)
  • Le suivi des flux d’activité entre la zone à l’origine du design de la solution client et la zone de production effective des produits implantés

 

 

Quelles contributions M. Rufin a-t-il pu apporter grâce à ce projet ?

L’originalité de la démarche de M. Rufin réside dans le fait de réussir à croiser différentes vues (Marketing, Commerciale, Gds comptes, Responsables de zones) laissant la possibilité à chacun des acteurs de prendre connaissance des chiffres avec le prisme d’une autre fonction. Son outil laissant une large place à la contribution des utilisateurs contribue très fortement a établie un consensus sur les chiffres, ce qui est une difficulté majeure dans de nombreuses organisations.
En ayant une autonomie complète pour « bâtir » peu à peu un système parfaitement adapté, la démarche initiale a permis en quelques sortes de fabriquer rapidement une solution légère opérationnelle, qui a servi de « patron » pour dessiner rapidement le contour d’une solution plus industrielle.

 

 

Quelles contributions concrètes d’Essentiel Info ? La parole de Monsieur Rufin

“L’approche d’Essentiel Info a été très intéressante et rassurante. Nous avons dans un premier temps beaucoup échangé sur les reporting que je devais produire, les contraintes à prendre en compte, l’environnement technique. Essentiel Info a contribué à la conception du reporting avec une grande écoute et compréhension de nos objectifs. Essentiel Info m’a alors proposé le progiciel Inside XL, cela m’a permis de conserver l’existant à savoir tous mes rapports créés sous Excel et d’y ajouter la puissance du logiciel Inside XL. D’un point de vue technique, Inside XL offre une multitude de possibilités à ses utilisateurs : la connexion en temps réel à nos outils ERP, la réplication et le stockage de données, l’alimentation de la base de données depuis un fichier quel qu’il soit, des temps de calcul plus rapides, la création des tableaux de bord en quelques clics dans un univers connu.”

“Pour donner des exemples concrets, j’ai pu enrichir ma base de données commerciale du budget des ventes et des commandes grâce à la fonction de l’assistant écriture qui permet l’alimentation d’une base de données depuis un fichier. J’ai pu lier plusieurs sources de données différentes et créer des tableaux complets et riches en informations. Le format Office est très apprécié car c’est un format interactif qui s’ajuste aux informations qu’il contient, tout comme le format tableau croisé dynamique qui permet d’interroger les données en direct. J’ai également la possibilité de copier et coller en valeur pour diffuser de manière transparente à d’autres personnes en interne ne disposant pas du logiciel Inside”.

“D’abord, Essentiel Info a pris le temps d’écouter le besoin de Radiall avant de proposer l’outil. Une relation de confiance s’est instaurée peu à peu. Essentiel Info a sélectionné pour Radiall un outil qui répondait parfaitement à nos besoins. Les équipes d’Essentiel Info m’ont accompagné dans la construction du projet. Tout au long de celui-ci, j’ai reçu des conseils d’expert et une formation complète sur le fonctionnement du logiciel, ses connecteurs et ses différentes sources de données. Essentiel Info offre également un suivi personnalisé en cas de problèmes techniques liés au logiciel, ce qui est rassurant. Aujourd’hui, je suis complètement autonome sur le logiciel et je crée moi-même les environnements dont j’ai besoin. Pour illustrer mon propos, les équipes d’Essentiel Info avait paramétré un connecteur dédié au Contrôle de Gestion. Grâce au transfert de compétences proposé par Essentiel Info, j’ai ainsi créé de nouveaux connecteurs, comme celui du suivi budgétaire par centre de coûts par exemple. C’est ce qui fait toute la différence : un accompagnement personnalisé dont l’objectif est de rendre ses clients libres et autonomes dans la création et l’utilisation du logiciel.”

 

Aujourd’hui, selon votre expérience, recommanderiez-vous Essentiel Info ?

“Oui, je recommande Essentiel Info pour la qualité de travail de ses équipes, leur écoute et leur disponibilité. Les projets sont menés en concertation avec le client pour un suivi personnalisé et sur-mesure, s’adaptant aux contraintes et aux attentes émanant du client. J’ajouterai que les équipes d’Essentiel Info, en plus d’avoir la passion de leur métier, cherche toujours une solution lorsqu’un problème se présente, ne laissant jamais le client seul. Je terminerai en précisant que j’ai appris à me servir d’Inside XL avec un vif intérêt et ma grande satisfaction est d’avoir pu être parfaitement autonome dans l’utilisation du logiciel.”

 

 

Selon une étude parue récemment dans Les Echos, la masse d’informations mondiale était de 100 millions Go en 2001, de 1,2 milliard en 2012 et sera de 35 milliards en 2020… soit en moins de 8 ans, un volume de données trente fois plus important ! Celles-ci sont issues des outils de gestion classiques des entreprises (Sage ou SAP par exemple), des données historiées ou externes, bien entendu des réseaux sociaux et des informations collectées sur les clients dans tous les nouveaux canaux digitaux et déjà bien sûr des premiers objets connectés.

 

L’exploitation de sources de données multiples : Excel est partout utilisé mais est-il toujours adapté ?

De nombreuses PME, mais aussi des ETI ou des divisions métiers de groupe stockent dans Excel les informations collectées puis les analysent, réalisant ainsi des reporting simples ou complexes mettant en relief l’information essentielle dont elles ont besoin. Grâce au tableur ou à d’autres outils plus évolués dans des entreprises plus richement dotées, La DATA est triée et mise à la forme souhaitée… Une question importante se pose partout, à laquelle les entreprises réfléchissent mais n’ont pas véritablement mis en place de réponses fiables : Comment s’assurer de l’exactitude des données provenant de tiers, d’outils ERP ou des réseaux sociaux ? Une fois les données regroupées sur un fichier Excel ou dans une base de données, le reporting créé et les résultats escomptés affichés, comment justifier un montant ou simplement une information erronée ? Les entreprises sont de plus en plus confrontées à ce problème : Excel permet à l’utilisateur métier de nettoyer les données mais n’est pas fait pour stocker un important volume d’information ; à l’inverse les outils dédiés à traiter le Big Data sont quant à eux exploités par des techniciens souvent bien loin du métier et du sens de la donnée. Le volume d’information grandissant en même temps que ses sources se multiplient, il devient crucial pour les entreprises de réussir à combiner le travail des hommes et des technologies d’aujourd’hui pour fiabiliser leurs données.

 

Des nouveaux outils présents sur le marché ?

La révolution fulgurante actuelle change les habitudes de la société et participe à l’explosion exponentielle du volume de données collectées. La masse d’informations créée encourage et favorise la création de nouveaux supports, de nouvelles méthodes et outils, voire de nouveaux métiers avec les recrutements qu’on commence à observer de Data Analyst, Data Scientists ou autres Chief Data Officer. Cette opportunité de création de valeur s’appuie sur une nouvelle génération d’outils dépassant les limites d’Excel et qui permettent à l’Homme de collecter, stocker, traiter, visualiser et utiliser les données d’une entreprise, quelle que soit sa source, avec un suivi de qualité permettant de s’assurer à tout moment de l’exactitude de l’information.

 

 

En bref

Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management et propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.

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