Sage BI Reporting
Le remplacement des éditions pilotées de Sage, par Sage BI Reporting est favorable pour la transformation des PME
L’arrêt définitif de la maintenance de Sage édition pilotée a eu début 2020.
Pourquoi est-ce une bonne nouvelle pour la transformation des PME ?
Le nouvel outil proposé par Sage, Sage BI Reporting, marque blanche d'Inside XL appartient à la famille des Add-in Excel.
Inside offre une excellente alternative à Sage éditions pilotées par son accès sécurisé à l’information et une Business Intelligence agile, en Self-Service, dans un environnement déjà connu par les utilisateurs métiers : Microsoft Excel.
Sage BI reporting et Inside XL offrent un formidable apport dans la définition d’une vision claire et partagée de l’entreprise
Établir des consensus sur la situation de départ, le but à atteindre et les changements à conduire, et simuler les effets réels de ces changements est nécessaire face aux évolutions de l’environnement.
Ce outil léger permet de réaliser ce programme ambitieux dans les PME, ETI ou département de groupe via la mise à disposition de 1ers états standards (Finance, RH, gestion commerciale,...) dans un environnement Excel.
Les utilisateurs peuvent échanger, évaluer et suggérer des améliorations.
La collaboration entre les services peut ainsi être améliorée en partant sur la base d’éléments concrets, encourageant la transparence et le (bon) sens pour responsabiliser, améliorer la qualité des données et des décisions.
Le rapport semble lointain avec la transformation ? En réalité, le partage d’une mesure claire de la réalité, du sens des process et du référentiel de l’entreprise est un élément clé pour réussir l'adaptation du système d'information d'une organisation à une évolution de son environnement.
Ainsi, comme l’exprime Eric Amorim, Directeur Financier d'Hiventy « C’est la compréhension partagée du métier de l’entreprise et la finesse du référentiel, qui permet de passer facilement des indicateurs chiffre d’affaires et parts de marché attendus par le Fondateur hier, aux indicateurs sur la rentabilité demandés par l’actionnaire principal aujourd’hui. C’est aussi un référentiel de qualité et des outils simples qui permettent aux opérationnels d’avoir la vue sur l’utilisation des ressources qui les intéressent au jour le jour pour que l’entreprise soit « analytique » jusqu’au plus près des opérations ».
Pour plus d'information visitez notre page dédiée à Inside XL
Comment faire du Big Data ? La voie la plus simple pour réussir
Dans votre entreprise aussi, le sujet est fiévreusement sur toutes les lèvres ? Comment faire du Big Data ? Comme si la réussite et la transformation de vos activités pour survivre à la "transition fulgurante" ne dépendaient que de ça. On comprend le sentiment de vertige prenant ceux qui ne disposent même pas encore de l'information nécessaire pour piloter facilement leur budget ou anticiper l'évolution de leurs activités. Mais "puisqu'il faut y aller, il faut y aller" !
N'est-ce pas ce qu'ont fait les géants qui réussissent ? Jeff Bezos n'a-t-il pas propulsé Amazon au firmament de la distribution en surfant sur la technologie et les données ?
" Trop cher et compliqué pour nous!", disent peut-être certains esprits chagrins autour de vous. Confiance ! Vous avez tout pour réussir. Suivez le guide.
La recette est très simple : frugalité des moyens techniques pour inciter vos équipes à mettre le sens au coeur de la démarche. En matière de data, une 2ème clé : aller à l'essentiel et ignorer le superflu. Seiri, comme disent les japonais ; supprimez l'inutile !
Un repère tout simple pour vérifier que les proportions sont bonnes : pas plus de 35 EUR de dépenses de technologie pour 65 EUR de dépenses en hommes et en méthodologie ! Conseil d'Intégrateur ;)
Le Big Data, c'est quoi ?
Qu'est-ce donc que cette Big Data ? L'expression courante recouvre 2 réalités. Une formidable opportunité, via la digitalisation des points de contact et la généralisation d'usage de capteurs dans les fameux IOT (objets connectés), de connaître le détail de la vie de vos produits et des préférences de vos clients. Autrement dit, une opportunité unique de développer vos ventes, fidéliser, améliorer la qualité, vous transformer. Mais Big Data désigne aussi, et avant tout, la masse des données générées. Il est fondamental de ne pas confondre les 2. Une opportunité d'un côté, un problème d'infobésité à gérer de l'autre.
Une série de questions éthiques et techniques, et un peu de temps pour les traiter
Ce serait donc une question de systèmes d'information à régler ? Pas de problème, car vous avez sous la main un DSI compétent. Mais où est-il et que fait-il en ce moment ? Il est héroïque, car il est sur tous les fronts ! Transformation digitale des front-office, intégrations de vos systèmes avec les Tiers, dématérialisation continue des flux, en garantissant toujours la continuité de l'activité... Heureusement dans plus en plus d'endroit un renfort récent, avec l'arrivée d'un Chief Data Officer pour gérer la masse exponentielle de données.
Rien que sur ce sujet, pas plus big que les autres, une bonne liste de questions à régler : quels outils de collecte pour ces nouvelles données ? Où les stocker ? Avec quel mode de stockage distribué ? C'est tout juste si vos geeks maison s'y retrouvent avec des technologies nouvelles qui s'enchaînent. Cela serait presque tentant d'occulter une partie des questions juridiques et éthiques. Quelles données peut-on et doit-on conserver ? Doit-on se laisser tenter par d'alléchantes offres dans le Cloud, mais permettre un jour à des tiers U.S. d'y accéder, via le Patriot Act par exemple ? Car après tout il est possible de se dire, "qui sommes-nous et qui pouvons-nous intéresser ?" Faut-il vraiment monter et gérer un environnement hybride ou On premise plus protecteur pour vos consommateurs et votre innovation ? Référentiel ? Qualité ? RGPD ? Protection des données ? N'en jetez plus, le sujet Data semble de loin terriblement compliqué.
Vers où tourner le regard alors ? Car tout le monde en parle ! Vos traditionnels conseils en stratégie, font maintenant de la transformation digitale. Ils ont fraichement embauché des Data Scientists pour rester dans la course. Les intégrateurs spécialistes de la BI (Business Intelligence) en contact avec votre DSI font maintenant de la stratégie !? Heureusement qu'il reste les éditeurs de logiciels cités par le Gartner... mais ne vous ont-ils pas déjà déçus avec cette dernière nouvelle technologie qui devait tout révolutionner ?
"Confiance", vous dis-je, vous avez déjà tout pour réussir !
Mais revenons à Jeff Bezos, le patron d'Amazon le champion de l'adaptation. Que dit-il lui ? En substance, "On me pose toujours la question de ce que sera devenu le business dans 20 ans, mais personne ne me demande ce qui n'aura pas changé. C'est dommage, car cette question est tout aussi intéressante, et c'est sur la réponse qu'on construit les Business de demain..." Il complète "pour Amazon c'est le délai et le prix", un résumé de l'expérience client pour le distributeur qu'il est.
Le bon sens et les hommes en renfort de la DG
Car Jeff Bezos nous parle de la vocation d'Amazon. Le fameux Why de Simon Sinek, dont vous parle votre directrice marketing à chaque fois que vous la croisez. Qu'est-ce qui ne va pas changer dans votre métier ? Quels sont les indicateurs mesurant ces invariants ? C'est une première bonne question.
Il y en a d'autres. Que souhaite-t-on apprendre ? Quelle question veut-on éclairer par ces données ? Il est ensuite possible de rassembler toutes les informations utiles pour mener à bien l'enquête. Prévoir les inconvénients possibles, et les répercussions secondaires est judicieux, vous le savez. À quoi bon, par exemple, collecter une information, dont la volumétrie va être un obstacle à l'analyse ? C'est la question que pose l'un des chefs de projet de la plus grande base de données européenne jamais réalisée.
"En fait, la question est : comment ne pas faire du Big-Data ?". Comment ne pas rendre sourde la tête de l'organisation par un bruit de données en réussissant à filtrer aux différents niveaux de l'entreprise les informations inutiles et en laissant passer celles qui sont pertinentes ?" C'est plus une question d'hommes et d'analyse des besoins réels que de systèmes. La loi de l'obésité de ces big data est la suivante : elles seront d'autant plus big que l'indétermination de l'objectif sera grande.
Pour maîtriser la data et réussir à entrer de plain-pied dans cette nouvelle ère digitale, il faut donc mettre l'essentiel au coeur de la démarche. L'entreprise dans l'axe de sa vocation. L'homme et son bon sens au coeur des changements. N'est-ce pas ce que font les Hénokiens, ces entreprises familiales pluri-centenaires, qui ont réussi à passer les modes et les années en misant sur les hommes ?
Illustrons l'importance des hommes avec 2 sujets clés pour les données. La question des référentiels en premier : pour trier des choux, de carottes, des fraises et des poires, il est intéressant de distinguer les fruits des légumes, puis éventuellement de faire appel à la notion de "Vegetable" pour pouvoir toutes les sommer.
Qui va créer une classification sensée ? L'intelligence Artificielle ? Surement pas la première fois. Cette grille de lecture est pourtant décisive pour l'analyse efficace de votre activité. Elle conditionne aussi la maîtrise de la communication aux régulateurs, à votre maison-mère, à vos filiales ou encore permet de s'étalonner avec les meilleurs du secteur. Là aussi c'est d'abord une question liée à l'intelligence du métier.
Autre exemple : la qualité des données. Toutes les personnes qui se sont penchées sur le sujet savent qu'une des clés est d'associer les collaborateurs en faisant en sorte que la collecte fasse sens pour eux.
La recette n'est pas si compliquée. Évitez l'inutile et laissez de la place aux Hommes
D'abord le sens, c'est toute la recette du Lean Data Management : frugalité des moyens techniques pour inciter l'homme à aller à l'essentiel et à ignorer le superflu, mode effectual et itératif pour obtenir vite des résultats concrets, échanges bienveillants entre DSI et hommes des métiers, en conscience des contraintes et des limites de chacun, pour aller dans une direction bien identifiée.
Concluons avec Elon Musk, le patron des "barbares" cité par Jean Staune le fameux prospectiviste français. Elon Musk s'est attaqué avec succès au marché de l'automobile (Tesla), à la Nasa (Space X), ou encore à Google et Facebook sur la question de l'Intelligence Artificielle. Qu'a-t-il fait dernièrement ? Il a créé Neuralink qui travaille sur l'interface homme/machine pour permettre à l'Homme de rester dans la course face à l'Intelligence Artificielle. L'homme et la technologie ensemble pour réussir, voilà le rêve fou du visionnaire américain. N'est-ce pas ici aussi une question de bon dosage ?
Témoignage client : Ludovic Labbé, DSI chez Leasecom
Ludovic Labbé, DSI chez Leasecom, témoigne de son expérience avec Essentiel Info
Filiale de FINTAKE, disrupteur dans le secteur bancaire, Leasecom est spécialiste du financement en location financière évolutive. Avec 1 200 partenaires revendeurs, Leasecom accompagne plus de 31 000 entreprises et organisations dans le financement et la gestion locative de leurs équipements professionnels, générant ainsi un chiffre d’affaires de 170 millions d’Euros.
Notre interlocuteur, M. Labbé, est Directeur des Systèmes d’Informations chez Leasecom.
Consultant Essentiel Info : Bonjour M. Labbé, merci d’avoir accepté de répondre à nos questions. Pouvez-vous nous donner votre vision du rôle du DSI sur la question de la donnée ?
M. Labbé : Pour moi le DSI est un facilitateur avisé. Il est le garant de la cohérence de la donnée. Mais attention, il ne faut confondre cela avec la garantie de la qualité de la donnée car une donnée cohérente peut être de mauvaise qualité. Cette question de la qualité dépasse en effet son strict périmètre car elle met en jeu les processus, la qualité des règles métiers, la saisie des utilisateurs… En revanche, si le DSI n'est pas le garant de la qualité de la donnée, il doit être partie prenante pour proposer des solutions visant à améliorer la qualité de la donnée de l'entreprise. Le DSI n'est pas non plus le fournisseur de la donnée en tant que tel mais il donne les outils pour en tirer le meilleur parti (en tirer le meilleur parti est le rôle des Datas Analysts, des spécialistes métiers et du contrôle de gestion). D’une manière générale, le DSI n'est pas là pour faire ce que demandent les utilisateurs, c'est une sorte de paradoxe mais cette notion est fondamentale ! Il est là pour comprendre le besoin sous-jacent afin d'y apporter la meilleure solution possible.
Racontez-nous, quelle était la situation chez Leasecom avant votre partenariat avec Essentiel Info ?
Les équipes du Contrôle de Gestion exploitaient leurs données sous forme d’extraction sur Excel. C’est un outil très utilisé par certains métiers et notamment par le contrôle de gestion. D’une manière générale, je considère quand même que la forte présence d’Excel est le signe d’un système d’information non mature. De cette façon, les équipes du Contrôle de Gestion constituaient des bases de données dans Excel, des fichiers au volume important, parfois supérieur à 40 Mégaoctets. Cette démarche a créé un système d’information en marge du système d’information de l’entreprise. Les données extraites étaient stockées sur Excel. Elles étaient ensuite retravaillées par les équipes du Contrôle de Gestion, elles n’étaient donc pas issues directement du système d’information. On peut facilement comprendre la raison au retraitement des données : les données ne sont pas propres ni cohérentes, elles méritent ainsi d’être retraitées pour être présentées à la Direction. Seulement, la raison invoquée est aussi une mauvaise raison car le nettoyage des données aurait dû se faire en amont. Ce n’est pas le métier du Contrôleur de Gestion, qui doit analyser un ensemble de données, mais bien une approche DSI. Dans ce cas de figure qu’était le nôtre, les équipes du contrôle de gestion investissaient beaucoup d’énergie au retraitement la donnée au dépend du temps de l’analyse de cette même donnée. Par ailleurs, nous avons été amenés à adapter notre posture vis-à-vis d’une donnée de mauvaise qualité. Alors qu’autrefois des corrections manuelles étaient apportées, aujourd’hui nous acceptons la donnée de mauvaise qualité (quand elle est avérée). Nous ne cherchons plus à la corriger mais juste à la mettre en évidence et à identifier la cause de cette non qualité pour adapter nos processus d’acquisition.
Quel était le besoin des équipes du Contrôle de Gestion de Leasecom ?
Le tableur Excel est le meilleur outil du Contrôleur de Gestion car il lui offre une latitude qui lui est chère. Il nous fallait un outil qui s’adapte parfaitement à Excel, un outil qui puisse s’appuyer sur l’existant tout en décuplant les capacités du tableur. En tant que DSI, il fallait bien entendu un outil qui assure la sécurité des données et l’unicité de l’information. Nous ne voulions plus que les Contrôleurs de Gestion constituent des bases de données dans Excel avec tous les risques que cela comprend en terme de vol ou de perte des fichiers, de retraitement des données et la création système d’information en marge du système d’information de l’entreprise.
M. Labbé, d’un point de vue technique, en quoi Inside a répondu à vos attentes précisément ?
Il y a plusieurs points de réponse à cette question. Tout d’abord, Inside est un progiciel de type add-in Excel, il est donc totalement intégré à Excel. Inside s’adapte ainsi à l’univers parfaitement maitrisé du Contrôleur de Gestion. Il octroie à ses utilisateurs la même latitude qu’offrait Excel. Ensuite, le nettoyage du référentiel est fait en amont, les contrôleurs de gestion n’ont plus à stocker leurs bases de données dans Excel. Et le logiciel va même plus loin ! Avec Inside, il est possible de pouvoir entrer de l’information dans le système d’information. Le Contrôleur de Gestion saisit ses données et peut les injecter dans le système, comme pour le budget par exemple. C’est un atout indéniable. Aussi, Inside est un vrai outil d’analyse. Il représente une alternative aux outils lourds comme Business Object qui nécessitent plus de formation et d’appétence technique. Enfin, le progiciel est un outil collaboratif, il permet le partage de fichiers sans passer par la messagerie dont les envois répétitifs saturent la mémoire des boites mails
M. Labbé, diriez-vous qu’Inside fait partie de la catégorie des outils dits « LAB » ?
Il faut déjà préciser ce qu’est un « LAB ». De mon point de vue, un LAB est un simulateur qui permet d’éprouver des modèles. Si le client recherche un modèle ou un nouveau business modèle, il peut le tester avec un outil LAB pour trier et sélectionner les datas, les valider puis les industrialiser. En ce sens, Inside répond parfaitement aux caractéristiques d’un outil LAB.
D’une part, Inside est assez simple à utiliser et donne une grande latitude au Contrôleur de Gestion dans l’exploitation de la donnée. D’autre part, dans le cadre où il n’y a pas d’outil de reporting, le Contrôleur de Gestion va exprimer son besoin à son service informatique. A ce moment-là, Inside devient un moyen d’exprimer un besoin, il peut faire l’objet d’un laboratoire test. Par ailleurs, Inside peut faire office de système de secours lorsque la donnée n’est pas organisée dans un entrepôt ou dataware. Inside est utile dans la mesure où il permet de faire patienter tout le monde, il donne de la souplesse lorsque la réactivité de la Direction des Systèmes d’Informations est menacée, étant surchargée par son carnet de commandes. Inside fonctionne également très bien là où les systèmes d’informations décisionnelles sont matures. Par exemple, chez Leasecom, nous avions des sous-systèmes d’informations, c’est-à-dire des informations stockées dans Excel. Cette situation était parfaitement aberrante ! Le vrai problème est l’hétérogénéité des données car selon les systèmes d’information, la donnée change, elle n’a plus le même code, la même signification. Dans ce cas-là, Inside permet de faire le lien entre ces systèmes et d’interpréter la donnée au sens le plus juste. En réalité, Inside permet de se concentrer au cœur de l’information. Il met en opposition système décisionnel mature où les données sont habituelles et système décisionnel laboratoire où les données sont nouvelles et constamment testées et simulées.
Je vous remercie M. Labbé. Une dernière question, recommanderiez-vous Essentiel Info ?
Oui, bien entendu ! Je recommanderais Essentiel info pour son approche humble, efficace et attentive auprès de ses clients. Je leur ai d'ailleurs confié une nouvelle mission de conseil pour nous aider à trouver le remplaçant de Business Object.
En bref
Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management pour permettre à ses clients de disposer de la bonne information et de prendre les bonnes décisions. Essentiel Info propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.
Pourquoi Excel est toujours au cœur des entreprises ?
Créé au début des années 80, le tableur de Microsoft Office est encore aujourd’hui un outil incontournable des entreprises. Il est en particulier plébiscité par les Directeurs Financiers et les contrôleurs de Gestion dans les PME/PMI, les ETI jusqu’au plus grands groupes français et internationaux.
Comment expliquer la résilience d’Excel ?
Excel permet la création de tableaux simples ou complexes, d’illustrations graphiques et de mises en formes conditionnelles à la plupart des utilisateurs qui vont consentir un apprentissage de quelques jours.
Ses fonctions simples connues du plus grand nombre en font l’outil naturel pour faire parler soi-même ses données. Excel est doté de fonctionnalités plus complexes tels les tableaux croisés dynamiques, ses macros ou sa capacité de connexion à des sources de données externes. Il se trouvera toujours quelqu'un dans le bureau d'à côté ayant creusé ainsi le sujet pour devenir un expert d’Excel auxquels les utilisateurs standards peuvent recourir en cas de besoin sans faire appel à l'informatique…
Excel, « l’application » parfaite pour manipuler des données ?
A l’ère du Big Data et de l'intelligence artificielle, Excel est encore, au dire de tous les professionnels, l’outil d’analyse de données le plus utilisé par de très nombreuses équipes métier. Fou n'est ce pas ? Un exemple dans le bureau du contrôleur de gestion. Celui-ci va extraire des données de son logiciel métier sous Excel. Il va ensuite trier pour n’utiliser que ce dont il a spécifiquement besoin. Evidemment le risque d’erreur est important et l’utilisateur n'hésite pas de procéder à de multiples vérifications pour fiabiliser ses données. Le résultat est simple : aujourd'hui encore dans beaucoup d'entreprises ayant pourtant investi de grande somme aux outils décisionnels du marché, des temps cumulés immenses accordés aux manipulations, retraitements des fichiers et autres contrôles fastidieux au détriment de l’analyse.
Certaines DSI ont fait le choix de développer leurs propres applications, d’autres de proposer des solutions sur la base de logiciels du marché pour permettre aux équipes métier de se concentrer sur leur vraie valeur ajoutée. Rien n'y fait. A l’heure de la transformation numérique, avec des équipes de la DSI surchargées et des équipes demandeuses d'une nouvelle analyse spécifique, le retour à la case Excel à l'air d'être inévitable !?
Et les éditeurs de logiciels décisionnels dans tout cela ?
De très nombreuses applications sont apparus pour répondre aux besoins des entreprises d’analyser les données ou de reporting automatisés. Chez les plus grandes aujourd'hui, chez SAP comme chez Oracle, au bout d'outils très sophistiqué, souvent un Add-in Excel.
L'aveu de notre point de vue, qu'une large autonomie dans un outil sûr et sécurisé, permet au métier de créer une vraie valeur ajoutée.
Le reporting collaboratif : encore un rêve pour beaucoup d’entreprises.
Dans ces marchés en pleines mutations que connaissent vos entreprises, il ne suffit plus de savoir produire, de vendre, d’exceller dans les process. Vous créez de la valeur pour et avec vos clients ! Encourager l’innovation, favoriser la co-création, partager l’information. Le travail collaboratif est un enjeu majeur pour nombre des entreprises.
Le partage de l’information avec Excel est-il encore possible ?
Quels que soit les outils sophistiqués mis en place par les DSI pour faciliter la collaboration, sur de nombreux sujets financiers, Excel n’a pas été délogé de sa place d’outil « à tout faire » le plus utilisé. La limite de ce couteau suisse du Directeur Financier c’est que l’information est statique pour les utilisateurs d’Excel. Chaque service travaille sur ses propres prérogatives, réalise ses reportings sous Excel et les sauvegarde sur le serveur de l’entreprise. Pour permettre une diffusion de cette information, les reportings sont envoyés par mail aux différentes équipes ou mis à disposition sur le serveur commun, sur Google Drive ou le Cloud de l’entreprise. Les équipes peuvent ainsi avoir accès aux documents et les consulter à volonté.
Souvent, ces tableaux de bord sont complexes car ils comportent beaucoup d’informations issues de diverses sources (outils de gestion, saisies des utilisateurs, budget, etc.), des formules imbriquées… La construction du tableau ne faisant pas toujours sens pour ses lecteurs, le reporting n’est donc maniable que par l’auteur. Parfois, lorsque le tableau est consulté par un autre lecteur, il lui est impossible de le mettre à jour ou de le recalculer, sans peine d’obtenir un message d’erreur ou pire de « détruire » l’architecture du reporting…
Les atouts du reporting collaboratif
Pour répondre à ce manque d’accès à l’information, les outils du reporting collaboratif se sont largement développés, mettant à disposition des entreprises des moyens efficaces pour permettre une diffusion de l’information en temps réel et des données à tout moment justifiables. L’objectif de ces outils est de créer une dynamique collective pour gagner en productivité et qualité de travail. L’accès à l’information est sécurisée par un identifiant et un mot de passe, les utilisateurs peuvent à tout moment consulter un fichier auquel sont attachés des droits de lecture et d’écriture et peuvent ainsi recalculer le classeur avec les données du jour et tout ceci sans obligatoirement disposer d’Excel. Ces bibliothèques interactives s’implantent dans une économie du partage et du savoir et forment ainsi un avantage concurrentiel simple pour les entreprises d’aujourd’hui.
Rédigé par Stéphanie Cambianica
En bref
Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management et propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.
Collecter des données de qualité et les exploiter en toute confiance : c’est possible !
C’est le terme de saison avec ses compères Digital et Numérique : Le terme Data est dans toutes les bouches. Les moyens de collecte d’informations se multiplient. Nouveaux canaux de communication, web et réseaux sociaux ou autres informations collectées sur les clients, sources de données externes et déjà les IOT (vous savez, votre Frigo qui communique seul avec le Drive de votre distributeur préféré !).
L’Homme est-il la clef de la réussite ?
2 faits acquis pour commencer : les systèmes d’information sont au cœur de la stratégie de presque toutes les entreprises ; l’efficacité de ces systèmes et la qualité de l’information qu’ils traitent ont rendu incontournable la donnée pour les entreprises. Quel que soit le métier, tous les acteurs sont concernés, à la finance comme au marketing, au commercial autant qu’à la production, au supply chain comme aux ressources humaines.
Cependant, un constat est largement posé : seules, les données ne valent rien. Elles ont besoin d’être maîtrisées, analysées et exploitées par les collaborateurs de l’entreprise pour produire de la valeur ajoutée. Où on redécouvre qu’à l’heure naissante de l’Intelligence Artificielle et du Deep Learning, il est important d’investir sur l’Homme. C’est lui la clé de la réussite ! Il est nécessaire d’y sensibiliser les collaborateurs et de nombreuses organisations investissent pour leur donner tous les moyens de maîtriser les données.
Le simple Excel garant de la fiabilité des données ?
Comme chacun le sait, Excel est un tableur. Il permet la création de tableaux divers en 2 dimensions, liant formules et illustrations graphiques pour dynamiser le contenu. Au fils du temps, un milliard d’utilisateurs d’Office dans le monde ont exploité toutes les possibilités Excel pour collecter, stocker et traiter l’information. Par conséquent, l’usage qui en est fait dans la plupart des entreprises dépasse les visées initiales du petit logiciel. C’est pourtant lui qui est encore utilisé dans beaucoup d’endroits par les utilisateurs métiers pour vérifier la redondance d’une information, retraiter des données comptables ou clients.
Comment éviter le data crunching ? Ou encore réconcilier des données de différentes sources sans risque d’erreur ? Pour automatiser certaines manipulations et fiabiliser les données, nombreux sont les services qui recourent, au grand Dam de leur IT, à des compétences expertes en Excel, générant ainsi une dépendance des utilisateurs à un expert au sein d’un service. Une situation qui peut devenir gênante pour les entreprises.
Comment la BI agile répond aux limites d’Excel ?
Depuis quelques années, des outils de Business Intelligence agiles se sont développés, y compris chez Microsoft lui-même pour répondre aux limites d’Excel apportant de la liberté et de la souplesse aux entreprises. Sans complexité technique, il est aujourd’hui possible d’automatiser ses rapports et d’exploiter ses données en s’assurant de leur fiabilité tout au long de la construction des états, sans dépendance à l’IT ni à un expert Excel.
En bref
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Quand l’urgence est le quotidien du contrôleur de gestion
Aujourd’hui, les actionnaires ou CODIRs de nombreuses grandes entreprises attendent les rapports sur l’état de l’activité dès le lendemain de la date d’arrêté de la période, du trimestre voire de l’exercice. Le temps réel est en passe de devenir le standard, l’urgence la règle.
Des reporting toujours plus en temps réel
Les données du mois dernier ne suffisent plus. Prendre les bonnes décisions et adapter la stratégie de l’entreprise dans un environnement en transformation est un exercice difficile. Les CODIRs exigent une connaissance fine et précise de l’activité pour les y aider.
Avec des moyens souvent inchangés, les équipes du contrôle de gestion doivent mettre les bouchées doubles et produire des reporting dans l’urgence avec un volume de données qui explose, au sein de Directions Financières résolument tournées vers une meilleure valorisation de la Data.
Un temps de contrôle important pour limiter le risque d’erreur avec Excel
Dans cette course contre la montre, les sources d’erreurs sont multiples. Les équipes se pressent. Elles collectent et traitent manuellement les données dans un tableur, le data-crunching leur prend beaucoup de temps, les copier/coller successifs ne sont pas sûrs et ne permettent pas de vérifier la provenance de l’information insérée dans le tableur. Les contrôles sont nécessaires mais chronophages car ils sont souvent faits manuellement, ligne par ligne parfois. Une erreur de saisie ou un oubli de vérification d’une cellule peut facilement passer à la trappe. La réconciliation des comptes est une étape délicate, et non automatisée, le risque d’erreur zéro n’existe pas.
Du fait de ces nombreuses opérations manuelles, le risque d’erreur est important et celui-ci augmente d’autant plus avec les délais urgents imposés. Les équipes du contrôle de gestion ont une épée de Damoclès au-dessus de leur tête. Au mieux leur réactivité est critiquée, au pire la qualité de leurs rapports est en danger.
Quelle nouveauté du côté des outils ?
De nombreuses solutions de Business Intelligence limitant le data-crunching par les équipes métiers tout en sauvegardant leur autonomie existent. En automatisant les reporting, certains outils de BI agile octroient à leurs utilisateurs beaucoup plus de temps à l’analyse. Et pour les meilleurs d’entre eux, sans complexité technologique.
En bref
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Un volume de DATA qui explose : Excel pourrait-il vous assurer un suivi de qualité des données à l’ère du Big Data
Selon une étude parue récemment dans Les Echos, la masse d’informations mondiale était de 100 millions Go en 2001, de 1,2 milliard en 2012 et sera de 35 milliards en 2020… soit en moins de 8 ans, un volume de données trente fois plus important ! Celles-ci sont issues des outils de gestion classiques des entreprises (Sage ou SAP par exemple), des données historiées ou externes, bien entendu des réseaux sociaux et des informations collectées sur les clients dans tous les nouveaux canaux digitaux et déjà bien sûr des premiers objets connectés.
L’exploitation de sources de données multiples : Excel est partout utilisé mais est-il toujours adapté ?
De nombreuses PME, mais aussi des ETI ou des divisions métiers de groupe stockent dans Excel les informations collectées puis les analysent, réalisant ainsi des reportings simples ou complexes mettant en relief l’information essentielle dont elles ont besoin. Grâce au tableur ou à d’autres outils plus évolués dans des entreprises plus richement dotées, La DATA est triée et mise à la forme souhaitée... Une question importante se pose partout, à laquelle les entreprises réfléchissent mais n’ont pas véritablement mis en place de réponses fiables : Comment s’assurer de l’exactitude des données provenant de tiers, d’outils ERP ou des réseaux sociaux ? Une fois les données regroupées sur un fichier Excel ou dans une base de données, le reporting créé et les résultats escomptés affichés, comment justifier un montant ou simplement une information erronée ? Les entreprises sont de plus en plus confrontées à ce problème : Excel permet à l’utilisateur métier de nettoyer les données mais n’est pas fait pour stocker un important volume d’information ; à l’inverse les outils dédiés à traiter le Big Data sont quant à eux exploités par des techniciens souvent bien loin du métier et du sens de la donnée. Le volume d’information grandissant en même temps que ses sources se multiplient, il devient crucial pour les entreprises de réussir à combiner le travail des hommes et des technologies d’aujourd’hui pour fiabiliser leurs données.
Des nouveaux outils présents sur le marché ?
La révolution fulgurante actuelle change les habitudes de la société et participe à l’explosion exponentielle du volume de données collectées. La masse d’informations créée encourage et favorise la création de nouveaux supports, de nouvelles méthodes et outils, voire de nouveaux métiers avec les recrutements qu’on commence à observer de Data Analyst, Data Scientists ou autres Chief Data Officer. Cette opportunité de création de valeur s’appuie sur une nouvelle génération d’outils dépassant les limites d’Excel et qui permettent à l’Homme de collecter, stocker, traiter, visualiser et utiliser les données d’une entreprise, quelle que soit sa source, avec un suivi de qualité permettant de s’assurer à tout moment de l’exactitude de l’information.
En bref
Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management et propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.
Témoignage client : Olivier WOLF, Directeur Général Adjoint du groupe les HÔTELS DE PARIS
« Comme vous le savez, l’arrivée de nouveaux acteurs tels que Booking.com ou des sites tels que Trip Advisor mettent la pression sur les Hôteliers à la fois sur les prix et sur la qualité de service. Les récents attentats en France et la baisse de la Fréquentation à Paris ajoutent une pression supplémentaire qui impose la maîtrise parfaite de nos coûts. La conduite d’une trentaine d’Hôtels telle que le Groupe que je dirige pour Mr MACHEFERT est devenu un exercice de très grande précision ou la connaissance en temps réel des évolutions d’activité et la réactivité jouent un rôle clé.
La masse salariale, nous avons 400 collaborateurs, et son efficacité est bien sûr un sujet d’attention particulier.
Avec la collaboration d’ESSENTIEL INFO et grâce à la solution Inside XL, nous sommes désormais capables de dessiner facilement les états nécessaires au suivi de nos 23 Hôtels. Ces états sont produits automatiquement chaque mois par la DRH et la DAF à l’aide d’une connexion directe sur notre logiciel de Paye Sage 1000, notre logiciel de comptabilité Sage 1000 et grâce à la récupération des données nécessaires provenant de FIDELIO notre outil d’exploitation hébergé en Allemagne.
Nous injectons aussi des données de prévisions, avec plusieurs révisions budgétaires dans l’année, dans une seule base grâce à Inside Studio.
Cela constitue un gain de temps et de fiabilité très précieux dans un groupe tel que le nôtre où la structure support est resserrée et où la part de l’opérationnel dans le quotidien des directeurs est très forte. Inside XL ne nécessite pas de fortes compétences techniques et j’ai moi-même par exemple la possibilité d'apporter des modifications à ces tableaux de bord ou de faire des analyses particulières sans dépendre de l’informatique ou du Contrôle de gestion.
L’apport de la solution apportée par ESSENTIEL INFO est significatif. De 3 jours à produire un reporting combinant les différentes données pour l’ensemble des Hôtels nous produisons maintenant ce reporting en 1 heure. Nous avions fait le test avec BO et les éditions pilotées proposées par Sage, mais l’extraction des données analytiques, et notamment le calcul des imputations de salaires pour les collaborateurs travaillant sur plusieurs Hôtels nous demandait des retraitements importants. Ce sujet est maintenant géré via une simple table détaillant les imputations du temps des collaborateurs par Hôtels.
La mise en place d’Inside XL me permet de mettre des chiffres sur la perception intuitive que nous avons des pratiques au sein des différents hôtels et la possibilité de croiser des données de budget, comptable, d’exploitation, de réservation et de paye est précieuse pour l’analyse.
Je terminerai en disant que les équipes ESSENTIEL INFO sont extrêmement sympathiques, en plus d’être professionnelles et que je les recommande vivement. »
Olivier WOLF, Directeur Général Adjoint du groupe Les HÔTELS DE PARIS.
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Hébergement Restauration
Activité : Hôtellerie
Zone Géographique : FRANCE et MAROC
UN SECTEUR EN MUTATION ET UNE FRÉQUENTATION TOURISTIQUE EN BERNE
Les HÔTEL DE PARIS, est un groupe d'Hôtels qui a été fondé en 1992 par M. Patrick MACHEFERT et Mme Christiane DERORY. Il est aujourd'hui le 1er groupe d'Hôtels parisiens indépendant et compte 28 Hôtels. L’ensemble des services administratifs sont centralisés (finance, réservation, ressources humaines…) pour permettre aux managers d’hôtels de se consacrer uniquement à leurs clients et leurs équipes. L’exigence quotidienne est donc forte pour une équipe de Direction resserrée qui gère près 400 collaborateurs et près de 30 centres de profit à PARIS, ST-TROPEZ et MARRAKECH.
Le groupe se retrouve à devoir faire face à de nombreux défis :
• Maîtriser la qualité de service que l’arrivée d’un nouveau type de concurrence (AirBnB) ou la généralisation de site d’avis (Trip advisor) imposent d’améliorer encore,
• Gérer des conditions de marché difficiles avec une pression sur les prix qu’un Booking.com renforce en imposant d’afficher le prix le plus bas sur internet, et faire face à l’impact des attentats en France qui entrainent une baisse de la fréquentation touristique à Paris.
Dans ce contexte, une refonte de la comptabilité analytique pour permettre une imputation plus fine des produits et des charges par services (restauration, hébergement,…) met à disposition davantage d’informations dont il faut vérifier la qualité et trouver le temps d’exploiter.
• Maitriser l’internationalisation de l’activité avec la gestion d’un hôtel au MAROC.
LES ENJEUX MÉTIERS ET TECHNIQUES
Ainsi, le groupe se retrouve à devoir maîtriser sa rentabilité au plus près, notamment ses marges sur coût variables alors que l'information est dispersée dans différentes sources d'information et que les moyens informatiques à disposition sont ceux d'un groupe privilégiant "la légèreté".
Jusqu’alors la réalisation des reportings RH se faisait via un générateur d’état à partir du logiciel de paye Sage 100 mais nécessitait des retraitements notamment pour l’imputation des salaires des personnels affectés à plusieurs établissements.
LE DÉFI
C’est dans ce contexte particulièrement changeant et concurrentiel que les Hôtels de Paris se retrouvent à devoir disposer des informations nécessaires pour pouvoir s’adapter et poursuivre le développement de leur activité.
LES BÉNÉFICES CONSTATÉS
Avec ESSENTIEL INFO et la mise en place d’Inside XL (un requêteur multi sources simple), couplée à la très bonne connaissance des sujets métiers par LES HOTELS DE PARIS, ces derniers ont désormais à disposition dans un environnement d’analyse simple (Excel like) l’ensemble de l'information nécessaire aux suivis des collaborateurs et de la productivité.
Grâce à cette solution souple, la Direction des Ressources Humaines peut :
• Dessiner sans compétences expertes les nouveaux états d’analyse nécessaires,
• Produire chaque mois des états automatisés, avec un gain de temps et de fiabilité précieux,
• Mesurer les meilleures pratiques de ses différents hôtels,
• Avoir des indicateurs évolués, croisant plusieurs types de données, pour piloter informé.
SFERIS retient ESSENTIEL INFO
Créé en 2012, SFERIS est devenu en moins de 5 ans un acteur de premier plan de la sécurité, de la maintenance et des travaux sur réseaux ferrés. Spin off de la SNCF, la start-up du service ferroviaire propose une offre large : sécurisation des chantiers, entretien de voie ferrée, caténaires, signalisation ferroviaire, expertise chantier, conseil et formation ferroviaire. Passé d'une poignée de personnes à plus de 800 salariés en moins de 10 ans, il a été impératif pour SFERIS de savoir grandir et simultanément de gérer (savoir exactement sur quels chantiers travaille chaque salarié, sur quelle tranche horaire et à quel coût).
Il a fallu évidemment accompagner cette hyper-croissance.
L'équipe de management de départ était resserée mais expérimentée et a tout de suite fait
le choix d’outils comptables et de paie robustes.
L'activité amène des équipes venant de plusieurs sites
et composées de personnels pluri disciplinaires à intervenir sur un ou parfois
plusieurs chantiers simultanément. Les suivis des temps et des charges
externes et internes (Location de matériel, utilisation de matériel propre...)
ont très vite été complexes en terme de gestion des équipes et de
pilotage de la marge. À côté de la comptabilité et de la paye, le
paysage IT a été en évolutions successives pour accompagner la croissance exponentielle du
suivi des frais et les planifications des temps. Les changements de
prestataires de services et les fichiers de données associés ont apporté encore
plus de difficulté au défi de la croissance bien gérée.
L' expérience personnelle d'un DGA Finance passé par la direction de plusieurs
entités de la SNCF avait forgé sa conviction que pour accompagner efficacement une
transformation accélérée il était nécessaire de construire en avançant. Les outils légers commercialisés par Essentiel info ont permis de faire rapidement les liens nécessaires entre les systèmes de données, en intégrant facilement le savoir faire accumulé par l'équipe de Management. Il a surtout permis une évolution sans heurt au fil de l'eau.
Zoom-in et témoignage : la fonction recalculer avec la SPA
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Associatif
Activité : Première association de protection animale en France
Zone Géographique : France
UN MOT SUR LE CLIENT
Sylvie, Directrice Comptable à la SPA et manager d’une équipe de 7 personnes, coordonne les opérations comptables divisées en plusieurs tâches importantes. Elle est amenée à s’occuper notamment du suivi des opérations bancaires et comptables, de l’application des orientations de la direction, de l’élaboration du bilan, du compte de résultat et de ses annexes, des relations avec les CAC ou encore de veille sur l’activité du service.
ZOOM-IN : LA FONCTION DE RECALCUL
Quand le classeur Excel est en calcul automatique, le moteur d’INSIDE XL est lancé dès qu’une cellule stockant une formule Inside ou une cellule dépendante à une formule INSIDE est modifiée.
Cette méthode permet la réalisation de rafraichissement sélectif des cellules concernées par une modification.
Autre possibilité : la fonction « recalculer » qui permet de rafraîchir l’ensemble des cellules stockant une formule Inside en forçant le calcul par le bouton adapté.
Cette fonction est propre à INSIDE et se décompose en 3 recalcules distincts : sélection, pour remettre à jour une zone sélectionnée au préalable dans la feuille de travail ; feuille, afin de rafraichir la feuille complète ; classeur, pour recalculer l’intégralité du classeur.
SYLVIE TÉMOIGNE DE L’EFFICACITÉ D'INSIDE XL
« INSIDE XL me facilite mon travail et me fait gagner du temps. En termes d’efficacité, je n’hésite plus à traiter certains points qui me prenaient auparavant beaucoup de temps. Dans mon organisation, je programme plus souvent certains suivis.
Le besoin d’utiliser INSIDE s’est manifesté suite à l’utilisation de l’outil par le contrôle de gestion pour le suivi budgétaire. Aujourd’hui, je créé et j’exécute des requêtes pour le suivi de la comptabilité. En termes d’autonomie, INSIDE me permet un gain de temps quotidien considérable !
Quant à la formation sur la solution, elle a été effectuée en 2 temps : l’apprentissage de l’utilisation d’INSIDE au cours d’une première journée, et une réponse à mes besoins spécifiques et demandes précises dans un second temps. Il n’y a eu aucune perte de temps avec cette formation.
La fonction « recalculer classeur » m’est indispensable aujourd’hui pour remettre les données de mes fiches à jour. Je recalcule très souvent mes états pour faire des points comptables comme par exemple point fournisseurs, fiches de tiers, situation sur des comptes comptables, etc… Les mises à jour sont très rapides.
Avec SAGE 1000, je devais faire de nombreuses et longues manipulations pour avoir un suivi sur Excel. Je ne pouvais pas faire de mises à jour de ces fichiers. C’est désormais facile avec INSIDE XL. »
Témoignage client : Jean-Charles COUSINOU, DAF de la FNSEA
Témoignage de Monsieur Jean Charles COUSINOU, Directeur Administratif & Financier de la FNSEA
« Xavier BELIN et Catherine LION, respectivement Président et Directrice Générale de la FNSEA ont fait appel à moi il y a maintenant un peu plus d’un an avec le mandat de transformer la fonction Administrative et Financière en lui donnant une capacité d’augmenter sa réactivité, sa transparence et également, dans le but de déployer la fonction du Contrôle de Gestion et des Ressources Humaines.
J’avais besoin de disposer d’un outil adapté pour réaliser des états d’analyse et de synthèses permettant d’atteindre ces objectifs. C’est dans ce contexte que j’ai fait le choix d’INSIDE XL et d’ESSENTIEL INFO.
Après une courte période de mise en place, nous pouvons désormais croiser facilement des données issues de la comptabilité, de la gestion commerciale et de la paye.
Alors même que nous avions déployé une nouvelle analytique comptable dans la nouvelle version de notre logiciel financier (Sage I7), INSIDE XL nous a permis de réaliser des reporting mensuels automatisés et fiables.
Nous pouvons désormais comparer les périodes de l’année en cours avec les années précédentes. Cette comparaison est également possible sur un mois ou une tranche de mois de l’année.
Les données sont directement et instantanément reprises des différents outils.
Nous pouvons désormais justifier en un clic de tous les chiffres présentés et pouvons maintenant répondre avec une très grande réactivité aux demandes de nos adhérents et à la Directions Générale.
Le processus budgétaire est également en voie d’automatisation complète et permettra de réaliser plus facilement des simulations.
Avec INSIDE XL et grâce à une collaboration intelligente entre ESSENTIEL INFO et notre intégrateur Sage, la FNSEA est désormais capable d’obtenir ses suivis et informations pour les différentes demandes provenant de différents interlocuteurs et cela en quelques minutes au lieu de plusieurs jours auparavant.
Je suis très heureux de la collaboration avec les équipes d’ESSENTIEL INFO et je les recommande vivement ».
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Associatif
Activité : Syndicat Professionnel Agricole
Zone Géographique : France
UN CONTEXTE DE SECTEUR EN CRISE
La FNSEA (Fédération Nationale des Syndicats d'Exploitants Agricoles), bien connu du grand public, est le syndicat professionnel majoritaire dans la profession agricole française.
Ce que peu savent en revanche, c’est que le Syndicat Agricole est une organisation importante qui compte 94 fédérations départementales, 22 fédérations régionales et 36 associations spécialisées et rassemble plus de 320 000 adhérents.
Les sujets de gouvernance et de Direction Financière du Syndicat Agricole s’apparentent ainsi à ceux rencontrés dans un groupe privé de taille intermédiaire.
La profession agricole a été marquée en 2015 par la crise des éleveurs. Une conséquence très concrète de cette crise pour la FNSEA est que l’attente de ses adhérents sur la transparence de sa gestion et sur l’usage des cotisations redistribuées est aujourd’hui particulièrement forte.
Une transformation de la fonction Finance à réaliser
C’est dans ce contexte qu’un nouveau Directeur Financier expérimenté, venant du secteur privé, Monsieur Jean-Charles COUSINOU est arrivé en 2015 avec la mission de réorganiser la Direction Financière pour permettre plus de transparence et de réactivité.
Cette réorganisation du département finance a été marquée par de nombreux changements, concernant notamment :
- Le rythme de production des comptes avec des arrêtés désormais trimestriels,
- La mise en place d’une nouvelle version de l’outil comptable (SAGE I7),
- La refonte de la comptabilité analytique devant permettre une communication plus fine sur certains postes.
Jusqu’alors la réalisation des reporting nécessitait de nombreux retraitements manuels à partir des données de la comptabilité, de la gestion commerciale et de la paye. Une volonté d’automatisation découlait naturellement de la volonté de changements évoquée précédemment.
LES ENJEUX MÉTIERS ET TECHNIQUES
La nécessité de pouvoir communiquer une information financière de manière plus régulière et avec une très grande réactivité est donc un enjeu très fort pour le Président du grand syndicat agricole. Cependant, la capacité de communiquer sur les cotisations perçues auprès des adhérents relevait d’un petit défi technique du fait de la nécessité de croiser différentes sources de donnés, du changement d’outils comptables et de paye, de la refonte du référentiel comptable et de l’existence de plan d’actions pluriannuels.
LES BÉNÉFICES CONSTATÉS
Grâce à l’intervention d’ESSENTIEL INFO et la mise en place notamment des logiciels INSIDE STUDIO et XL, il est désormais possible pour la direction financière de la FNSEA de communiquer sur sa gestion avec une très grande réactivité et une complète transparence.
Il est aujourd’hui possible d’obtenir des tableaux de bords pour les différentes fédérations en quelques minutes au lieu de plusieurs jours il y a un an. Le processus budgétaire est en voie d’automatisation et permettra très prochainement de réaliser des simulations sur plusieurs années.
Présentation d'Inside : Comptabilité
Nous présentons dans cette vidéo l’outil de reporting Inside, qui vous permet, depuis n’importe quelle source de données, de fiabiliser et automatiser la production de vos tableaux de bord dans Excel, dans le domaine de la Comptabilité.
Zoom-in et témoignage : la fonction d'Assistant Liste avec SFERIS
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Travaux Publics
Activité : Maintenance et Travaux ferroviaires
Zone Géographique : France
UN MOT SUR LE CLIENT
Clément est contrôleur de gestion chez SFERIS. Il a la responsabilité du suivi budgétaire des structures sièges (département commercial, RH, QSE, services généraux, formation, communication, DSI, et juridique), de l’analyse mensuelle effectuée grâce à Inside XL pour ensuite présenter les différents reportings de ces structures aux responsables budgétaires.
ZOOM-IN : L'ASSISTANT LISTE
L’assistant liste permet à l’utilisateur d’afficher, avec une seule requête, une quantité d’informations déterminée par un nombre de champs souhaité avec des agrégats, des sous totaux et des fonctions de calcul. Toutes les options de restitution sont personnalisables : tableau classique, tableau office (piloté en partie par Excel) ou Tableau Croisé Dynamique. La possibilité de détailler finement les montants remontés est simple et il est également intéressant de souligner la capacité de l’assistant liste à afficher les résultats aux formats conditionnels déterminés au préalable.
Ce type de restitution peut être intéressant pour des suivis de recouvrement, des analyses clients et ventes, des suivis de factures, analyse du prix de matières, etc…
CLÉMENT TÉMOIGNE DE L’EFFICACITÉ D'INSIDE XL
« J’utilise énormément Inside XL. Je l’utilise pour intégrer des données (les budgets mensualisés par exemple), mais aussi pour extraire des données. J’ai besoin d’Inside XL pour monter mes tableaux de reportings qui comparent les données comptables avec les données budgétaires. Inside me permet d’extraire des données sur toutes les périodes que je souhaite.
L’assistant liste me permet d’aller dans le détail comptable, c’est-à-dire que cette fonction me permet si besoin d’avoir une vue sur toutes les opérations comptables. En contrôle de gestion, nous fonctionnons par nature de dépenses. Chaque rubrique correspond à un type de charge, donc chaque rubrique est constituée de plusieurs comptes comptables. L’assistant liste me permet d’aller voir en détails et dès que souhaité ce qui a été saisi comptablement dans chaque compte d’une même rubrique. Le point fort de l’assistant liste est que cela me permet d’extraire des données en fonction de plusieurs critères (dans la limite de mon paramétrage). Je peux donc faire des analyses sur des points très précis, sans nécessairement les avoir décidés à l’avance.
Cette fonctionnalité me permet de trier les informations que je souhaite et donc de me focaliser rapidement sur l’essentiel. »
BI, révolution numérique et autres changements: les outils agiles sont-ils vraiment utiles ?
Par Stéphane ROBERT, Directeur Associé d’ESSENTIEL INFO. Cet article cite des témoignages recueillis lors du dernier séminaire clients organisé par le Cabinet de conseil et d’intégration de Systèmes d’Information Décisionnels.
Intégrateur d’outils informatiques destinés à faciliter la compilation d’information et la prise de décision depuis 10 ans, nous avons constaté que l’usage d’Excel pour manipuler des données et produire de l’information reste très présent. C’est tout aussi bien le cas dans des PME dont la croissance rend cet usage inadapté (volumétrie, temps de traitement, sécurité,…) que dans des groupes où l’usage du tableur prospère alors que les Directions des Systèmes d’Information ont travaillé pour organiser et structurer l’accès à la donnée via des projets souvent couteux. Pour quelles raisons ? A notre avis, l’autonomie des utilisateurs dans Excel et la maîtrise d’un environnement simple pour compiler, manipuler et présenter des données, qui est aujourd’hui encore inégalée malgré ses limites. Cet article est un plaidoyer pour inciter les DSI à organiser, un accès sécurisé à l’information et une Business Intelligence agile, en Self-Service, dans un environnement déjà connu par les utilisateurs métiers, à travers quelques histoires…
L’usage d’Inside XL : un formidable apport dans la définition d’une vision claire et partagée du métier de l’entreprise.
Etablir des consensus sur la situation de départ, le but à atteindre et les changements à conduire, et simuler les effets réels de ces changements dans des environnements de tests.
Comme l’évoque un client, Responsable BI dans une grande Fondation, organiser la possibilité d’un droit à l’erreur via des environnements de tests est une bonne manière d’avancer rapidement : cela permet d’établir un consensus sur la situation de départ et les process à mettre en oeuvre. « Nous mettons les données à disposition des utilisateurs métiers dans un environnement de BI agile Inside XL. Ils échangent, évaluent et suggèrent ensuite des améliorations. Nous consolidons ensuite dans l’outil de Corporate BI* où nous libérons les données » : Rapidité et efficacité augmentées par la collaboration sur des cas concrets.
Fonder la collaboration sur le concret, la transparence et le (bon) sens pour responsabiliser, améliorer la qualité des données et des décisions.
Ces outils à la main des utilisateurs permettent ainsi de les associer à la définition des changements. Cela a pour avantage d’améliorer la qualité des process aussi bien que de remettre la réalité au centre des échanges. Cela semble d’autant plus nécessaire que la taille de l’organisation éloigne certains acteurs clés des opérations. Pour une autre cliente en charge de l’Operational Performance Strategy dans une entreprise multinationale « Organiser le pilotage des activités autour d’outils simples est une vraie force pour les grandes organisations car cela permet de responsabiliser les acteurs à différents niveaux de l’organisation. Donner la possibilité à ces acteurs d’analyser de l’information validée et partagée, c’est avant tout leur permettre d’identifier les défaillances dans les process opérationnels et traiter les dérives à la source. »
*Corporate BI : système d’information décisionnel d’entreprise, généralement composé d’outils d’Extraction, de transformation et de chargement de données, d’entrepôt de données et d’outil(s) de restitution administré(s) par la Direction des Systèmes d’Information (DSI). Ces outils évoluent suivant un processus organisé de spécification par les utilisateurs, réalisation par la DSI, tests et validation et mise en production. Ce processus peut-être long mais garantit la maîtrise, la cohérence et la qualité des données mises à disposition des utilisateurs.
Inside XL pour développer une culture de la donnée
Augmenter la conscience du lien entre appropriation des process et qualité de l’information restituée.
Il nous semble y avoir un vrai bénéfice à intégrer dans la pratique de la DSI, les liens entre l’appropriation du sens des process par les collaborateurs et la mise en place d’un outil permettant tests et implication des métiers d’une part, la qualité de la donnée et la rapidité des décisions et des adaptations d’autre part. Cela nous semble résumé en 1 phrase par le DSI d’une grande entreprise de location moyenne durée : « Nous prenons chaque jour un peu plus conscience que le pilotage de notre projet de changement d’ERP doit se faire « par le sens ».
Partager une vision claire du métier, du sens des process et du référentiel de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exprime un Directeur Financier d’une entreprise ayant connu de grands changements ces 18 derniers mois, « C’est la compréhension partagée du métier de l’entreprise et la finesse du référentiel, qui permet de passer facilement des indicateurs chiffre d’affaires et parts de marché attendus par le Fondateur hier, aux indicateurs sur la rentabilité demandés par l’actionnaire principal aujourd’hui. C’est aussi un référentiel de qualité et des outils simples qui permettent aux opérationnels d’avoir la vue sur l’utilisation des ressources qui les intéressent au jour le jour pour que l’entreprise soit « analytique » jusqu’au plus près des opérations ».
Associer les utilisateurs métiers sur l’ensemble du cycle de l’information, de la saisie à la restitution de la donnée.
Un autre client Responsable du Contrôle de gestion et du projet Compliance dans un laboratoire pharmaceutique, atteste de l’intérêt d’associer les utilisateurs métiers sur l’ensemble du cycle de l’information, de la saisie à la restitution de la donnée. « Nous avons donné la vue à tous les Attachés Scientifiques sur le nombre de reporting de Compliance incomplets de chacun. Cela a permis d’améliorer la qualité de la saisie par les Attachés Scientifiques les moins rigoureux et par un effet de boucle vertueux d’obtenir aujourd’hui une excellente qualité de nos indicateurs ».
Une Business Intelligence agile et Collaborative au service du changement
Développer des capacités de simulation pour se préparer aux changements et décider vite.
« Nous changeons d’actionnaire majoritaire tous les 5 ans. Aujourd’hui je considère cela non pas comme une difficulté mais comme un changement stimulant.» Cette attitude positive face au changement, exprimée par une autre Directrice Financière est le résultat d’une confiance confortée par de précédentes adaptations réussies. Adapter un reporting à un nouvel actionnaire, réévaluer la qualité de la politique commerciale, démontrer la maîtrise de son Besoin de Fonds de Roulement étant ainsi considérés comme autant d’opportunités d’améliorer l’excellence opérationnelle. Le pilotage par la valeur actuelle et future nécessite une connaissance et une standardisation des process tout autant qu’une certaine capacité de simulation. Ces capacités de simulation préparent aux changements et permettent de décider vite lorsque ceux-ci se présentent. Ainsi pour, l’ex DG d’une entreprise des Médias, c’est la maîtrise parfaite de ses coûts de revient et de ses marges qui « permet dans un contexte de retournement de marché de décider très rapidement de l’achat d’un nouvel équipement ou de l’intérêt d’un nouveau marché ».
En résumé, voici 8 bonnes raisons d’intégrer Inside XL dans votre Système d’information décisionnel :
1) Il facilitera l’établissement d’un consensus sur la situation de départ, le but à atteindre et les changements à conduire,
2) Il permettra de simuler les effets réels de ces changements dans des environnements de tests,
3) Il contribuera au partage d’une vision claire du métier, du sens des process et du référentiel les décrivant,
4) Il fondera la collaboration sur le concret, la transparence et le bon sens,
5) Il responsabilisera chacun dans l’amélioration de la qualité des données et des décisions,
6) Il contribuera à développer une culture de la donnée, et incitera chacun à progresser dans les savoir-faire pour collecter, traiter et protéger une volumétrie importante de données,
7) Il démontrera l’importance des capacités de simulation pour mesurer la valeur actuelle, simuler la valeur future et se préparer aux changements,
8) Il confortera la confiance et amènera chacun à considérer le changement comme une opportunité de progrès.
Associer la mise à disposition d’Inside XL aux outils de Corporate BI ?
Dans de nombreuses organisations on oppose encore Business Intelligence d’entreprise, où la DSI aurait l’initiative de donner aux utilisateurs l’information nécessaire pour décider et self-service BI où les utilisateurs métiers accèdent aux données dont ils ont besoin pour prendre des décisions sans devoir faire appel à l’IT à chaque question. De notre point de vue les 2 approches sont très complémentaires et la question à résoudre pour la DSI est plutôt : de quelle manière organiser la mise à disposition des 2 types d’outils pour donner la réactivité et la capacité d’adaptation dont les organisations ont besoin dans une ère de changements accélérés ?
Gérez vos Cours de change efficacement avec INSIDE
Découvrez comment simplifier et sécuriser vos reportings avec la gestion des cours de change grâce à INSIDE !
Acteurs de l'immobilier : Donnez une nouvelle dimension à votre reporting
Cette vidéo de présentation illustre notre offre sur le marché de l’immobilier.
Notre démarche s’articule en trois volets :
- L’agilité et la simplicité d’usage
- La capacité d’Inside à se connecter à toutes vos sources de données
- La fiabilité et la sécurité de vos informations restituées
Produisez rapidement vos suivis de marge locative, plans pluriannuels de travaux, analyses budgétaires, plans de provision, ou tout autre tableau de bord dans Excel, sur mesure.
Exploitez librement et facilement vos données SAGE 100
La vidéo suivante vous présente l’usage d’Inside dans un environnement Sage 100 (ou i7).
Déclaration de TVA, rapprochement comptabilité/gestion commerciale, balance âgée à date, suivi de la facturation… les usages sont multiples.
En dehors des quelques états présentés, vous pourrez réaliser et automatiser en quelques clics tous les états dont vous avez besoin.
Présentation D'Inside - Gestion Commerciale
Regardez en quelques minutes comment fiabiliser et automatiser la production de vos tableaux de bord sous Excel avec des données commerciales.
Avec le logiciel Inside, vous pourrez produire tous vos tableaux de bord à partir des données provenant de votre outil de gestion commercial, quel qu'il soit.
Présentation d'Inside - Finance
Nous présentons dans cette vidéo l’outil de reporting Inside, qui vous permet, depuis n’importe quelle source de données, de fiabiliser et automatiser la production de vos tableaux de bord dans Excel, dans le domaine financier.