Créé au début des années 80, le tableur de Microsoft Office est encore aujourd’hui un outil incontournable des entreprises. Il est en particulier plébiscité par les Directeurs Financiers et les contrôleurs de Gestion dans les PME/PMI, les ETI jusqu’au plus grands groupes français et internationaux.

 

Comment expliquer le succès d’Excel ?

Excel permet la création de tableau simple ou complexe à l’aide de formules telles que recherchev, si, somme.si, index et bien d’autres, d’illustrations graphiques (graphiques, sparkline) et de mise en forme conditionnelle (surbrillance, barre de données, jeux d’icônes, etc.).
Dans ses versions les plus récentes, le menu déroulant adopté dans les versions antérieures est jeté aux oubliettes laissant place à un menu clair et ordonné grâce aux regroupements des fonctions par onglet (accueil, insertion, affichage, etc.), un menu qui affiche ainsi d’emblée les fonctions principales les plus utilisées (la police, le style, la mise en page, illustration, etc.) au moment de la création. Ses fonctions simples connues du plus grand nombre font d’Excel l’outil naturel pour faire parler soi-même ses données. Excel s’est également doté de fonctionnalités aussi utiles que diverses au travers de ses tableaux croisés dynamiques, ses macros ou sa capacité de connexion à des sources de données externes. Bien entendu, ces dernières fonctions nécessitent une certaine connaissance en informatique, formant ainsi des experts d’Excel auxquels les utilisateurs standards peuvent recourir en cas de besoin…

 

Excel serait-elle « l’application » parfaite pour manipuler des données ?

A l’ère du Big Data, Excel est encore l’outil d’analyse de données le plus utilisé par de nombreuses équipes métier. Grâce à lui sont collectées, retraitées puis stockées les données dont l’entreprise a besoin pour réaliser un reporting d’activité ou une analyse détaillée.
Prenons un exemple. Un contrôleur de gestion va extraire les données de son logiciel métier, il convertit ses nouvelles informations sous Excel. Il va ensuite trier ces données pour n’utiliser que ce dont il a spécifiquement besoin. Le risque d’erreur est important, pour cela l’utilisateur va procéder à de multiples vérifications pour fiabiliser ses chiffres.
Le résultat est simple : beaucoup de temps est accordé aux manipulations, retraitements des fichiers et autres contrôles fastidieux, laissant ainsi peu de temps à l’analyse.
Certaines entreprises ont fait le choix de développer leurs propres applications, d’autres de proposer des solutions sur la base de logiciels du marché pour permettre à leurs équipes métier de se concentrer davantage sur l’analyse. Alors que cette solution devrait être bénéfique à l’entreprise, elle n’a que rarement les résultats escomptés. A l’heure de la transformation numérique, les équipes de la DSI sont surchargées et les équipes demandeuses se retrouvent souvent face à un délai de production plus long que prévu, avec des contraintes et des objectifs parfois pas toujours convergents, des incompréhensions semblent souvent inévitables…

 

Et les éditeurs de logiciels décisionnels dans tout cela ?

De très nombreuses applications apparaissent pour répondre aux besoins des entreprises en matière d’analyse de données ou de reporting automatisés. Parmi celles-ci, il existe des solutions s’intégrant totalement à Excel qui permettent aux entreprises de capitaliser sur leur existant, laissant une large autonomie au métier, en s’appuyant sur un outil plus sûr et sécurisé, et tout ceci sans complexité technologique.

 

 

En bref

Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management et propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.

Dans ces marchés en pleines mutations que connaissent vos entreprises, il ne suffit plus de savoir produire, de vendre, d’exceller dans les process. Vous créez de la valeur pour et avec vos clients ! Encourager l’innovation, favoriser la co-création, partager l’information. Le travail collaboratif est un enjeu majeur pour nombre des entreprises.

 

Le partage de l’information avec Excel est-il encore possible ?

Quels que soit les outils sophistiqués mis en place par les DSI pour faciliter la collaboration, sur de nombreux sujets financiers, Excel n’a pas été délogé de sa place d’outil « à tout faire » le plus utilisé. La limite de ce couteau suisse du Directeur Financier c’est que l’information est statique pour les utilisateurs d’Excel. Chaque service travaille sur ses propres prérogatives, réalise ses reportings sous Excel et les sauvegarde sur le serveur de l’entreprise. Pour permettre une diffusion de cette information, les reportings sont envoyés par mail aux différentes équipes ou mis à disposition sur le serveur commun, sur Google Drive ou le Cloud de l’entreprise. Les équipes peuvent ainsi avoir accès aux documents et les consulter à volonté.

 

Souvent, ces tableaux de bord sont complexes car ils comportent beaucoup d’informations issues de diverses sources (outils de gestion, saisies des utilisateurs, budget, etc.), des formules imbriquées… La construction du tableau ne faisant pas toujours sens pour ses lecteurs, le reporting n’est donc maniable que par l’auteur. Parfois, lorsque le tableau est consulté par un autre lecteur, il lui est impossible de le mettre à jour ou de le recalculer, sans peine d’obtenir un message d’erreur ou pire de « détruire » l’architecture du reporting…

 

Les atouts du reporting collaboratif

Pour répondre à ce manque d’accès à l’information, les outils du reporting collaboratif se sont largement développés, mettant à disposition des entreprises des moyens efficaces pour permettre une diffusion de l’information en temps réel et des données à tout moment justifiables. L’objectif de ces outils est de créer une dynamique collective pour gagner en productivité et qualité de travail. L’accès à l’information est sécurisée par un identifiant et un mot de passe, les utilisateurs peuvent à tout moment consulter un fichier auquel sont attachés des droits de lecture et d’écriture et peuvent ainsi recalculer le classeur avec les données du jour et tout ceci sans obligatoirement disposer d’Excel. Ces bibliothèques interactives s’implantent dans une économie du partage et du savoir et forment ainsi un avantage concurrentiel simple pour les entreprises d’aujourd’hui.

 

 

Rédigé par Stéphanie Cambianica

 

En bref 

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C’est le terme de saison avec ses compères Digital et Numérique : Le terme Data est dans toutes les bouches. Les moyens de collecte d’informations se multiplient. Nouveaux canaux de communication, web et réseaux sociaux ou autres informations collectées sur les clients, sources de données externes et déjà les IOT (vous savez, votre Frigo qui communique seul avec le Drive de votre distributeur préféré !).

 

L’Homme est-il la clef de la réussite ?

2 faits acquis pour commencer : les systèmes d’information sont au cœur de la stratégie de presque toutes les entreprises ; l’efficacité de ces systèmes et la qualité de l’information qu’ils traitent ont rendu incontournable la donnée pour les entreprises. Quel que soit le métier, tous les acteurs sont concernés, à la finance comme au marketing, au commercial autant qu’à la production, au supply chain comme aux ressources humaines.

Cependant, un constat est largement posé : seules, les données ne valent rien. Elles ont besoin d’être maîtrisées, analysées et exploitées par les collaborateurs de l’entreprise pour produire de la valeur ajoutée. Où on redécouvre qu’à l’heure naissante de l’Intelligence Artificielle et du Deep Learning, il est important d’investir sur l’Homme. C’est lui la clé de la réussite ! Il est nécessaire d’y sensibiliser les collaborateurs et de nombreuses organisations investissent pour leur donner tous les moyens de maîtriser les données.

 

Le simple Excel garant de la fiabilité des données ?

Comme chacun le sait, Excel est un tableur. Il permet la création de tableaux divers en 2 dimensions, liant formules et illustrations graphiques pour dynamiser le contenu. Au fils du temps, un milliard d’utilisateurs d’Office dans le monde ont exploité toutes les possibilités Excel pour collecter, stocker et traiter l’information. Par conséquent, l’usage qui en est fait dans la plupart des entreprises dépasse les visées initiales du petit logiciel. C’est pourtant lui qui est encore utilisé dans beaucoup d’endroits par les utilisateurs métiers pour vérifier la redondance d’une information, retraiter des données comptables ou clients.

 

Comment éviter le data crunching ? Ou encore réconcilier des données de différentes sources sans risque d’erreur ?  Pour automatiser certaines manipulations et fiabiliser les données, nombreux sont les services qui recourent, au grand Dam de leur IT, à des compétences expertes en Excel, générant ainsi une dépendance des utilisateurs à un expert au sein d’un service. Une situation qui peut devenir gênante pour les entreprises.

 

Comment la BI agile répond aux limites d’Excel ?

Depuis quelques années, des outils de Business Intelligence agiles se sont développés, y compris chez Microsoft lui-même pour répondre aux limites d’Excel apportant de la liberté et de la souplesse aux entreprises. Sans complexité technique, il est aujourd’hui possible d’automatiser ses rapports et d’exploiter ses données en s’assurant de leur fiabilité tout au long de la construction des états, sans dépendance à l’IT ni à un expert Excel.

 

 

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