le reporting comptable et financier

Le reporting financier collaboratif et partagé

Amorce efficace d’une transformation par les données.

En terme d’outils de reporting comptable et financier d’entreprise notre expérience recense 2 types de situations :

Pour le reporting financier : Dans les PME, Excel est la solution la plus largement utilisée pour manipuler des données comptables et produire des états financiers. La croissance de l’activité rend souvent cet usage inadapté (volumétrie, temps de traitement, dépendance à des compétences clés, sécurité…)

Dans les organisations de plus grandes tailles, tels que les groupes de sociétés : les Directions des Systèmes d’Information ont travaillé pour organiser et structurer l’accès à la donnée et produire des reporting  normés via des progiciels dédiés. Ces logiciels de reporting financier, dont un nouveau représentant apparaît régulièrement, sont bien connus des Daf.

Malgré cela - y compris dans les groupes équipés d’outils dédiés - l’usage du tableur microsoft continue de prospérer lorsqu’il est question de reporting financier.

Pour quelles raisons ?

A notre avis, l’autonomie que cet outil donne aux utilisateurs et la maîtrise pour ces derniers d’un environnement simple pour compiler, manipuler et présenter des données est aujourd’hui encore inégalée malgré ses limites. Cette capacité d’adaptation permet à chaque collaborateur d’apporter une brique singulière au processus de construction des différents états financiers.

Quels sont les enjeux en terme de transformation Digitale ? 

Le reporting financier et transformation digitale

Le reporting financier, par le partage de mesure d’activités et d’objectifs sur les ressources et les charges offre un excellent prétexte pour associer les utilisateurs à la définition des changements. Son avatar : le processus d’élaboration budgétaire le 1er maillon le plus efficace d’une politique de transformation digitale conduite par la donnée financière.

En résumé, fonder la collaboration sur du concret, de la transparence et du sens pour responsabiliser, et améliorer la qualité des données et des décisions est très efficace. Cela semble d’autant plus nécessaire que la taille de l’organisation éloigne certains acteurs clés des opérations. Pour une de nos clients en charge de l’Operational Performance Strategy dans une entreprise multinationale « Organiser le pilotage financier autour d’outils simples est une vraie force pour les grandes organisations car cela permet de responsabiliser les acteurs à différents niveaux de l’organisation. Donner la possibilité à ces acteurs d’analyser de l’information validée et partagée, c’est aussi  leur permettre d’identifier les défaillances dans les process opérationnels et traiter les dérives à la source. »

Cela est résumé en une phrase par le DSI d’un de nos clients loueur de véhicules longue durée : « Nous prenons chaque jour un peu plus conscience que le pilotage de notre projet de changement d’ERP doit se faire par le sens . La diffusion élargie du reporting Financier y a largement contribué. »

Notre pratique nous a montré que pour faciliter l’accompagnement aux changements, il existe deux éléments clés :

  • Établir des consensus
    • sur la situation de départ, 
    • le but à atteindre, 
    • et les changements à conduire, 
  • Simuler les effets réels de ces changements.

Un reporting financier largement partagé peut ainsi présenter un autre avantage : il est facilitateur de la transformation car il augmente la conscience du lien entre appropriation des process et qualité de l’information restituée. Quel DG ou Directeur commercial ne s’est pas posé la question un jour de la véracité d’un chiffre et a cherché à le justifier en allant chercher le détail ? Il en va de même pour les différents acteurs intéressés par le partage de cette donnée.

Un reporting financier partagé va étendre ce réflexe et cette conscience du lien entre qualité d’un résultat présenté et qualité de la donnée unitaire. Il permet d’évoluer d’une simple édition d’états vers un reporting analytique plus efficace.

C’est un vrai bénéfice aussi dans la pratique de la DSI. La conscience des liens entre données et indicateurs restitués, stimule l’appropriation du sens des process par les collaborateurs.

Ainsi, comme l’exprime un autre Directeur Financier d’une entreprise ayant connus de grands changements dans ses activités : « C’est la compréhension partagée du métier de l’entreprise et la finesse du référentiel, qui permet de passer facilement des indicateurs chiffre d’affaires et parts de marché attendus par le Fondateur hier, aux indicateurs sur la rentabilité demandés par l’actionnaire principal aujourd’hui. C’est aussi un référentiel de qualité et des outils simples qui permettent aux opérationnels d’avoir la vue sur l’utilisation des ressources qui les intéressent au jour le jour pour que l’entreprise soit "analytique" jusqu’au plus près des opérations ».

Pour conclure, le large partage du reporting financier  permet :

  • D’augmenter la conscience du lien entre qualité des données saisies et indicateurs restitués,
  • Stimule l’appropriation du sens des process par les utilisateurs, et donc leur permet au besoin de les adapter,
  • Favorise les occasions d’échanges sur la base de faits connus et concrets, 

Il peut-être en cela une amorce efficace d’une politique de transformation plus large conduite par les données.

Visitez notre page dédiée aux métiers de la finance et de la comptabilité

Pour compléter votre lecture : la définition du reporting financier et analytique


big data essentiel info

Comment faire du Big Data ? La voie la plus simple pour réussir

Dans votre entreprise aussi, le sujet est fiévreusement sur toutes les lèvres ? Comment faire du Big Data ? Comme si la réussite et la transformation de vos activités pour survivre à la "transition fulgurante" ne dépendaient que de ça. On comprend le sentiment de vertige prenant ceux qui ne disposent même pas encore de l'information nécessaire pour piloter facilement leur budget ou anticiper l'évolution de leurs activités. Mais "puisqu'il faut y aller, il faut y aller" !

N'est-ce pas ce qu'ont fait les géants qui réussissent ? Jeff Bezos n'a-t-il pas propulsé Amazon au firmament de la distribution en surfant sur la technologie et les données ?

" Trop cher et compliqué pour nous!", disent peut-être certains esprits chagrins autour de vous. Confiance ! Vous avez tout pour réussir. Suivez le guide.

La recette est très simple : frugalité des moyens techniques pour inciter vos équipes à mettre le sens au coeur de la démarche. En matière de data, une 2ème clé : aller à l'essentiel et ignorer le superflu. Seiri, comme disent les japonais ; supprimez l'inutile !

Un repère tout simple pour vérifier que les proportions sont bonnes : pas plus de 35 EUR de dépenses de technologie pour 65 EUR de dépenses en hommes et en méthodologie ! Conseil d'Intégrateur ;)

Le Big Data, c'est quoi ?

Qu'est-ce donc que cette Big Data ? L'expression courante recouvre 2 réalités. Une formidable opportunité, via la digitalisation des points de contact et la généralisation d'usage de capteurs dans les fameux IOT (objets connectés), de connaître le détail de la vie de vos produits et des préférences de vos clients. Autrement dit, une opportunité unique de développer vos ventes, fidéliser, améliorer la qualité, vous transformer. Mais Big Data désigne aussi, et avant tout, la masse des données générées. Il est fondamental de ne pas confondre les 2. Une opportunité d'un côté, un problème d'infobésité à gérer de l'autre.

Une série de questions éthiques et techniques, et un peu de temps pour les traiter

Ce serait donc une question de systèmes d'information à régler ? Pas de problème, car vous avez sous la main un DSI compétent. Mais où est-il et que fait-il en ce moment ? Il est héroïque, car il est sur tous les fronts ! Transformation digitale des front-office, intégrations de vos systèmes avec les Tiers, dématérialisation continue des flux, en garantissant toujours la continuité de l'activité... Heureusement dans plus en plus d'endroit un renfort récent, avec l'arrivée d'un Chief Data Officer pour gérer la masse exponentielle de données.

Rien que sur ce sujet, pas plus big que les autres, une bonne liste de questions à régler : quels outils de collecte pour ces nouvelles données ? Où les stocker ? Avec quel mode de stockage distribué ? C'est tout juste si vos geeks maison s'y retrouvent avec des technologies nouvelles qui s'enchaînent. Cela serait presque tentant d'occulter une partie des questions juridiques et éthiques. Quelles données peut-on et doit-on conserver ? Doit-on se laisser tenter par d'alléchantes offres dans le Cloud, mais permettre un jour à des tiers U.S. d'y accéder, via le Patriot Act par exemple ? Car après tout il est possible de se dire, "qui sommes-nous et qui pouvons-nous intéresser ?" Faut-il vraiment monter et gérer un environnement hybride ou On premise plus protecteur pour vos consommateurs et votre innovation ? Référentiel ? Qualité ? RGPD ? Protection des données ? N'en jetez plus, le sujet Data semble de loin terriblement compliqué.

Vers où tourner le regard alors ? Car tout le monde en parle ! Vos traditionnels conseils en stratégie, font maintenant de la transformation digitale. Ils ont fraichement embauché des Data Scientists pour rester dans la course. Les intégrateurs spécialistes de la BI (Business Intelligence) en contact avec votre DSI font maintenant de la stratégie !? Heureusement qu'il reste les éditeurs de logiciels cités par le Gartner... mais ne vous ont-ils pas déjà déçus avec cette dernière nouvelle technologie qui devait tout révolutionner ?

"Confiance", vous dis-je, vous avez déjà tout pour réussir !

Mais revenons à Jeff Bezos, le patron d'Amazon le champion de l'adaptation. Que dit-il lui ? En substance, "On me pose toujours la question de ce que sera devenu le business dans 20 ans, mais personne ne me demande ce qui n'aura pas changé. C'est dommage, car cette question est tout aussi intéressante, et c'est sur la réponse qu'on construit les Business de demain..." Il complète "pour Amazon c'est le délai et le prix", un résumé de l'expérience client pour le distributeur qu'il est.

Le bon sens et les hommes en renfort de la DG

Car Jeff Bezos nous parle de la vocation d'Amazon. Le fameux Why de Simon Sinek, dont vous parle votre directrice marketing à chaque fois que vous la croisez. Qu'est-ce qui ne va pas changer dans votre métier ? Quels sont les indicateurs mesurant ces invariants ? C'est une première bonne question.

Il y en a d'autres. Que souhaite-t-on apprendre ? Quelle question veut-on éclairer par ces données ? Il est ensuite possible de rassembler toutes les informations utiles pour mener à bien l'enquête. Prévoir les inconvénients possibles, et les répercussions secondaires est judicieux, vous le savez. À quoi bon, par exemple, collecter une information, dont la volumétrie va être un obstacle à l'analyse ? C'est la question que pose l'un des chefs de projet de la plus grande base de données européenne jamais réalisée.

"En fait, la question est : comment ne pas faire du Big-Data ?". Comment ne pas rendre sourde la tête de l'organisation par un bruit de données en réussissant à filtrer aux différents niveaux de l'entreprise les informations inutiles et en laissant passer celles qui sont pertinentes ?" C'est plus une question d'hommes et d'analyse des besoins réels que de systèmes. La loi de l'obésité de ces big data est la suivante : elles seront d'autant plus big que l'indétermination de l'objectif sera grande.

Pour maîtriser la data et réussir à entrer de plain-pied dans cette nouvelle ère digitale, il faut donc mettre l'essentiel au coeur de la démarche. L'entreprise dans l'axe de sa vocation. L'homme et son bon sens au coeur des changements. N'est-ce pas ce que font les Hénokiens, ces entreprises familiales pluri-centenaires, qui ont réussi à passer les modes et les années en misant sur les hommes ?

Illustrons l'importance des hommes avec 2 sujets clés pour les données. La question des référentiels en premier : pour trier des choux, de carottes, des fraises et des poires, il est intéressant de distinguer les fruits des légumes, puis éventuellement de faire appel à la notion de "Vegetable" pour pouvoir toutes les sommer.

Qui va créer une classification sensée ? L'intelligence Artificielle ? Surement pas la première fois. Cette grille de lecture est pourtant décisive pour l'analyse efficace de votre activité. Elle conditionne aussi la maîtrise de la communication aux régulateurs, à votre maison-mère, à vos filiales ou encore permet de s'étalonner avec les meilleurs du secteur. Là aussi c'est d'abord une question liée à l'intelligence du métier.

Autre exemple : la qualité des données. Toutes les personnes qui se sont penchées sur le sujet savent qu'une des clés est d'associer les collaborateurs en faisant en sorte que la collecte fasse sens pour eux.

La recette n'est pas si compliquée. Évitez l'inutile et laissez de la place aux Hommes

D'abord le sens, c'est toute la recette du Lean Data Management : frugalité des moyens techniques pour inciter l'homme à aller à l'essentiel et à ignorer le superflu, mode effectual et itératif pour obtenir vite des résultats concrets, échanges bienveillants entre DSI et hommes des métiers, en conscience des contraintes et des limites de chacun, pour aller dans une direction bien identifiée.

Concluons avec Elon Musk, le patron des "barbares" cité par Jean Staune le fameux prospectiviste français. Elon Musk s'est attaqué avec succès au marché de l'automobile (Tesla), à la Nasa (Space X), ou encore à Google et Facebook sur la question de l'Intelligence Artificielle. Qu'a-t-il fait dernièrement ? Il a créé Neuralink qui travaille sur l'interface homme/machine pour permettre à l'Homme de rester dans la course face à l'Intelligence Artificielle. L'homme et la technologie ensemble pour réussir, voilà le rêve fou du visionnaire américain. N'est-ce pas ici aussi une question de bon dosage ?


Témoignage client : Ludovic Labbé, DSI chez Leasecom

Ludovic Labbé, DSI chez Leasecom, témoigne de son expérience avec Essentiel Info

Filiale de FINTAKE, disrupteur dans le secteur bancaire, Leasecom est spécialiste du financement en location financière évolutive. Avec 1 200 partenaires revendeurs, Leasecom accompagne plus de 31 000 entreprises et organisations dans le financement et la gestion locative de leurs équipements professionnels, générant ainsi un chiffre d’affaires de 170 millions d’Euros.
Notre interlocuteur, M. Labbé, est Directeur des Systèmes d’Informations chez Leasecom.

Consultant Essentiel Info : Bonjour M. Labbé, merci d’avoir accepté de répondre à nos questions. Pouvez-vous nous donner votre vision du rôle du DSI sur la question de la donnée ?
M. Labbé : Pour moi le DSI est un facilitateur avisé. Il est le garant de la cohérence de la donnée. Mais attention, il ne faut confondre cela avec la garantie de la qualité de la donnée car une donnée cohérente peut être de mauvaise qualité. Cette question de la qualité dépasse en effet son strict périmètre car elle met en jeu les processus, la qualité des règles métiers, la saisie des utilisateurs… En revanche, si le DSI n'est pas le garant de la qualité de la donnée, il doit être partie prenante pour proposer des solutions visant à améliorer la qualité de la donnée de l'entreprise. Le DSI n'est pas non plus le fournisseur de la donnée en tant que tel mais il donne les outils pour en tirer le meilleur parti (en tirer le meilleur parti est le rôle des Datas Analysts, des spécialistes métiers et du contrôle de gestion). D’une manière générale, le DSI n'est pas là pour faire ce que demandent les utilisateurs, c'est une sorte de paradoxe mais cette notion est fondamentale ! Il est là pour comprendre le besoin sous-jacent afin d'y apporter la meilleure solution possible.

Racontez-nous, quelle était la situation chez Leasecom avant votre partenariat avec Essentiel Info ?

Les équipes du Contrôle de Gestion exploitaient leurs données sous forme d’extraction sur Excel. C’est un outil très utilisé par certains métiers et notamment par le contrôle de gestion. D’une manière générale, je considère quand même que la forte présence d’Excel est le signe d’un système d’information non mature. De cette façon, les équipes du Contrôle de Gestion constituaient des bases de données dans Excel, des fichiers au volume important, parfois supérieur à 40 Mégaoctets. Cette démarche a créé un système d’information en marge du système d’information de l’entreprise. Les données extraites étaient stockées sur Excel. Elles étaient ensuite retravaillées par les équipes du Contrôle de Gestion, elles n’étaient donc pas issues directement du système d’information. On peut facilement comprendre la raison au retraitement des données : les données ne sont pas propres ni cohérentes, elles méritent ainsi d’être retraitées pour être présentées à la Direction. Seulement, la raison invoquée est aussi une mauvaise raison car le nettoyage des données aurait dû se faire en amont. Ce n’est pas le métier du Contrôleur de Gestion, qui doit analyser un ensemble de données, mais bien une approche DSI. Dans ce cas de figure qu’était le nôtre, les équipes du contrôle de gestion investissaient beaucoup d’énergie au retraitement la donnée au dépend du temps de l’analyse de cette même donnée. Par ailleurs, nous avons été amenés à adapter notre posture vis-à-vis d’une donnée de mauvaise qualité. Alors qu’autrefois des corrections manuelles étaient apportées, aujourd’hui nous acceptons la donnée de mauvaise qualité (quand elle est avérée). Nous ne cherchons plus à la corriger mais juste à la mettre en évidence et à identifier la cause de cette non qualité pour adapter nos processus d’acquisition.

Quel était le besoin des équipes du Contrôle de Gestion de Leasecom ?

Le tableur Excel est le meilleur outil du Contrôleur de Gestion car il lui offre une latitude qui lui est chère. Il nous fallait un outil qui s’adapte parfaitement à Excel, un outil qui puisse s’appuyer sur l’existant tout en décuplant les capacités du tableur. En tant que DSI, il fallait bien entendu un outil qui assure la sécurité des données et l’unicité de l’information. Nous ne voulions plus que les Contrôleurs de Gestion constituent des bases de données dans Excel avec tous les risques que cela comprend en terme de vol ou de perte des fichiers, de retraitement des données et la création système d’information en marge du système d’information de l’entreprise.

M. Labbé, d’un point de vue technique, en quoi Inside a répondu à vos attentes précisément ?

Il y a plusieurs points de réponse à cette question. Tout d’abord, Inside est un progiciel de type add-in Excel, il est donc totalement intégré à Excel. Inside s’adapte ainsi à l’univers parfaitement maitrisé du Contrôleur de Gestion. Il octroie à ses utilisateurs la même latitude qu’offrait Excel. Ensuite, le nettoyage du référentiel est fait en amont, les contrôleurs de gestion n’ont plus à stocker leurs bases de données dans Excel. Et le logiciel va même plus loin ! Avec Inside, il est possible de pouvoir entrer de l’information dans le système d’information. Le Contrôleur de Gestion saisit ses données et peut les injecter dans le système, comme pour le budget par exemple. C’est un atout indéniable. Aussi, Inside est un vrai outil d’analyse. Il représente une alternative aux outils lourds comme Business Object qui nécessitent plus de formation et d’appétence technique. Enfin, le progiciel est un outil collaboratif, il permet le partage de fichiers sans passer par la messagerie dont les envois répétitifs saturent la mémoire des boites mails

M. Labbé, diriez-vous qu’Inside fait partie de la catégorie des outils dits « LAB » ?

Il faut déjà préciser ce qu’est un « LAB ». De mon point de vue, un LAB est un simulateur qui permet d’éprouver des modèles. Si le client recherche un modèle ou un nouveau business modèle, il peut le tester avec un outil LAB pour trier et sélectionner les datas, les valider puis les industrialiser. En ce sens, Inside répond parfaitement aux caractéristiques d’un outil LAB.
D’une part, Inside est assez simple à utiliser et donne une grande latitude au Contrôleur de Gestion dans l’exploitation de la donnée. D’autre part, dans le cadre où il n’y a pas d’outil de reporting, le Contrôleur de Gestion va exprimer son besoin à son service informatique. A ce moment-là, Inside devient un moyen d’exprimer un besoin, il peut faire l’objet d’un laboratoire test. Par ailleurs, Inside peut faire office de système de secours lorsque la donnée n’est pas organisée dans un entrepôt ou dataware. Inside est utile dans la mesure où il permet de faire patienter tout le monde, il donne de la souplesse lorsque la réactivité de la Direction des Systèmes d’Informations est menacée, étant surchargée par son carnet de commandes. Inside fonctionne également très bien là où les systèmes d’informations décisionnelles sont matures. Par exemple, chez Leasecom, nous avions des sous-systèmes d’informations, c’est-à-dire des informations stockées dans Excel. Cette situation était parfaitement aberrante ! Le vrai problème est l’hétérogénéité des données car selon les systèmes d’information, la donnée change, elle n’a plus le même code, la même signification. Dans ce cas-là, Inside permet de faire le lien entre ces systèmes et d’interpréter la donnée au sens le plus juste. En réalité, Inside permet de se concentrer au cœur de l’information. Il met en opposition système décisionnel mature où les données sont habituelles et système décisionnel laboratoire où les données sont nouvelles et constamment testées et simulées.

Je vous remercie M. Labbé. Une dernière question, recommanderiez-vous Essentiel Info ?
Oui, bien entendu ! Je recommanderais Essentiel info pour son approche humble, efficace et attentive auprès de ses clients. Je leur ai d'ailleurs confié une nouvelle mission de conseil pour nous aider à trouver le remplaçant de Business Object.

En bref

Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management pour permettre à ses clients de disposer de la bonne information et de prendre les bonnes décisions. Essentiel Info propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.


Pourquoi Excel est toujours au cœur des entreprises ?

Créé au début des années 80, Excel, le tableur de Microsoft Office est encore aujourd’hui un outil incontournable des entreprises. Il est en particulier plébiscité par les Directeurs Financiers et les contrôleurs de Gestion dans les PME/PMI, les ETI jusqu’au plus grands groupes français et internationaux.

Comment expliquer la résilience d’Excel ?

Excel permet la création de tableaux simples ou complexes, d’illustrations graphiques et de mises en formes conditionnelles à la plupart des utilisateurs qui vont consentir un apprentissage de quelques jours.
Ses fonctions simples connues du plus grand nombre en font l’outil naturel pour faire parler soi-même ses données. Excel est doté de fonctionnalités plus complexes tels les tableaux croisés dynamiques, ses macros ou sa capacité de connexion à des sources de données externes. Il se trouvera toujours quelqu'un dans le bureau d'à côté ayant creusé ainsi le sujet pour devenir un expert d’Excel auxquels les utilisateurs standards peuvent recourir en cas de besoin sans faire appel à l'informatique…

Excel, « l’application » parfaite pour manipuler des données ?

A l’ère du Big Data et de l'intelligence artificielle, Excel est encore, au dire de tous les professionnels, l’outil d’analyse de données le plus utilisé par de très nombreuses équipes métier. Fou n'est ce pas ? Un exemple dans le bureau du contrôleur de gestion. Celui-ci va extraire des données de son logiciel métier sous Excel. Il va ensuite trier pour n’utiliser que ce dont il a spécifiquement besoin. Evidemment le risque d’erreur est important et l’utilisateur n'hésite pas de procéder à de multiples vérifications pour fiabiliser ses données. Le résultat est simple : aujourd'hui encore dans beaucoup d'entreprises ayant pourtant investi de grande somme aux outils décisionnels du marché, des temps cumulés immenses accordés aux manipulations, retraitements des fichiers et autres contrôles fastidieux au détriment de l’analyse.
Certaines DSI ont fait le choix de développer leurs propres applications, d’autres de proposer des solutions sur la base de logiciels du marché pour permettre aux équipes métier de se concentrer sur leur vraie valeur ajoutée. Rien n'y fait. A l’heure de la transformation numérique, avec des équipes de la DSI surchargées et des équipes demandeuses d'une nouvelle analyse spécifique, le retour à la case Excel à l'air d'être inévitable !?

Et les éditeurs de logiciels décisionnels dans tout cela ?

De très nombreuses applications sont apparus pour répondre aux besoins des entreprises  d’analyser les données ou de reporting automatisés. Chez les plus grandes aujourd'hui, chez SAP comme chez Oracle, au bout d'outils très sophistiqué, souvent un Add-in Excel.

L'aveu de notre point de vue, qu'une large autonomie dans un outil sûr et sécurisé, permet au métier de créer une vraie valeur ajoutée.

 


Témoignage client : Frédéric Larrière, Directeur Financier France de Photobox

Créée en 2000, Photobox est une entreprise spécialisée dans l’impression de photos et produits personnalisés en ligne.
Photobox est devenu leader européen sur le marché avec des savoir-faire multiples de commerçant en ligne, de traitement d’images numériques et impressions sur supports variés et d’expert en logistique. Nous vous expliquons en quelques mots comment M. Frédéric Larrière, Directeur Financier France, a apporté sa contribution au pilotage du groupe avec des moyens très légers.

 

Stéphanie : Bonjour M. Larrière, racontez-nous comment Photobox est devenu client d’Essentiel Info ?

Frédéric Larrière : Bonjour Stéphanie. Le partenariat entre Photobox et Essentiel Info a commencé par une histoire de relations communes, de recommandation. Il m’a été conseillé de faire appel à Essentiel Info pour donner une solution à notre problème.

 

Quelle était la situation ?

Photobox utilisait le logiciel de comptabilité SAGE 1000. Cet outil n’offrait pas à l’époque de moyen de reporting souple [Sage a intégré depuis Inside en marque blanche sous le nom Sage BI reporting]. Par ailleurs, Photobox a grandi très rapidement, développant ainsi une organisation segmentée par départements, avec des informations en silos dans plusieurs outils. La priorité était donnée au développement commercial, et l’entreprise ne souhaitait pas perdre de temps avec un projet décisionnel lourd. Les ressources informatiques étaient dédiées au front office et au traitement de l’énorme masse d’information clients.

 

Quels étaient les problèmes ?

La reconstitution d’une vision de type cockpit combinant données RH, de production, financières pour les actionnaires étaient rendus difficiles par la disparité des sources d’information. Pour donner un simple exemple, Photobox avait bien sûr un logiciel paie et un logiciel comptabilité, mais calculer par exemple l’indicateur ETP combinant des données de salaire et d’identité salariés était relativement complexe. Evidemment Excel était très utilisé du fait de l’autonomie donné aux utilisateurs mais avec les limites bien connus du tableur.

 

Quelles contributions M. Larrière a-t-il pu apporter grâce à ce projet ?

M. Larrière souhaitait apporter une vision dynamique à ses actionnaires : Quelle évolution de l’activité est-il possible d’anticiper compte tenu des commandes connues par exemple ?
Il était question de dépasser le simple constat sur le passé, par ailleurs toujours sujet à discussion en fonction du point de vue,
pour donner une vue d’ensemble en combinant des informations de différentes sources pour porter un regard croisé sur l’activité.

M. Larrière a ainsi conçu plusieurs modèles de calcul qui se rafraichissent en un clic avec les données du jour. C’est notamment le cas pour un modèle de calcul de cout de revient, rapide, pratique et fiable. D’autres modèles sur l’optimisation des frais de shipping ont pu être développés avec une assistance légère, en capitalisant sur la connaissance que M. Larrière avait acquise de son activité.

 

Quelles contributions concrètes d’Essentiel Info ? La parole de Monsieur Larrière.

« Les consultants d’Essentiel Info ont su nous écouter et nous conseiller. Ce n’est pas seulement un appui technique, c’est aussi un apport de conseil métiers car Essentiel Info a une double compétence : à la fois technique et en gestion. Cela représente une vraie aide en tant que client. Essentiel Info a aussi une véritable approche gagnant / gagnant avec une culture de résultat basée sur la satisfaction client. C’est très appréciable. On sent véritablement l’implication des consultants qui y travaillent, ils ont à cœur d’aider et de conseiller leur client. Ce n’est pas seulement une approche commerciale, cela va au-delà, et cet accompagnement vers l’autonomie des utilisateurs fait la différence ».

 


Témoignage client : Henri Rufin, Contrôleur Financier groupe chez Radiall

Fondée en 1952 par deux frères, Radiall est une entreprise française spécialisée dans la conception, le développement et la fabrication de solutions d'interconnexion pour des marchés allant de l'aéronautique à l'instrumentation et au médical. Nous vous résumons ci-dessous la contribution apportée par M. Rufin, contrôleur Financier du groupe à Radiall avec une démarche BI Lean.

 

 

Quelle était la situation ?

M. Rufin était en pleine réflexion sur l’acquisition d’un nouvel outil BI car il mettait en place la fonction contrôle de gestion commercial. Excel malgré l’autonomie qu’il lui donnait n’était plus assez puissant pour créer les reporting que l’on me demandait de produire. Les données étaient stockées dans Excel, ce qui ralentissait considérablement les temps de calcul et le risque de perdre les données étaient très forts. Il devenait de plus en plus difficile de produire des rapports efficaces dans ces conditions. Radiall utilisait l’ERP SAP et Hyperion Financial Management.

 

 

Quels étaient les problèmes ?

A cette époque, M. Rufin mettait en place la fonction contrôle de gestion commercial. Il souhaitait automatiser trois processus majeurs : :

  • La construction du budget des ventes et des commandes et la déclinaison des objectifs commerciaux
  • La production du reporting commercial mensuel à taux de change constants décliné selon plusieurs axes analytiques (Business unit, commercial, marché et zone de vente)
  • Le suivi des flux d’activité entre la zone à l’origine du design de la solution client et la zone de production effective des produits implantés

 

 

Quelles contributions M. Rufin a-t-il pu apporter grâce à ce projet ?

L’originalité de la démarche de M. Rufin réside dans le fait de réussir à croiser différentes vues (Marketing, Commerciale, Gds comptes, Responsables de zones) laissant la possibilité à chacun des acteurs de prendre connaissance des chiffres avec le prisme d’une autre fonction. Son outil laissant une large place à la contribution des utilisateurs contribue très fortement a établie un consensus sur les chiffres, ce qui est une difficulté majeure dans de nombreuses organisations.
En ayant une autonomie complète pour « bâtir » peu à peu un système parfaitement adapté, la démarche initiale a permis en quelques sortes de fabriquer rapidement une solution légère opérationnelle, qui a servi de « patron » pour dessiner rapidement le contour d’une solution plus industrielle.

 

 

Quelles contributions concrètes d’Essentiel Info ? La parole de Monsieur Rufin

"L’approche d’Essentiel Info a été très intéressante et rassurante. Nous avons dans un premier temps beaucoup échangé sur les reporting que je devais produire, les contraintes à prendre en compte, l’environnement technique. Essentiel Info a contribué à la conception du reporting avec une grande écoute et compréhension de nos objectifs. Essentiel Info m’a alors proposé le progiciel Inside XL, cela m’a permis de conserver l’existant à savoir tous mes rapports créés sous Excel et d’y ajouter la puissance du logiciel Inside XL. D’un point de vue technique, Inside XL offre une multitude de possibilités à ses utilisateurs : la connexion en temps réel à nos outils ERP, la réplication et le stockage de données, l’alimentation de la base de données depuis un fichier quel qu’il soit, des temps de calcul plus rapides, la création des tableaux de bord en quelques clics dans un univers connu."

"Pour donner des exemples concrets, j’ai pu enrichir ma base de données commerciale du budget des ventes et des commandes grâce à la fonction de l’assistant écriture qui permet l’alimentation d’une base de données depuis un fichier. J’ai pu lier plusieurs sources de données différentes et créer des tableaux complets et riches en informations. Le format Office est très apprécié car c’est un format interactif qui s’ajuste aux informations qu’il contient, tout comme le format tableau croisé dynamique qui permet d’interroger les données en direct. J’ai également la possibilité de copier et coller en valeur pour diffuser de manière transparente à d’autres personnes en interne ne disposant pas du logiciel Inside".

"D’abord, Essentiel Info a pris le temps d’écouter le besoin de Radiall avant de proposer l’outil. Une relation de confiance s’est instaurée peu à peu. Essentiel Info a sélectionné pour Radiall un outil qui répondait parfaitement à nos besoins. Les équipes d’Essentiel Info m’ont accompagné dans la construction du projet. Tout au long de celui-ci, j’ai reçu des conseils d’expert et une formation complète sur le fonctionnement du logiciel, ses connecteurs et ses différentes sources de données. Essentiel Info offre également un suivi personnalisé en cas de problèmes techniques liés au logiciel, ce qui est rassurant. Aujourd’hui, je suis complètement autonome sur le logiciel et je crée moi-même les environnements dont j’ai besoin. Pour illustrer mon propos, les équipes d’Essentiel Info avait paramétré un connecteur dédié au Contrôle de Gestion. Grâce au transfert de compétences proposé par Essentiel Info, j’ai ainsi créé de nouveaux connecteurs, comme celui du suivi budgétaire par centre de coûts par exemple. C’est ce qui fait toute la différence : un accompagnement personnalisé dont l’objectif est de rendre ses clients libres et autonomes dans la création et l’utilisation du logiciel."

 

Aujourd’hui, selon votre expérience, recommanderiez-vous Essentiel Info ?

"Oui, je recommande Essentiel Info pour la qualité de travail de ses équipes, leur écoute et leur disponibilité. Les projets sont menés en concertation avec le client pour un suivi personnalisé et sur-mesure, s’adaptant aux contraintes et aux attentes émanant du client. J’ajouterai que les équipes d’Essentiel Info, en plus d’avoir la passion de leur métier, cherche toujours une solution lorsqu’un problème se présente, ne laissant jamais le client seul. Je terminerai en précisant que j’ai appris à me servir d’Inside XL avec un vif intérêt et ma grande satisfaction est d’avoir pu être parfaitement autonome dans l’utilisation du logiciel."

 

 


Témoignage client : Jean-Baptiste Merchat, DAF chez Saint James Albany Hotels.

Jean-Baptiste Merchat, DAF de Saint James Albany Hotels, nous dévoile les secrets d’un partenariat BI avec Essentiel Info.

 

Consultante chez Essentiel Info, Stéphanie Cambianica reçoit le Directeur Financier et Administratif, M. Jean-Baptiste Merchat dans le cadre de son témoignage sur la récente collaboration entre Saint James Albany Hotels et Essentiel Info.

Saint James Albany Hotels dispose de plusieurs hôtels de luxe en France, entre Paris, Avignon et la Bourgogne.

 

Stéphanie Cambianica : Bonjour Monsieur Merchat, racontez-nous comment Saint James Albany Hotels est devenu client d’Essentiel Info ?

Jean-Baptiste Merchat : Bonjour Stéphanie. Nous utilisons CEGID mais ce logiciel de gestion ne dispose pas d’outil de reporting flexible. Nous arrivions à obtenir des données au travers de requêtes SQL mais celles-ci prenaient beaucoup de temps (plus de vingt minutes). Notre idée était donc d’obtenir un outil de reporting qui faciliterait la collecte des données et permettrait de réaliser des états automatisés, l’objectif final étant de faire gagner du temps aux équipes. Nous souhaitions également donner un accès aux données à nos Directeurs d’Hôtels pour qu’ils puissent consulter leurs résultats régulièrement.

 

Comment avez-vous choisi Essentiel Info ?

Nous avons rencontré plusieurs prestataires qui proposaient différents outils avec un degré hétérogène de complexité dans l’utilisation. Mais ce qui nous a décidés dans notre choix, c’est l’arrivée de Madame Loïse Goujon, notre DRH, qui nous a fortement recommandé Essentiel Info et son outil de reporting Inside XL, outil qu’elle utilisait déjà chez son ancien employeur.

Suite à cela, nous avons décidé de rencontrer Monsieur Robert. Nous lui avons expliqué notre besoin. Monsieur Robert a pris le temps de nous écouter, lors d’un nouvel entretien, M. Robert nous a présenté une démonstration de l’utilisation du logiciel, la démarche projet d’Essentiel Info nous a convaincus.

 

En quoi Inside XL a répondu à votre besoin précisément ?

L’instantanéité de l’outil nous a séduits. Avec Inside XL, nous avons pu automatiser nos états et les actualiser en temps réel. Nous n’avions plus besoin d’attendre la date de clôture pour travailler sur les données. C’était là un point important que les concurrents ne proposaient pas. Nos équipes avaient enfin le temps de produire et d’analyser leurs états dans les délais impartis, en toute autonomie.

 

Comment Essentiel Info a participé à la réussite de votre projet ?

Essentiel Info a pris en compte nos problématiques et a su nous apporter une solution adéquate. Les équipes d’Essentiel Info ont été rassurantes et nous ont accompagnés tout au long du projet. Les consultants ont pris le temps de vérifier à chaque étape que les données étaient correctes et que tout fonctionnait bien. Nous étions donc confiants quant au déploiement de l’outil. Nous avons bénéficié de conseils professionnels et nous avons toujours reçu une réponse à nos interrogations. Grâce aux formations, les utilisateurs d’Inside XL et moi-même sommes autonomes dans la collecte, la consultation et la restitution de nos données.

 

Monsieur Merchat, pour conclure cet entretien, recommanderiez-vous Essentiel Info ?

Oui, tout à fait. J’en ai par ailleurs déjà parlé à d’autres confrères.

 

En bref

Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management pour permettre à ses clients de disposer de la bonne information et de prendre les bonnes décisions. Essentiel Info propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.


entreprise autonome et intelligence artificielle

Le mirage de l’entreprise autonome

Le séminaire de restitution du voyage de Veille dans la Silicon Valley d’Innocherche (Réseau veille innovation animé par Bertrand Petit) a offert un raccourci extraordinaire de la situation que je rencontre chaque jour dans mon métier de consultant, celle du mirage de l'entreprise autonome

Un risque très important de « Tech-Idolâtrie »

Vous avez vu des collègues investir dans SAP sans améliorer leur performance opérationnelle ? D’autres investir dans QlikView sans obtenir les tableaux de bord dont ils rêvaient ? Des derniers investir dans des technologies couteuses pour exploiter leurs Datas sans obtenir les informations souhaitées sur leurs clients ?

Cette illusion du « Magiciel » qui nous amène mes collègues et moi à croiser chaque jour des clients qui espèrent tout des logiciels et de la technologie, en abdiquant une partie de leur esprit critique.

De ce voyage en Californie d’Inno-cherche, il a été rapporté le meilleur. Je ne parlerai pas des projets Google X pour résoudre des problèmes mondiaux à l’aide de la technologie (Loon). Plutôt de Twist Bio-science, cette start-up américaine championne du génie génétique, qui promet d’encapsuler des masses immenses de données dans des séquences d’ADN synthétiques : imaginez qu’à la place des Data Center, énormes consommateurs d’énergie d’aujourd’hui, on ait la capacité demain de faire tenir le savoir de l’humanité dans l’équivalent de 7 ADN humains. Vous devinez les immenses perspectives que cela ouvre.  Pas de posture réactionnaire bien sûr : la technologie peut offrir le meilleur !

Il a été aussi été question ce soir-là d’Area. Là, j’étais dans mon champ d’expertises : ERP, CRM, extractions de données, « Datalake », Intelligence Artificielle et indicateurs de pilotage d’entreprise : mes centres d’intérêts professionnels depuis 20 ans !

« Enabling Self Driving Enterprise ! »

Telle est la promesse de cette nouvelle start-up en vue de la Silicon Valley. Après la voiture autonome, l’entreprise autonome. A l’ère de l’Intelligence Artificielle moyenne, une entreprise a levé des fonds en disant : « je suis votre assistant virtuel à la décision, je vous aide à piloter simplement en temps réel votre Business à l’échelle mondiale ». Rien que cela !? Sans que cela soulève ce soir-là une seule question.  Quel est mon point alors ?

Aujourd’hui, en praticien du domaine, je sais que cette promesse ne peut pas être réalisée.

Quand bien même elle pourra l’être demain serait-il souhaitable de laisser à un autre qu’au Dirigeant la décision de licencier des collaborateurs car cela améliore le profit à court terme par exemple ?

Et pourtant, Area n’est pas un cas isolé. Ce n’est que la caricature d’un phénomène, qui amène tellement de clients potentiels à tout attendre de la technologie, en oubliant au passage la nécessaire contribution de leurs équipes et d’eux même dans la réussite du projet. Jusqu’à un ami, brillant Dirigeant d’un cabinet de conseil en transformation digitale qui me disait récemment : « Nos clients collectent des montagnes de données sur leurs clients et ils n’en font rien. L’Intelligence Artificielle ne pourrait-elle pas indiquer automatiquement à nos clients de nouveaux usages à proposer à leurs clients, sans assistance humaine ? ». Bien sûr, l’I.A. pourra aider à faire cela, mais pas seule. Pas aujourd’hui en tous cas. Ne vous laissez pas aller à cette illusion simpliste !

Entreprise autonome à la sillicon valley

Allier le Sens, les ressources de créativité de vos équipes & la Technologie

Votre entreprise a un projet décisionnel ou Big Data en 2018 ? Je vous en conjure, avant de chercher la technologie qui est censée vous apporter une réponse toute faite, osez demander à quelles questions cette technologie va répondre et comment vos collaborateurs de terrain, en contact avec les clients peuvent aider à trouver les bonnes questions.  C’est dans cette « Alliance » entre la recherche de Sens d’une part, les ressources de créativité de vos équipes d’autre part et la Technologie bien appliquée que se trouve une réponse vraiment efficace.

Tu ne vas pas aller en vacances à Annecy mais je t’emmène en Normandie

Pour conclure, je vais citer Bertrand Petit qui écrit à la page 91 de son « Disruption 2017 » :

«…Avec l’image de l’application Waze que nous connaissons tous. Waze est capable en milieu de parcours de nous demander de bifurquer de prendre un autre chemin car elle a eu des informations que nous n’avons pas sur les embouteillages devant et a refait son calcul en nous demandant de lui faire confiance et de bifurquer sur la droite. Demain on peut appréhender un « super Waze de nos vies » qui prendra toutes nos données personnelles, nos souhaits de vacances ainsi que ceux de nos enfants et de nos compatriotes et qui in fine me dira « fait-moi confiance Bertrand cette année tu ne vas pas aller en vacances à Annecy comme souhaité mais je t’emmène en Normandie. Ne me demande pas pourquoi c’est un peu trop compliqué pour t’expliquer mais c’est l’optimum global que j’ai trouvé ». 

C’est la question de l’aliénation à la technologie et de la liberté qui est en jeu

Qui n’a pas été conduit un jour par son GPS a un endroit qu’il n’a pas choisi ?

Mon propos n’est bien sûr pas de vous inviter à abandonner Waze, à la veille d’acheter une voiture autonome pour retourner au Sextant et à la carte d’état-major.  Pas plus de vous détourner de l’Or Noir que constituent les informations dont vous disposez sur vos clients.  

Simplement, face à la tentation du « tout technologique », de ne pas renier la part d’intelligence, de courage, d’humanité et de faiblesse aussi, qui fait de vous un responsable porteur de sens.

Je terminerai en empruntant à Jean Staune le titre du dernier Zermatt Summit :

« Et vous ? En 2018, comment allez-vous faire vivre le débat sur la manière d’humaniser l'Innovation au sein de votre entreprise ? »


Intelligence Artificielle et Trésorerie : des prévisions pour quoi faire ?

L’un des sujets qui concentrent le plus d’attention en matière de trésorerie est la question des prévisions. Elle conditionne bien sûr la liberté de manœuvre future et l’indépendance de l’entreprise et du dirigeant. Un point de vue sur la maturité et le rôle de l’Intelligence Artificielle sur ces sujets.

 

Que l'on soit au dernier co-lunching regroupant la fine fleur de la FinTech française, à la réunion annuelle de l'AFTE (Association Française des Trésoriers d'Entreprise) ou à celle d'Universwifnet, ou encore à la grand-messe annuelle de Kyriba, l'un des sujets qui concentrent le plus d'attention est celui des prévisions de trésorerie. N'est-ce pas naturel, compte tenu de l'importance de cette information pour la stratégie du dirigeant ?

 

Et quel rôle pour l'Intelligence Artificielle dans tout ça, nous demandez-vous peut-être ? Pour y répondre, il apparaît d'abord nécessaire de préciser ce que l'on entend par prévisions de trésorerie. Car à bien écouter, difficile de savoir ce que cette expression signifie, tant elle semble recouvrir de réalités différentes dans la bouche de nombreux interlocuteurs.

 

Il nous semble important de commencer par dire aussi que le sujet "Prévisions" est sans doute un des sujets les plus difficiles à traiter en matière de gestion. Les changements du temps présent ne facilitant pas la question d'ailleurs. Faut-il pour autant abandonner ce champ ? À notre avis, pas du tout, car les enjeux sont importants pour le dirigeant. L'argent n'est-il pas de la liberté imprimée, tel que le disait Dostoïevski ?

 

La manière la plus concrète de définir la notion de prévision est d'embrasser le point de vue du trésorier d'entreprise. Dans une optique de gestion de trésorerie zéro, de quoi notre trésorier a-t-il besoin aujourd'hui comme prévisions avec des taux si faibles et des OPCVM aussi pratiques ?

 

Réponse : des mouvements bancaires du jour de valeur J. C'est-à-dire d'un logiciel de communication bancaire, ou plus récemment des services d'un des nouveaux intermédiaires autorisés par la récente Directive européenne des Services de paiements.

 

Il serait donc parfaitement légitime qu'un trésorier d'entreprise rétorque que pour sa gestion de trésorerie, il n'a, dans les conditions actuelles, pas besoin de prévisions autres, que les écritures comptables qui lui manquent à ce jour et qu'au-delà, ce n'est pas son problème. Et c'est le point de vue de la plus large partie des chantres des nouvelles technologies. Je le dis sans amertume, car les systèmes d'informations sont mon métier aussi.

 

Évidemment, dès qu'il y a des questions de risques de change, de taux, d'enveloppes de crédit, d'incertitudes ou de remise en cause de modèles économiques, même dans les conditions de taux actuelles, la question des prévisions peut se poser. Ces situations ne sont probablement pas si rares. Il est nécessaire d'en revenir à la question du vocabulaire.

 

Car de nombreux trésoriers disent par exemple qu'ils entrent des prévisions dans leur progiciel de gestion de trésorerie. Ils prennent l'exemple des chèques remis à la banque, des remises de prélèvements à échéances futures. En fait, il y a là une petite confusion aussi, car rien de prévisionnel dans ces informations : en effet, pour l'entreprise, ces opérations sont du réel certain que la banque créditera plus tard. C'est dans les faits du "réel futur" pour la trésorerie.

 

Ce qui serait prévisionnel, c'est une estimation du complément de prélèvements qui sera remis pour la même échéance et qui n'est pas connu pour l'instant.

 

Cette clarification des termes n'est pas du domaine du simple jeu de mots : si l'on n'est pas clair sur la notion de prévisions (et de réalisations à mettre en face naturellement), il sera difficile de mettre en place des méthodes et modèles qui traitent le sujet.

 

Notons au passage que ces confusions terminologiques sont entretenues par la plupart des progiciels de gestion de trésorerie (à notre connaissance à l'exception de KTP) qui considèrent que toute saisie effectuée par la société est du prévisionnel par opposition à un réel qui viendrait de la banque. C'est évidemment une facilité de programmation, mais ce n'est qu'un point de vue sur la question, le réalisé, pour la société, n'étant pas forcément celui constaté par la banque. Il n'est pas question ici de développer ce sujet, pas plus que d'épiloguer sur les "Prévisions d'origine", les "Prévisions confirmées", les "Niveaux de prévisions" que l'on rencontre partout, mais qui ne reposent sur aucune définition ni méthodologie.

 

En conclusion et de notre point de vue, il apparaît clairement que pour traiter ces questions de prévisions efficacement, avant même de déployer une quelconque méthodologie, il faut éclaircir les objectifs, les enjeux, les concepts, et les rôles. Viennent alors d'autres questions, telle que celle de savoir quel est le rôle du trésorier dans cette affaire (En quoi est-il concerné ? Fait-il les prévisions ? Les reçoit-il d'ailleurs ? Comment ? Qu'est-ce que les réalisations ? Qui les lui fournit ? Le contrôle de gestion ? Avec quelle qualité de prévisions de l'activité ?).

 

Nous espérons ici mettre en évidence que le sujet est loin d'être seulement une question de flux de Data et de traitements de celles-ci, et le risque est très grand de rester dans la velléité et la confusion, avec ou sans le concours de l'Intelligence Artificielle, sans faire preuve d'une sérieuse méthodologie.


Mais pourquoi voulez-vous aller voir sur place en Italie ?

Pour commencer par un point qui fâche : nous ne pouvons pas travailler avec tout le monde.
Pour le dire autrement, vous ne trouverez pas chez nous le « Magiciel », outil miraculeux qui vous permettra sans rien faire de prévoir votre trésorerie à 3 mois de façon fiable, alors même que vos prévisions d’exploitation sont peu fiables du fait d’une inflexion récente de votre Business Model, ou d’une saisie erratique des factures fournisseurs par les équipes comptables de cette nouvelle structure que vous avez récemment acquise.

Les chercheurs de solutions d'Intelligence Artificielle en trésorerie, auront gagné le temps de lecture de cet article.

L’anecdote qui suit va vous situer plus concrètement ce que notre expérience nous a appris de ces sujets.
Nous nous trouvions, il y a 3 ans, dans le cadre d’une mission d’organisation de la centralisation du Cash des filiales européennes d’une entreprise de logistique française face à notre jeune et brillante interlocutrice.

Elle s’étonne que nous souhaitions aller voir sur place « la réalité » de la filiale italienne, alors même que nous lui avons expliqué que notre équipe a conduit ce type de missions de nombreuses fois.
En quoi cette anecdote est-elle parlante ?

Il est très courant que nos clients ne perçoivent pas la nécessité d’un travail de clarification et de définition d’un schéma directeur spécifique au démarrage d’un projet de ce type :

  • soit notre interlocuteur a le sentiment d’être au clair (« les éditeurs de logiciels sollicités intègreront l’analyse nécessaire dans leur démarche d’intégration »),
  • soit celui-ci a du mal à valoriser vis-à-vis de sa DG l’intérêt d’une démarche, qui pourrait être vu comme un aveu de faiblesses sur ses sujets.

La réalité est difficile à dire. C’est pourtant strictement notre expérience : il est difficile de réunir les conditions pour faire réellement un travail de qualité.

Comment alors, pouvons-nous aider concrètement nos clients ?

Pour cette information particulière qu'est la prévision de trésorerie, où l’information à produire est plus encore qu'ailleurs la résultante de process (de règlements et de recouvrement notamment mais pas seulement), de l'organisation des responsabilités, de celles des flux d'information paiements,… de la réelle place donnée au trésorier aussi, il n’est pas possible de faire un travail sérieux sans la présence du Directeur Général dans le groupe de projet.

Suffit-il alors d’être expérimenté pour être pertinent dans les analyses et la définition des solutions ?

Il nous semble clair que l’expérience est une condition nécessaire mais elle n'est bien sûr pas suffisante : nous connaissons tous des gens qui cherchent, « par expérience » à appliquer dans un contexte nouveau des solutions qui marchaient dans un contexte précédent, rouleau compresseur à l‘appui.

L’expérience que nous qualifierions « d’efficace » est celle qui permet d’adapter les solutions qui ont fait leurs preuves « ailleurs » aux situations « ici, maintenant », à fortiori dans une période de grandes mutations.
Winston Churchill, qu’on cite peu à l’ère des GAFA, disait parait-il : « L’improvisation ? C’est ce que je travaille le plus ».

Cet amusant paradoxe s’applique complètement à notre sujet à l'ère du Big Data : pour construire une solution avec notre client, il faut, partir de notre expérience, dépasser et recréer avec lui.
Pour cela, il faut de l’expérience et du recul : c’est toujours nouveau.

C’est là que notre intervention trouve sa valeur ajoutée.

Dans cette affaire, il ne s’agit en rien de la compétence du client, d'ailleurs il l'est plus que nous! Il connait sa société, ses problèmes, ses fournisseurs et ses banquiers, ses hommes et leurs relations, et nous nous complétons avec notre expérience « d'ailleurs »...

Nous apportons l’expérience efficace parce que nous avons « l’esprit frais » et qu’un point de vue extérieur est souvent à même de poser les problèmes différemment.

La disproportion entre la connaissance qu’a le client de son entreprise et celle que nous pouvons avoir est d’ailleurs un handicap pour un dialogue réellement créatif et c’est la réelle raison pour laquelle nous suggérons à nos clients d’effectuer un diagnostic avant toute intervention.

Ce diagnostic a évidemment pour but de permettre d’éclaircir les objectifs et les enjeux, mais à partir d’une connaissance réelle du terrain et non pas d’une simple présentation verbale de la situation.

Le client et le consultant sont alors à « connaissance égale » (ou presque!) de la réalité dont ils parlent et l’expérience efficace peut alors entrer en action. L’expérience jouant alors son meilleur rôle : « l’anti-divagation ».

Encore faut-il pouvoir parler vrai ?

Si le ton de cet article ne vous a pas rebuté, c’est un bon 1er indice d'une possibilité de collaboration.


Le reporting collaboratif : encore un rêve pour beaucoup d’entreprises

Dans ces marchés en pleines mutations que connaissent vos entreprises, il ne suffit plus de savoir produire, de vendre, d’exceller dans les process. Vous créez de la valeur pour et avec vos clients ! Encourager l’innovation, favoriser la co-création, partager l’information. Le reporting collaboratif est un enjeu majeur pour nombre des entreprises.

 

Le partage de l’information avec Excel est-il encore possible ?

Quels que soit les outils sophistiqués mis en place par les DSI pour faciliter la collaboration, sur de nombreux sujets financiers, Excel n’a pas été délogé de sa place d’outil « à tout faire » le plus utilisé. La limite de ce couteau suisse du Directeur Financier c’est que l’information est statique pour les utilisateurs d’Excel. Chaque service travaille sur ses propres prérogatives, réalise ses reportings sous Excel et les sauvegarde sur le serveur de l’entreprise. Pour permettre une diffusion de cette information, les reportings sont envoyés par mail aux différentes équipes ou mis à disposition sur le serveur commun, sur Google Drive ou le Cloud de l’entreprise. Les équipes peuvent ainsi avoir accès aux documents et les consulter à volonté.

 

Souvent, ces tableaux de bord sont complexes car ils comportent beaucoup d’informations issues de diverses sources (outils de gestion, saisies des utilisateurs, budget, etc.), des formules imbriquées… La construction du tableau ne faisant pas toujours sens pour ses lecteurs, le reporting n’est donc maniable que par l’auteur. Parfois, lorsque le tableau est consulté par un autre lecteur, il lui est impossible de le mettre à jour ou de le recalculer, sans peine d’obtenir un message d’erreur ou pire de « détruire » l’architecture du reporting…

 

Les atouts du reporting collaboratif

Pour répondre à ce manque d’accès à l’information, les outils du reporting collaboratif se sont largement développés, mettant à disposition des entreprises des moyens efficaces pour permettre une diffusion de l’information en temps réel et des données à tout moment justifiables. L’objectif de ces outils est de créer une dynamique collective pour gagner en productivité et qualité de travail. L’accès à l’information est sécurisée par un identifiant et un mot de passe, les utilisateurs peuvent à tout moment consulter un fichier auquel sont attachés des droits de lecture et d’écriture et peuvent ainsi recalculer le classeur avec les données du jour et tout ceci sans obligatoirement disposer d’Excel. Ces bibliothèques interactives s’implantent dans une économie du partage et du savoir et forment ainsi un avantage concurrentiel simple pour les entreprises d’aujourd’hui.

 

 

Rédigé par Stéphanie Cambianica

 

En bref 

Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management et propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.


Collecter des données de qualité et les exploiter en toute confiance : c’est possible !

C’est le terme de saison avec ses compères Digital et Numérique : Le terme Data est dans toutes les bouches. Les moyens de collecte d’informations se multiplient. Nouveaux canaux de communication, web et réseaux sociaux ou autres informations collectées sur les clients, sources de données externes et déjà les IOT (vous savez, votre Frigo qui communique seul avec le Drive de votre distributeur préféré !).

 

L’Homme est-il la clef de la réussite ?

2 faits acquis pour commencer : les systèmes d’information sont au cœur de la stratégie de presque toutes les entreprises ; l’efficacité de ces systèmes et la qualité de l’information qu’ils traitent ont rendu incontournable la donnée pour les entreprises. Quel que soit le métier, tous les acteurs sont concernés, à la finance comme au marketing, au commercial autant qu’à la production, au supply chain comme aux ressources humaines.

Cependant, un constat est largement posé : seules, les données ne valent rien. Elles ont besoin d’être maîtrisées, analysées et exploitées par les collaborateurs de l’entreprise pour produire de la valeur ajoutée. Où on redécouvre qu’à l’heure naissante de l’Intelligence Artificielle et du Deep Learning, il est important d’investir sur l’Homme. C’est lui la clé de la réussite ! Il est nécessaire d’y sensibiliser les collaborateurs et de nombreuses organisations investissent pour leur donner tous les moyens de maîtriser les données.

 

Le simple Excel garant de la fiabilité des données ?

Comme chacun le sait, Excel est un tableur. Il permet la création de tableaux divers en 2 dimensions, liant formules et illustrations graphiques pour dynamiser le contenu. Au fils du temps, un milliard d’utilisateurs d’Office dans le monde ont exploité toutes les possibilités Excel pour collecter, stocker et traiter l’information. Par conséquent, l’usage qui en est fait dans la plupart des entreprises dépasse les visées initiales du petit logiciel. C’est pourtant lui qui est encore utilisé dans beaucoup d’endroits par les utilisateurs métiers pour vérifier la redondance d’une information, retraiter des données comptables ou clients.

 

Comment éviter le data crunching ? Ou encore réconcilier des données de différentes sources sans risque d’erreur ?  Pour automatiser certaines manipulations et fiabiliser les données, nombreux sont les services qui recourent, au grand Dam de leur IT, à des compétences expertes en Excel, générant ainsi une dépendance des utilisateurs à un expert au sein d’un service. Une situation qui peut devenir gênante pour les entreprises.

 

Comment la BI agile répond aux limites d’Excel ?

Depuis quelques années, des outils de Business Intelligence agiles se sont développés, y compris chez Microsoft lui-même pour répondre aux limites d’Excel apportant de la liberté et de la souplesse aux entreprises. Sans complexité technique, il est aujourd’hui possible d’automatiser ses rapports et d’exploiter ses données en s’assurant de leur fiabilité tout au long de la construction des états, sans dépendance à l’IT ni à un expert Excel.

 

 

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Quand l’urgence est le quotidien du contrôleur de gestion

Aujourd’hui, les actionnaires ou CODIRs de nombreuses grandes entreprises attendent les rapports sur l’état de l’activité dès le lendemain de la date d’arrêté de la période, du trimestre voire de l’exercice. Le temps réel est en passe de devenir le standard, l’urgence la règle.

Des reporting toujours plus en temps réel

Les données du mois dernier ne suffisent plus. Prendre les bonnes décisions et adapter la stratégie de l’entreprise dans un environnement en transformation est un exercice difficile. Les CODIRs exigent une connaissance fine et précise de l’activité pour les y aider.

 

Avec des moyens souvent inchangés, les équipes du contrôle de gestion doivent mettre les bouchées doubles et produire des reporting dans l’urgence avec un volume de données qui explose, au sein de Directions Financières résolument tournées vers une meilleure valorisation de la Data.

 

Un temps de contrôle important pour limiter le risque d’erreur avec Excel

Dans cette course contre la montre, les sources d’erreurs sont multiples. Les équipes se pressent. Elles collectent et traitent manuellement les données dans un tableur, le data-crunching leur prend beaucoup de temps, les copier/coller successifs ne sont pas sûrs et ne permettent pas de vérifier la provenance de l’information insérée dans le tableur. Les contrôles sont nécessaires mais chronophages car ils sont souvent faits manuellement, ligne par ligne parfois. Une erreur de saisie ou un oubli de vérification d’une cellule peut facilement passer à la trappe. La réconciliation des comptes est une étape délicate, et non automatisée, le risque d’erreur zéro n’existe pas.

 

Du fait de ces nombreuses opérations manuelles, le risque d’erreur est important et celui-ci augmente d’autant plus avec les délais urgents imposés. Les équipes du contrôle de gestion ont une épée de Damoclès au-dessus de leur tête. Au mieux leur réactivité est critiquée, au pire la qualité de leurs rapports est en danger.

 

Quelle nouveauté du côté des outils ?

De nombreuses solutions de Business Intelligence limitant le data-crunching par les équipes métiers tout en sauvegardant leur autonomie existent. En automatisant les reporting, certains outils de BI agile octroient à leurs utilisateurs beaucoup plus de temps à l’analyse. Et pour les meilleurs d’entre eux, sans complexité technologique.

 

 

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Essentiel Info partenaire du Zermatt Summit

Le prochain Zermatt Summit se tiendra des 6 au 8 septembre prochain dans la station suisse sur le thème Humaniser l’innovation.

Programme accessible sur le lien http://fr.zermattsummit2017.org/

Inscription à des conditions préférentielles sur demande.


Un volume de DATA qui explose : Excel pourrait-il vous assurer un suivi de qualité des données à l’ère du Big Data

Selon une étude parue récemment dans Les Echos, la masse d’informations mondiale était de 100 millions Go en 2001, de 1,2 milliard en 2012 et sera de 35 milliards en 2020… soit en moins de 8 ans, un volume de données trente fois plus important ! Celles-ci sont issues des outils de gestion classiques des entreprises (Sage ou SAP par exemple), des données historiées ou externes, bien entendu des réseaux sociaux et des informations collectées sur les clients dans tous les nouveaux canaux digitaux et déjà bien sûr des premiers objets connectés.

L’exploitation de sources de données multiples : Excel est partout utilisé mais est-il toujours adapté ?

De nombreuses PME, mais aussi des ETI ou des divisions métiers de groupe stockent dans Excel les informations collectées puis les analysent, réalisant ainsi des reportings simples ou complexes mettant en relief l’information essentielle dont elles ont besoin. Grâce au tableur ou à d’autres outils plus évolués dans des entreprises plus richement dotées, La DATA est triée et mise à la forme souhaitée... Une question importante se pose partout, à laquelle les entreprises réfléchissent mais n’ont pas véritablement mis en place de réponses fiables : Comment s’assurer de l’exactitude des données provenant de tiers, d’outils ERP ou des réseaux sociaux ? Une fois les données regroupées sur un fichier Excel ou dans une base de données, le reporting créé et les résultats escomptés affichés, comment justifier un montant ou simplement une information erronée ? Les entreprises sont de plus en plus confrontées à ce problème : Excel permet à l’utilisateur métier de nettoyer les données mais n’est pas fait pour stocker un important volume d’information ; à l’inverse les outils dédiés à traiter le Big Data sont quant à eux exploités par des techniciens souvent bien loin du métier et du sens de la donnée. Le volume d’information grandissant en même temps que ses sources se multiplient, il devient crucial pour les entreprises de réussir à combiner le travail des hommes et des technologies d’aujourd’hui pour fiabiliser leurs données.

Des nouveaux outils présents sur le marché ?

La révolution fulgurante actuelle change les habitudes de la société et participe à l’explosion exponentielle du volume de données collectées. La masse d’informations créée encourage et favorise la création de nouveaux supports, de nouvelles méthodes et outils, voire de nouveaux métiers avec les recrutements qu’on commence à observer de Data Analyst, Data Scientists ou autres Chief Data Officer. Cette opportunité de création de valeur s’appuie sur une nouvelle génération d’outils dépassant les limites d’Excel et qui permettent à l’Homme de collecter, stocker, traiter, visualiser et utiliser les données d’une entreprise, quelle que soit sa source, avec un suivi de qualité permettant de s’assurer à tout moment de l’exactitude de l’information.

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Lean data management

Business Intelligence : Le héros est encore l’Homme. Et demain ?

15 ans d’automatisation de suivis et de prévisions d’activités dans des entreprises nous ont placé aux 1ères loges pour observer les mutations accélérées que des auteurs tels que Pierre GIORGINI* ou encore Jean STAUNE**, regroupent sous les termes de transition ou de révolutions fulgurantes. Intégrateur de logiciels, nous voyons avec amusement certains de nos confrères vendre des « Magiciels ». Vous en avez bien sûr rencontré. Vos questions concernant le pilotage, la trésorerie ou vos prévisions d’activité ? Elles se résoudront d’un clic grâce à ce dernier outil à la mode. Vous avez encore des contrôleurs de gestion ? Quel dinosaure vous faites ! Vive les « moteurs de calcul numériques » (sic) et l’Intelligence Artificielle. Pour le moment cette promesse n’est pas encore tenue. Car un constat s’impose : Excel est omniprésent dans les entreprises de toutes tailles. La question de comprendre pourquoi le petit tableur fait de la résistance à l’heure du Big Data et de la révolution numérique, nous semble intéressante. Elle permet de comprendre quel rôle clé l’Homme tient dans le système d’information décisionnel. Elle trace aussi l’horizon à atteindre pour les solutions de demain.

Pourquoi Excel aurait dû disparaître du paysage de la Business Intelligence ?

Excel, le Tableur de Microsoft est banni par la plupart des Directions des Systèmes d’Information (DSI) quand il est question de Business Intelligence (BI). Les atteintes à « l’unicité de la donnée » ou la chasse au « Shadow IT » favorisés par le tableur en sont les principales causes. Les DSI, mais aussi certains Directeurs Administratifs et Financiers (DAF), pilonnés d’information sur les nouvelles solutions pour faire face à la déferlante du Big Data, ne manquent pas de souligner les autres limites du tableur.

Dans le désordre d’une liste à la Prévert, 4 arguments au moins font depuis 20 ans les Choux gras des Business Object, Hypérion, Tableau, Anaplan ou plus récents Captain Dash et Toucan Toco :

1) Tout DAF d’ETI a un jour ou l’autre utilisé un classeur Excel évolué, où la maintenance des liens entre feuilles finissent par rendre des chiffres erronés. Une maintenance régulière s’impose. L’entreprise est dépendante de ce qui s’apparente finalement à un développement spécifique.

2) Le manque de sécurité est une deuxième raison, puisqu’un classeur Excel sert à la fois de restitution et de base de données. Quel Directeur Financier n’a jamais été confronté à l’effacement intempestif d’un fichier important, conséquence au plus heureux, d’une perte de temps ?

3) A l’ère du « Big Data » viennent ensuite les limites liées à la volumétrie. Malgré l’augmentation des capacités des feuilles Excel et la stratégie de Microsoft pour lier Excel à la suite SQL, les lenteurs liées à la taille des classeurs et la difficulté pour l’utilisateur à se repérer dans les modèles de données ont depuis 30 ans amené les entreprises à chercher d’autres solutions.

4) A une époque, de généralisation de l’usage de Facebook ou des Google Docs, les capacités de collaboration et de partage autorisées par Excel semblent enfin bien limitées.

Pourtant combien de sociétés de taille importante dans lesquelles le contrôleur de gestion du siège compile encore autant de feuilles Excel qu’il a de régions ou d’activités avec ce que ces méthodes semblant d’un autre âge comportent de lenteurs et de risques d’erreurs ! Pour quelles raisons retrouve t’on Excel jusque dans les organisations ayant consenti les plus lourds investissements en outils de BI, y compris dans ceux promettant une autonomie complète des utilisateurs et une BI en self-service

A notre avis la réponse tient en une phrase : La place que le tableur Microsoft laisse à l’Homme.

L’Homme : élément clé du pilotage à l’heure des mutations accélérées

La démarche de Business Intelligence structurée, menée par la Direction des Systèmes d’Information (DSI) est de type industriel. Elle vise à partager largement une information pertinente et à pérenniser des process. Spécification des besoins, alimentation et enrichissement d’un stockage de données (SGBD, OLAP, In Memory ou autres NoSQL… Cloud, On Premise ou Hybride) avec un contrôle de la qualité des données,... Sa durée minimale est incompressible. Les utilisateurs ont les états dont ils ont besoin, éventuellement  en « self-service » mais…

Dans un contexte de changements accélérés, l’analyse d’impact du rachat d’une nouvelle entité, la demande d’un autre format de reporting par le nouveau DG ou la simulation d’un nouveau Business Model doivent pouvoir être faits pour demain. Si le système d’information décisionnel ne contient pas déjà toutes les données nécessaires, la DSI, pour cause de transformation digitale à mener, doit parfois répondre dans un délai de X semaines à un métier ayant pourtant exposé un besoin dans les règles de l’art.

Le métier contourne alors la DSI et le système d’information structuré et opte souvent pour une autre alternative : soit la dernière offre disponible dans le cloud qui promet une réponse rapide en toute autonomie, soit Excel qu’il connait et maîtrise parfaitement.

Beaucoup n’hésitent pas longtemps quand ils ont besoin de produire des chiffres pour hier.

Car pour le moment, Excel a encore un avantage décisif : l’autonomie inégalée qu’il donne à ses utilisateurs pour la partie du process concernant l’ajout ou le croisement de données de sources différentes ou encore la gestion de référentiels différents grâce à la botte magique de tout contrôleur de gestion : les fonctions « Recherche V » ou «Somme Si ».

Aucun des outils de BI présents sur le marché, n’est aussi largement connu et répandu, en donnant autant d’agilité qu’Excel pour permettre à ses utilisateurs d’intégrer les subtilités métiers qui permettent de « coller » au plus près d’une réalité en mouvements Il permet surtout à l’utilisateur de gérer l’ensemble de son cycle d’information. Ce n’est encore que partiellement la réalité des dernières solutions. Elles y viendront très certainement.

Par ailleurs, en période de mutations, le cahier des charges et la construction de la solution doivent évoluer en même temps que l’expérience, ce qui est peu compatible avec les nécessités d’une démarche de type industriel, apanage d’un traitement par le système. Là encore la créativité des hommes fait merveilles.

La présence d’Excel dans les services des Directeurs Financiers d’organisation de toutes tailles, en particulier pour ce qui concerne les prévisions d’activités ou de trésorerie, nous semble démontrer l’espace qui existe, au moins pendant un temps, entre ce que contient le « système » et les informations nécessaires pour décider. La capacité d’adaptation de l’homme, sa possibilité de résoudre des situations imprévues ou d’apporter sa connaissance subtile du réel assurent encore pour un moment une place décisive pour l’homme dans le système d’information décisionnel de l’entreprise.

Demain est déjà à la porte : solutions Excel-like sur-vitaminées, reporting XBRL, Intelligence Artificielle ? La question de savoir qui sera l’Excel du futur va surement trouver rapidement sa réponse. Celle du rôle de l’Homme dans la Business Intelligence du monde qui s’ouvre est bien posée.

*La transition Fulgurante, Vers un bouleversement systémique du monde. Pierre Giorgini. Bayard.
Extrait conférence https://www.youtube.com/watch?v=Uu3ExBmmyM0

**Les clés du Futur, Réinventer ensemble la société, l’économie et la science, Jean Staune, préface de Jacques Attali, Plon.
Extrait conférence https://www.youtube.com/watch?v=dMqAmfZW0RU

L’auteur

Stéphane Robert, Fondateur et Dirigeant d’Essentiel Info. Essentiel Info travaille aux côtés des DSI et des DAF d’ETI depuis 10 ans pour les aider à donner de l’agilité à leur système d’information décisionnel. Une solide clientèle d’entreprises patrimoniales confirme leurs capacités opérationnelles.
Essentiel Info est partenaire du prochain Zermatt Summit qui a lieu du 8 au 10 septembre 2017 sur le thème « Humaniser l’Innovation » http://fr.zermattsummit2017.org/


Témoignage client : Olivier WOLF, Directeur Général Adjoint du groupe les HÔTELS DE PARIS

« Comme vous le savez, l’arrivée de nouveaux acteurs tels que Booking.com ou des sites tels que Trip Advisor mettent la pression sur les Hôteliers à la fois sur les prix et sur la qualité de service. Les récents attentats en France et la baisse de la Fréquentation à Paris ajoutent une pression supplémentaire qui impose la maîtrise parfaite de nos coûts. La conduite d’une trentaine d’Hôtels telle que le Groupe que je dirige pour Mr MACHEFERT est devenu un exercice de très grande précision ou la connaissance en temps réel des évolutions d’activité et la réactivité jouent un rôle clé.
La masse salariale, nous avons 400 collaborateurs, et son efficacité est bien sûr un sujet d’attention particulier.

Avec la collaboration d’ESSENTIEL INFO et grâce à la solution Inside XL, nous sommes désormais capables de dessiner facilement les états nécessaires au suivi de nos 23 Hôtels. Ces états sont produits automatiquement chaque mois par la DRH et la DAF à l’aide d’une connexion directe sur notre logiciel de Paye Sage 1000, notre logiciel de comptabilité Sage 1000 et grâce à la récupération des données nécessaires provenant de FIDELIO notre outil d’exploitation hébergé en Allemagne.
Nous injectons aussi des données de prévisions, avec plusieurs révisions budgétaires dans l’année, dans une seule base grâce à Inside Studio.

Cela constitue un gain de temps et de fiabilité très précieux dans un groupe tel que le nôtre où la structure support est resserrée et où la part de l’opérationnel dans le quotidien des directeurs est très forte. Inside XL ne nécessite pas de fortes compétences techniques et j’ai moi-même par exemple la possibilité d'apporter des modifications à ces tableaux de bord ou de faire des analyses particulières sans dépendre de l’informatique ou du Contrôle de gestion.

L’apport de la solution apportée par ESSENTIEL INFO est significatif. De 3 jours à produire un reporting combinant les différentes données pour l’ensemble des Hôtels nous produisons maintenant ce reporting en 1 heure. Nous avions fait le test avec BO et les éditions pilotées proposées par Sage, mais l’extraction des données analytiques, et notamment le calcul des imputations de salaires pour les collaborateurs travaillant sur plusieurs Hôtels nous demandait des retraitements importants. Ce sujet est maintenant géré via une simple table détaillant les imputations du temps des collaborateurs par Hôtels.

La mise en place d’Inside XL me permet de mettre des chiffres sur la perception intuitive que nous avons des pratiques au sein des différents hôtels et la possibilité de croiser des données de budget, comptable, d’exploitation, de réservation et de paye est précieuse pour l’analyse.

Je terminerai en disant que les équipes ESSENTIEL INFO sont extrêmement sympathiques, en plus d’être professionnelles et que je les recommande vivement. »
Olivier WOLF, Directeur Général Adjoint du groupe Les HÔTELS DE PARIS.

 

FICHE D’IDENTITÉ

Secteur : Hébergement Restauration
Activité : Hôtellerie
Zone Géographique : FRANCE et MAROC

UN SECTEUR EN MUTATION ET UNE FRÉQUENTATION TOURISTIQUE EN BERNE

Les HÔTEL DE PARIS, est un groupe d'Hôtels qui a été fondé en 1992 par M. Patrick MACHEFERT et Mme Christiane DERORY. Il est aujourd'hui le 1er groupe d'Hôtels parisiens indépendant et compte 28 Hôtels. L’ensemble des services administratifs sont centralisés (finance, réservation, ressources humaines…) pour permettre aux managers d’hôtels de se consacrer uniquement à leurs clients et leurs équipes. L’exigence quotidienne est donc forte pour une équipe de Direction resserrée qui gère près 400 collaborateurs et près de 30 centres de profit à PARIS, ST-TROPEZ et MARRAKECH.

Le groupe se retrouve à devoir faire face à de nombreux défis :

• Maîtriser la qualité de service que l’arrivée d’un nouveau type de concurrence (AirBnB) ou la généralisation de site d’avis (Trip advisor) imposent d’améliorer encore,

• Gérer des conditions de marché difficiles avec une pression sur les prix qu’un Booking.com renforce en imposant d’afficher le prix le plus bas sur internet, et faire face à l’impact des attentats en France qui entrainent une baisse de la fréquentation touristique à Paris.
Dans ce contexte, une refonte de la comptabilité analytique pour permettre une imputation plus fine des produits et des charges par services (restauration, hébergement,…) met à disposition davantage d’informations dont il faut vérifier la qualité et trouver le temps d’exploiter.

• Maitriser l’internationalisation de l’activité avec la gestion d’un hôtel au MAROC.

LES ENJEUX MÉTIERS ET TECHNIQUES

Ainsi, le groupe se retrouve à devoir maîtriser sa rentabilité au plus près, notamment ses marges sur coût variables alors que l'information est dispersée dans différentes sources d'information et que les moyens informatiques à disposition sont ceux d'un groupe privilégiant "la légèreté".
Jusqu’alors la réalisation des reportings RH se faisait via un générateur d’état à partir du logiciel de paye Sage 100 mais nécessitait des retraitements notamment pour l’imputation des salaires des personnels affectés à plusieurs établissements.

LE DÉFI

C’est dans ce contexte particulièrement changeant et concurrentiel que les Hôtels de Paris se retrouvent à devoir disposer des informations nécessaires pour pouvoir s’adapter et poursuivre le développement de leur activité.

LES BÉNÉFICES CONSTATÉS

Avec ESSENTIEL INFO et la mise en place d’Inside XL (un requêteur multi sources simple), couplée à la très bonne connaissance des sujets métiers par LES HOTELS DE PARIS, ces derniers ont désormais à disposition dans un environnement d’analyse simple (Excel like) l’ensemble de l'information nécessaire aux suivis des collaborateurs et de la productivité.

Grâce à cette solution souple, la Direction des Ressources Humaines peut :
• Dessiner sans compétences expertes les nouveaux états d’analyse nécessaires,
• Produire chaque mois des états automatisés, avec un gain de temps et de fiabilité précieux,
• Mesurer les meilleures pratiques de ses différents hôtels,
• Avoir des indicateurs évolués, croisant plusieurs types de données, pour piloter informé.

 


SFERIS retient ESSENTIEL INFO

Créé en 2012, SFERIS est devenu en moins de 5 ans un acteur de premier plan de la sécurité, de la maintenance et des travaux sur réseaux ferrés. Spin off de la SNCF, la start-up du service ferroviaire propose une offre large : sécurisation des chantiers, entretien de voie ferrée, caténaires, signalisation ferroviaire, expertise chantier, conseil et formation ferroviaire. Passé d'une poignée de personnes à plus de 800 salariés en moins de 10 ans, il a été impératif pour SFERIS de savoir grandir et simultanément de gérer (savoir exactement sur quels chantiers travaille chaque salarié, sur quelle tranche horaire et à quel coût).

Il a fallu évidemment accompagner cette hyper-croissance.
L'équipe de management de départ était resserée mais expérimentée et a tout de suite fait
le choix d’outils comptables et de paie robustes.

L'activité amène des équipes venant de plusieurs sites
et composées de personnels pluri disciplinaires à intervenir sur un ou parfois
plusieurs chantiers simultanément. Les suivis des temps et  des charges
externes et internes (Location de matériel, utilisation de matériel propre...)
ont très vite été complexes en terme de gestion des équipes et de
pilotage de la marge.  À côté de la comptabilité et de la paye, le
paysage IT a été en évolutions successives pour accompagner la croissance exponentielle du
suivi des frais et les planifications des temps. Les changements de
prestataires de services et les fichiers de données associés ont apporté encore
plus de difficulté au défi de la croissance bien gérée.
L' expérience personnelle d'un DGA Finance passé par la direction de plusieurs
entités de la SNCF avait forgé sa conviction que pour accompagner efficacement une
transformation accélérée il était nécessaire de construire en avançant. Les outils légers commercialisés par Essentiel info ont permis de faire rapidement les liens nécessaires entre les systèmes de données, en intégrant facilement le savoir faire accumulé par l'équipe de Management. Il a surtout permis une évolution sans heurt au fil de l'eau.


Zoom-in et témoignage : la fonction recalculer avec la SPA

FICHE D’IDENTITÉ

Secteur : Associatif
Activité : Première association de protection animale en France
Zone Géographique : France

UN MOT SUR LE CLIENT

Sylvie, Directrice Comptable à la SPA et manager d’une équipe de 7 personnes, coordonne les opérations comptables divisées en plusieurs tâches importantes. Elle est amenée à s’occuper notamment du suivi des opérations bancaires et comptables, de l’application des orientations de la direction, de l’élaboration du bilan, du compte de résultat et de ses annexes, des relations avec les CAC ou encore de veille sur l’activité du service.

ZOOM-IN : LA FONCTION DE RECALCUL

Quand le classeur Excel est en calcul automatique, le moteur d’INSIDE XL est lancé dès qu’une cellule stockant une formule Inside ou une cellule dépendante à une formule INSIDE est modifiée.
Cette méthode permet la réalisation de rafraichissement sélectif des cellules concernées par une modification.
Autre possibilité : la fonction « recalculer » qui permet de rafraîchir l’ensemble des cellules stockant une formule Inside en forçant le calcul par le bouton adapté.

Cette fonction est propre à INSIDE et se décompose en 3 recalcules distincts : sélection, pour remettre à jour une zone sélectionnée au préalable dans la feuille de travail ; feuille, afin de rafraichir la feuille complète ; classeur, pour recalculer l’intégralité du classeur.

Zoom_in_RECALCUL

 

SYLVIE TÉMOIGNE DE L’EFFICACITÉ D'INSIDE XL

« INSIDE XL me facilite mon travail et me fait gagner du temps. En termes d’efficacité, je n’hésite plus à traiter certains points qui me prenaient auparavant beaucoup de temps. Dans mon organisation, je programme plus souvent certains suivis.
 
Le besoin d’utiliser INSIDE s’est manifesté suite à l’utilisation de l’outil par le contrôle de gestion pour le suivi budgétaire. Aujourd’hui, je créé et j’exécute des requêtes pour le suivi de la comptabilité. En termes d’autonomie, INSIDE me permet un gain de temps quotidien considérable !
 
Quant à la formation sur la solution, elle a été effectuée en 2 temps : l’apprentissage de l’utilisation d’INSIDE au cours d’une première journée, et une réponse à mes besoins spécifiques et demandes précises dans un second temps. Il n’y a eu aucune perte de temps avec cette formation.
 
La fonction « recalculer classeur » m’est indispensable aujourd’hui pour remettre les données de mes fiches à jour. Je recalcule très souvent mes états pour faire des points comptables comme par exemple point fournisseurs, fiches de tiers, situation sur des comptes comptables, etc… Les mises à jour sont très rapides.
 
Avec SAGE 1000, je devais faire de nombreuses et longues manipulations pour avoir un suivi sur Excel. Je ne pouvais pas faire de mises à jour de ces fichiers. C’est désormais facile avec INSIDE XL. »


Témoignage client : Jean-Charles COUSINOU, DAF de la FNSEA

 

Témoignage de Monsieur Jean Charles COUSINOU, Directeur Administratif & Financier de la FNSEA

« Xavier BELIN et Catherine LION, respectivement Président et Directrice Générale de la FNSEA ont fait appel à moi il y a maintenant un peu plus d’un an avec le mandat de transformer la fonction Administrative et Financière en lui donnant une capacité d’augmenter sa réactivité, sa transparence et également, dans le but de déployer la fonction du Contrôle de Gestion et des Ressources Humaines.

J’avais besoin de disposer d’un outil adapté pour réaliser des états d’analyse et de synthèses permettant d’atteindre ces objectifs. C’est dans ce contexte que j’ai fait le choix d’INSIDE XL et d’ESSENTIEL INFO.

Après une courte période de mise en place, nous pouvons désormais croiser facilement des données issues de la comptabilité, de la gestion commerciale et de la paye.

Alors même que nous avions déployé une nouvelle analytique comptable dans la nouvelle version de notre logiciel financier (Sage I7), INSIDE XL nous a permis de réaliser des reporting mensuels automatisés et fiables.
Nous pouvons désormais comparer les périodes de l’année en cours avec les années précédentes. Cette comparaison est également possible sur un mois ou une tranche de mois de l’année.
Les données sont directement et instantanément reprises des différents outils.

Nous pouvons désormais justifier en un clic de tous les chiffres présentés et pouvons maintenant répondre avec une très grande réactivité aux demandes de nos adhérents et à la Directions Générale.

Le processus budgétaire est également en voie d’automatisation complète et permettra de réaliser plus facilement des simulations.

Avec INSIDE XL et grâce à une collaboration intelligente entre ESSENTIEL INFO et notre intégrateur Sage, la FNSEA est désormais capable d’obtenir ses suivis et informations pour les différentes demandes provenant de différents interlocuteurs et cela en quelques minutes au lieu de plusieurs jours auparavant.

Je suis très heureux de la collaboration avec les équipes d’ESSENTIEL INFO et je les recommande vivement ».

 

FICHE D’IDENTITÉ

Secteur : Associatif
Activité : Syndicat Professionnel Agricole
Zone Géographique : France

UN CONTEXTE DE SECTEUR EN CRISE

La FNSEA (Fédération Nationale des Syndicats d'Exploitants Agricoles), bien connu du grand public, est le syndicat professionnel majoritaire dans la profession agricole française.

Ce que peu savent en revanche, c’est que le Syndicat Agricole est une organisation importante qui compte 94 fédérations départementales, 22 fédérations régionales et 36 associations spécialisées et rassemble plus de 320 000 adhérents.

Les sujets de gouvernance et de Direction Financière du Syndicat Agricole s’apparentent ainsi à ceux rencontrés dans un groupe privé de taille intermédiaire.

La profession agricole a été marquée en 2015 par la crise des éleveurs. Une conséquence très concrète de cette crise pour la FNSEA est que l’attente de ses adhérents sur la transparence de sa gestion et sur l’usage des cotisations redistribuées est aujourd’hui particulièrement forte.

Une transformation de la fonction Finance à réaliser

C’est dans ce contexte qu’un nouveau Directeur Financier expérimenté, venant du secteur privé, Monsieur Jean-Charles COUSINOU est arrivé en 2015 avec la mission de réorganiser la Direction Financière pour permettre plus de transparence et de réactivité.

Cette réorganisation du département finance a été marquée par de nombreux changements, concernant notamment :
- Le rythme de production des comptes avec des arrêtés désormais trimestriels,
- La mise en place d’une nouvelle version de l’outil comptable (SAGE I7),
- La refonte de la comptabilité analytique devant permettre une communication plus fine sur certains postes.
Jusqu’alors la réalisation des reporting nécessitait de nombreux retraitements manuels à partir des données de la comptabilité, de la gestion commerciale et de la paye. Une volonté d’automatisation découlait naturellement de la volonté de changements évoquée précédemment.

LES ENJEUX MÉTIERS ET TECHNIQUES

La nécessité de pouvoir communiquer une information financière de manière plus régulière et avec une très grande réactivité est donc un enjeu très fort pour le Président du grand syndicat agricole. Cependant, la capacité de communiquer sur les cotisations perçues auprès des adhérents relevait d’un petit défi technique du fait de la nécessité de croiser différentes sources de donnés, du changement d’outils comptables et de paye, de la refonte du référentiel comptable et de l’existence de plan d’actions pluriannuels.

LES BÉNÉFICES CONSTATÉS

Grâce à l’intervention d’ESSENTIEL INFO et la mise en place notamment des logiciels INSIDE STUDIO et XL, il est désormais possible pour la direction financière de la FNSEA de communiquer sur sa gestion avec une très grande réactivité et une complète transparence.

Il est aujourd’hui possible d’obtenir des tableaux de bords pour les différentes fédérations en quelques minutes au lieu de plusieurs jours il y a un an. Le processus budgétaire est en voie d’automatisation et permettra très prochainement de réaliser des simulations sur plusieurs années.