Mais pourquoi voulez-vous aller voir sur place en Italie ?

Pour commencer par un point qui fâche : nous ne pouvons pas travailler avec tout le monde.

Pour le dire autrement, vous ne trouverez pas chez nous le « Magiciel », outil miraculeux qui vous permettra sans rien faire de prévoir votre trésorerie à 3 mois de façon fiable, alors même que vos prévisions d’exploitation sont peu fiables du fait d’une inflexion récente de votre Business Model, ou d’une saisie erratique des factures fournisseurs par les équipes comptables de cette nouvelle structure que vous avez récemment acquise.

Les chercheurs de solutions d'Intelligence Artificielle en trésorerie, auront gagné le temps de lecture de cet article.

L’anecdote qui suit va vous situer plus concrètement ce que notre expérience nous a appris de ces sujets.
Nous nous trouvions, il y a 3 ans, dans le cadre d’une mission d’organisation de la centralisation du Cash des filiales européennes d’une entreprise de logistique française face à notre jeune et brillante interlocutrice.

Elle s’étonne que nous souhaitions aller voir sur place « la réalité » de la filiale italienne, alors même que nous lui avons expliqué que notre équipe a conduit ce type de missions de nombreuses fois.
En quoi cette anecdote est-elle parlante ?

Il est très courant que nos clients ne perçoivent pas la nécessité d’un travail de clarification et de définition d’un schéma directeur spécifique au démarrage d’un projet de ce type :
- soit notre interlocuteur a le sentiment d’être au clair (« les éditeurs de logiciels sollicités intègreront l’analyse nécessaire dans leur démarche d’intégration »),
- soit celui-ci a du mal à valoriser vis-à-vis de sa DG l’intérêt d’une démarche, qui pourrait être vu comme un aveu de faiblesses sur ses sujets.

La réalité est difficile à dire. C’est pourtant strictement notre expérience : il est difficile de réunir les conditions pour faire réellement un travail de qualité.

Comment alors, pouvons-nous aider concrètement nos clients ?

Pour cette information particulière qu'est la prévision de trésorerie, où l’information à produire est plus encore qu'ailleurs la résultante de process (de règlements et de recouvrement notamment mais pas seulement), de l'organisation des responsabilités, de celles des flux d'information paiements,… de la réelle place donnée au trésorier aussi, il n’est pas possible de faire un travail sérieux sans la présence du Directeur Général dans le groupe de projet.

Suffit-il alors d’être expérimenté pour être pertinent dans les analyses et la définition des solutions ?
Il nous semble clair que l’expérience est une condition nécessaire mais elle n'est bien sûr pas suffisante : nous connaissons tous des gens qui cherchent, « par expérience » à appliquer dans un contexte nouveau des solutions qui marchaient dans un contexte précédent, rouleau compresseur à l‘appui.

L’expérience que nous qualifierions « d’efficace » est celle qui permet d’adapter les solutions qui ont fait leurs preuves « ailleurs » aux situations « ici, maintenant », à fortiori dans une période de grandes mutations.
Winston Churchill, qu’on cite peu à l’ère des GAFA, disait parait-il : « L’improvisation ? C’est ce que je travaille le plus ».

Cet amusant paradoxe s’applique complètement à notre sujet à l'ère du Big Data : pour construire une solution avec notre client, il faut, partir de notre expérience, dépasser et recréer avec lui.
Pour cela, il faut de l’expérience et du recul : c’est toujours nouveau.

C’est là que notre intervention trouve sa valeur ajoutée. Dans cette affaire, il ne s’agit en rien de la compétence du client, d'ailleurs il l'est plus que nous! Il connait sa société, ses problèmes, ses fournisseurs et ses banquiers, ses hommes et leurs relations, et nous nous complétons avec notre expérience « d'ailleurs »...

Nous apportons l’expérience efficace parce que nous avons « l’esprit frais » et qu’un point de vue extérieur est souvent à même de poser les problèmes différemment.

La disproportion entre la connaissance qu’a le client de son entreprise et celle que nous pouvons avoir est d’ailleurs un handicap pour un dialogue réellement créatif et c’est la réelle raison pour laquelle nous suggérons à nos clients d’effectuer un diagnostic avant toute intervention.

Ce diagnostic a évidemment pour but de permettre d’éclaircir les objectifs et les enjeux, mais à partir d’une connaissance réelle du terrain et non pas d’une simple présentation verbale de la situation.

Le client et le consultant sont alors à « connaissance égale » (ou presque!) de la réalité dont ils parlent et l’expérience efficace peut alors entrer en action. L’expérience jouant alors son meilleur rôle : « l’anti-divagation ».

Encore faut-il pouvoir parler vrai ?

Si le ton de cet article ne vous a pas rebuté, c’est un bon 1er indice d'une possibilité de collaboration.


Le reporting collaboratif : encore un rêve pour beaucoup d’entreprises.

Dans ces marchés en pleines mutations que connaissent vos entreprises, il ne suffit plus de savoir produire, de vendre, d’exceller dans les process. Vous créez de la valeur pour et avec vos clients ! Encourager l’innovation, favoriser la co-création, partager l’information. Le travail collaboratif est un enjeu majeur pour nombre des entreprises.

 

Le partage de l’information avec Excel est-il encore possible ?

Quels que soit les outils sophistiqués mis en place par les DSI pour faciliter la collaboration, sur de nombreux sujets financiers, Excel n’a pas été délogé de sa place d’outil « à tout faire » le plus utilisé. La limite de ce couteau suisse du Directeur Financier c’est que l’information est statique pour les utilisateurs d’Excel. Chaque service travaille sur ses propres prérogatives, réalise ses reportings sous Excel et les sauvegarde sur le serveur de l’entreprise. Pour permettre une diffusion de cette information, les reportings sont envoyés par mail aux différentes équipes ou mis à disposition sur le serveur commun, sur Google Drive ou le Cloud de l’entreprise. Les équipes peuvent ainsi avoir accès aux documents et les consulter à volonté.

 

Souvent, ces tableaux de bord sont complexes car ils comportent beaucoup d’informations issues de diverses sources (outils de gestion, saisies des utilisateurs, budget, etc.), des formules imbriquées… La construction du tableau ne faisant pas toujours sens pour ses lecteurs, le reporting n’est donc maniable que par l’auteur. Parfois, lorsque le tableau est consulté par un autre lecteur, il lui est impossible de le mettre à jour ou de le recalculer, sans peine d’obtenir un message d’erreur ou pire de « détruire » l’architecture du reporting…

 

Les atouts du reporting collaboratif

Pour répondre à ce manque d’accès à l’information, les outils du reporting collaboratif se sont largement développés, mettant à disposition des entreprises des moyens efficaces pour permettre une diffusion de l’information en temps réel et des données à tout moment justifiables. L’objectif de ces outils est de créer une dynamique collective pour gagner en productivité et qualité de travail. L’accès à l’information est sécurisée par un identifiant et un mot de passe, les utilisateurs peuvent à tout moment consulter un fichier auquel sont attachés des droits de lecture et d’écriture et peuvent ainsi recalculer le classeur avec les données du jour et tout ceci sans obligatoirement disposer d’Excel. Ces bibliothèques interactives s’implantent dans une économie du partage et du savoir et forment ainsi un avantage concurrentiel simple pour les entreprises d’aujourd’hui.

 

 

Rédigé par Stéphanie Cambianica

 

En bref 

Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management et propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.


Collecter des données de qualité et les exploiter en toute confiance : c’est possible !

C’est le terme de saison avec ses compères Digital et Numérique : Le terme Data est dans toutes les bouches. Les moyens de collecte d’informations se multiplient. Nouveaux canaux de communication, web et réseaux sociaux ou autres informations collectées sur les clients, sources de données externes et déjà les IOT (vous savez, votre Frigo qui communique seul avec le Drive de votre distributeur préféré !).

 

L’Homme est-il la clef de la réussite ?

2 faits acquis pour commencer : les systèmes d’information sont au cœur de la stratégie de presque toutes les entreprises ; l’efficacité de ces systèmes et la qualité de l’information qu’ils traitent ont rendu incontournable la donnée pour les entreprises. Quel que soit le métier, tous les acteurs sont concernés, à la finance comme au marketing, au commercial autant qu’à la production, au supply chain comme aux ressources humaines.

Cependant, un constat est largement posé : seules, les données ne valent rien. Elles ont besoin d’être maîtrisées, analysées et exploitées par les collaborateurs de l’entreprise pour produire de la valeur ajoutée. Où on redécouvre qu’à l’heure naissante de l’Intelligence Artificielle et du Deep Learning, il est important d’investir sur l’Homme. C’est lui la clé de la réussite ! Il est nécessaire d’y sensibiliser les collaborateurs et de nombreuses organisations investissent pour leur donner tous les moyens de maîtriser les données.

 

Le simple Excel garant de la fiabilité des données ?

Comme chacun le sait, Excel est un tableur. Il permet la création de tableaux divers en 2 dimensions, liant formules et illustrations graphiques pour dynamiser le contenu. Au fils du temps, un milliard d’utilisateurs d’Office dans le monde ont exploité toutes les possibilités Excel pour collecter, stocker et traiter l’information. Par conséquent, l’usage qui en est fait dans la plupart des entreprises dépasse les visées initiales du petit logiciel. C’est pourtant lui qui est encore utilisé dans beaucoup d’endroits par les utilisateurs métiers pour vérifier la redondance d’une information, retraiter des données comptables ou clients.

 

Comment éviter le data crunching ? Ou encore réconcilier des données de différentes sources sans risque d’erreur ?  Pour automatiser certaines manipulations et fiabiliser les données, nombreux sont les services qui recourent, au grand Dam de leur IT, à des compétences expertes en Excel, générant ainsi une dépendance des utilisateurs à un expert au sein d’un service. Une situation qui peut devenir gênante pour les entreprises.

 

Comment la BI agile répond aux limites d’Excel ?

Depuis quelques années, des outils de Business Intelligence agiles se sont développés, y compris chez Microsoft lui-même pour répondre aux limites d’Excel apportant de la liberté et de la souplesse aux entreprises. Sans complexité technique, il est aujourd’hui possible d’automatiser ses rapports et d’exploiter ses données en s’assurant de leur fiabilité tout au long de la construction des états, sans dépendance à l’IT ni à un expert Excel.

 

 

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Quand l’urgence est le quotidien du contrôleur de gestion

Aujourd’hui, les actionnaires ou CODIRs de nombreuses grandes entreprises attendent les rapports sur l’état de l’activité dès le lendemain de la date d’arrêté de la période, du trimestre voire de l’exercice. Le temps réel est en passe de devenir le standard, l’urgence la règle.

Des reporting toujours plus en temps réel

Les données du mois dernier ne suffisent plus. Prendre les bonnes décisions et adapter la stratégie de l’entreprise dans un environnement en transformation est un exercice difficile. Les CODIRs exigent une connaissance fine et précise de l’activité pour les y aider.

 

Avec des moyens souvent inchangés, les équipes du contrôle de gestion doivent mettre les bouchées doubles et produire des reporting dans l’urgence avec un volume de données qui explose, au sein de Directions Financières résolument tournées vers une meilleure valorisation de la Data.

 

Un temps de contrôle important pour limiter le risque d’erreur avec Excel

Dans cette course contre la montre, les sources d’erreurs sont multiples. Les équipes se pressent. Elles collectent et traitent manuellement les données dans un tableur, le data-crunching leur prend beaucoup de temps, les copier/coller successifs ne sont pas sûrs et ne permettent pas de vérifier la provenance de l’information insérée dans le tableur. Les contrôles sont nécessaires mais chronophages car ils sont souvent faits manuellement, ligne par ligne parfois. Une erreur de saisie ou un oubli de vérification d’une cellule peut facilement passer à la trappe. La réconciliation des comptes est une étape délicate, et non automatisée, le risque d’erreur zéro n’existe pas.

 

Du fait de ces nombreuses opérations manuelles, le risque d’erreur est important et celui-ci augmente d’autant plus avec les délais urgents imposés. Les équipes du contrôle de gestion ont une épée de Damoclès au-dessus de leur tête. Au mieux leur réactivité est critiquée, au pire la qualité de leurs rapports est en danger.

 

Quelle nouveauté du côté des outils ?

De nombreuses solutions de Business Intelligence limitant le data-crunching par les équipes métiers tout en sauvegardant leur autonomie existent. En automatisant les reporting, certains outils de BI agile octroient à leurs utilisateurs beaucoup plus de temps à l’analyse. Et pour les meilleurs d’entre eux, sans complexité technologique.

 

 

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Essentiel Info partenaire du Zermatt Summit

Le prochain Zermatt Summit se tiendra des 6 au 8 septembre prochain dans la station suisse sur le thème Humaniser l’innovation.

Programme accessible sur le lien http://fr.zermattsummit2017.org/

Inscription à des conditions préférentielles sur demande.


Un volume de DATA qui explose : Excel pourrait-il vous assurer un suivi de qualité des données à l’ère du Big Data

Selon une étude parue récemment dans Les Echos, la masse d’informations mondiale était de 100 millions Go en 2001, de 1,2 milliard en 2012 et sera de 35 milliards en 2020… soit en moins de 8 ans, un volume de données trente fois plus important ! Celles-ci sont issues des outils de gestion classiques des entreprises (Sage ou SAP par exemple), des données historiées ou externes, bien entendu des réseaux sociaux et des informations collectées sur les clients dans tous les nouveaux canaux digitaux et déjà bien sûr des premiers objets connectés.

L’exploitation de sources de données multiples : Excel est partout utilisé mais est-il toujours adapté ?

De nombreuses PME, mais aussi des ETI ou des divisions métiers de groupe stockent dans Excel les informations collectées puis les analysent, réalisant ainsi des reportings simples ou complexes mettant en relief l’information essentielle dont elles ont besoin. Grâce au tableur ou à d’autres outils plus évolués dans des entreprises plus richement dotées, La DATA est triée et mise à la forme souhaitée... Une question importante se pose partout, à laquelle les entreprises réfléchissent mais n’ont pas véritablement mis en place de réponses fiables : Comment s’assurer de l’exactitude des données provenant de tiers, d’outils ERP ou des réseaux sociaux ? Une fois les données regroupées sur un fichier Excel ou dans une base de données, le reporting créé et les résultats escomptés affichés, comment justifier un montant ou simplement une information erronée ? Les entreprises sont de plus en plus confrontées à ce problème : Excel permet à l’utilisateur métier de nettoyer les données mais n’est pas fait pour stocker un important volume d’information ; à l’inverse les outils dédiés à traiter le Big Data sont quant à eux exploités par des techniciens souvent bien loin du métier et du sens de la donnée. Le volume d’information grandissant en même temps que ses sources se multiplient, il devient crucial pour les entreprises de réussir à combiner le travail des hommes et des technologies d’aujourd’hui pour fiabiliser leurs données.

Des nouveaux outils présents sur le marché ?

La révolution fulgurante actuelle change les habitudes de la société et participe à l’explosion exponentielle du volume de données collectées. La masse d’informations créée encourage et favorise la création de nouveaux supports, de nouvelles méthodes et outils, voire de nouveaux métiers avec les recrutements qu’on commence à observer de Data Analyst, Data Scientists ou autres Chief Data Officer. Cette opportunité de création de valeur s’appuie sur une nouvelle génération d’outils dépassant les limites d’Excel et qui permettent à l’Homme de collecter, stocker, traiter, visualiser et utiliser les données d’une entreprise, quelle que soit sa source, avec un suivi de qualité permettant de s’assurer à tout moment de l’exactitude de l’information.

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Lean data management

Business Intelligence : Le héros est encore l’Homme. Et demain ?

15 ans d’automatisation de suivis et de prévisions d’activités dans des entreprises nous ont placé aux 1ères loges pour observer les mutations accélérées que des auteurs tels que Pierre GIORGINI* ou encore Jean STAUNE**, regroupent sous les termes de transition ou de révolutions fulgurantes. Intégrateur de logiciels, nous voyons avec amusement certains de nos confrères vendre des « Magiciels ». Vous en avez bien sûr rencontré. Vos questions concernant le pilotage, la trésorerie ou vos prévisions d’activité ? Elles se résoudront d’un clic grâce à ce dernier outil à la mode. Vous avez encore des contrôleurs de gestion ? Quel dinosaure vous faites ! Vive les « moteurs de calcul numériques » (sic) et l’Intelligence Artificielle. Pour le moment cette promesse n’est pas encore tenue. Car un constat s’impose : Excel est omniprésent dans les entreprises de toutes tailles. La question de comprendre pourquoi le petit tableur fait de la résistance à l’heure du Big Data et de la révolution numérique, nous semble intéressante. Elle permet de comprendre quel rôle clé l’Homme tient dans le système d’information décisionnel. Elle trace aussi l’horizon à atteindre pour les solutions de demain.

Pourquoi Excel aurait dû disparaître du paysage de la Business Intelligence ?

Excel, le Tableur de Microsoft est banni par la plupart des Directions des Systèmes d’Information (DSI) quand il est question de Business Intelligence (BI). Les atteintes à « l’unicité de la donnée » ou la chasse au « Shadow IT » favorisés par le tableur en sont les principales causes. Les DSI, mais aussi certains Directeurs Administratifs et Financiers (DAF), pilonnés d’information sur les nouvelles solutions pour faire face à la déferlante du Big Data, ne manquent pas de souligner les autres limites du tableur.

Dans le désordre d’une liste à la Prévert, 4 arguments au moins font depuis 20 ans les Choux gras des Business Object, Hypérion, Tableau, Anaplan ou plus récents Captain Dash et Toucan Toco :

1) Tout DAF d’ETI a un jour ou l’autre utilisé un classeur Excel évolué, où la maintenance des liens entre feuilles finissent par rendre des chiffres erronés. Une maintenance régulière s’impose. L’entreprise est dépendante de ce qui s’apparente finalement à un développement spécifique.

2) Le manque de sécurité est une deuxième raison, puisqu’un classeur Excel sert à la fois de restitution et de base de données. Quel Directeur Financier n’a jamais été confronté à l’effacement intempestif d’un fichier important, conséquence au plus heureux, d’une perte de temps ?

3) A l’ère du « Big Data » viennent ensuite les limites liées à la volumétrie. Malgré l’augmentation des capacités des feuilles Excel et la stratégie de Microsoft pour lier Excel à la suite SQL, les lenteurs liées à la taille des classeurs et la difficulté pour l’utilisateur à se repérer dans les modèles de données ont depuis 30 ans amené les entreprises à chercher d’autres solutions.

4) A une époque, de généralisation de l’usage de Facebook ou des Google Docs, les capacités de collaboration et de partage autorisées par Excel semblent enfin bien limitées.

Pourtant combien de sociétés de taille importante dans lesquelles le contrôleur de gestion du siège compile encore autant de feuilles Excel qu’il a de régions ou d’activités avec ce que ces méthodes semblant d’un autre âge comportent de lenteurs et de risques d’erreurs ! Pour quelles raisons retrouve t’on Excel jusque dans les organisations ayant consenti les plus lourds investissements en outils de BI, y compris dans ceux promettant une autonomie complète des utilisateurs et une BI en self-service

A notre avis la réponse tient en une phrase : La place que le tableur Microsoft laisse à l’Homme.

L’Homme : élément clé du pilotage à l’heure des mutations accélérées

La démarche de Business Intelligence structurée, menée par la Direction des Systèmes d’Information (DSI) est de type industriel. Elle vise à partager largement une information pertinente et à pérenniser des process. Spécification des besoins, alimentation et enrichissement d’un stockage de données (SGBD, OLAP, In Memory ou autres NoSQL… Cloud, On Premise ou Hybride) avec un contrôle de la qualité des données,... Sa durée minimale est incompressible. Les utilisateurs ont les états dont ils ont besoin, éventuellement  en « self-service » mais…

Dans un contexte de changements accélérés, l’analyse d’impact du rachat d’une nouvelle entité, la demande d’un autre format de reporting par le nouveau DG ou la simulation d’un nouveau Business Model doivent pouvoir être faits pour demain. Si le système d’information décisionnel ne contient pas déjà toutes les données nécessaires, la DSI, pour cause de transformation digitale à mener, doit parfois répondre dans un délai de X semaines à un métier ayant pourtant exposé un besoin dans les règles de l’art.

Le métier contourne alors la DSI et le système d’information structuré et opte souvent pour une autre alternative : soit la dernière offre disponible dans le cloud qui promet une réponse rapide en toute autonomie, soit Excel qu’il connait et maîtrise parfaitement.

Beaucoup n’hésitent pas longtemps quand ils ont besoin de produire des chiffres pour hier.

Car pour le moment, Excel a encore un avantage décisif : l’autonomie inégalée qu’il donne à ses utilisateurs pour la partie du process concernant l’ajout ou le croisement de données de sources différentes ou encore la gestion de référentiels différents grâce à la botte magique de tout contrôleur de gestion : les fonctions « Recherche V » ou «Somme Si ».

Aucun des outils de BI présents sur le marché, n’est aussi largement connu et répandu, en donnant autant d’agilité qu’Excel pour permettre à ses utilisateurs d’intégrer les subtilités métiers qui permettent de « coller » au plus près d’une réalité en mouvements Il permet surtout à l’utilisateur de gérer l’ensemble de son cycle d’information. Ce n’est encore que partiellement la réalité des dernières solutions. Elles y viendront très certainement.

Par ailleurs, en période de mutations, le cahier des charges et la construction de la solution doivent évoluer en même temps que l’expérience, ce qui est peu compatible avec les nécessités d’une démarche de type industriel, apanage d’un traitement par le système. Là encore la créativité des hommes fait merveilles.

La présence d’Excel dans les services des Directeurs Financiers d’organisation de toutes tailles, en particulier pour ce qui concerne les prévisions d’activités ou de trésorerie, nous semble démontrer l’espace qui existe, au moins pendant un temps, entre ce que contient le « système » et les informations nécessaires pour décider. La capacité d’adaptation de l’homme, sa possibilité de résoudre des situations imprévues ou d’apporter sa connaissance subtile du réel assurent encore pour un moment une place décisive pour l’homme dans le système d’information décisionnel de l’entreprise.

Demain est déjà à la porte : solutions Excel-like sur-vitaminées, reporting XBRL, Intelligence Artificielle ? La question de savoir qui sera l’Excel du futur va surement trouver rapidement sa réponse. Celle du rôle de l’Homme dans la Business Intelligence du monde qui s’ouvre est bien posée.

*La transition Fulgurante, Vers un bouleversement systémique du monde. Pierre Giorgini. Bayard.
Extrait conférence https://www.youtube.com/watch?v=Uu3ExBmmyM0

**Les clés du Futur, Réinventer ensemble la société, l’économie et la science, Jean Staune, préface de Jacques Attali, Plon.
Extrait conférence https://www.youtube.com/watch?v=dMqAmfZW0RU

L’auteur

Stéphane Robert, Fondateur et Dirigeant d’Essentiel Info. Essentiel Info travaille aux côtés des DSI et des DAF d’ETI depuis 10 ans pour les aider à donner de l’agilité à leur système d’information décisionnel. Une solide clientèle d’entreprises patrimoniales confirme leurs capacités opérationnelles.
Essentiel Info est partenaire du prochain Zermatt Summit qui a lieu du 8 au 10 septembre 2017 sur le thème « Humaniser l’Innovation » http://fr.zermattsummit2017.org/


Témoignage client : Olivier WOLF, Directeur Général Adjoint du groupe les HÔTELS DE PARIS

« Comme vous le savez, l’arrivée de nouveaux acteurs tels que Booking.com ou des sites tels que Trip Advisor mettent la pression sur les Hôteliers à la fois sur les prix et sur la qualité de service. Les récents attentats en France et la baisse de la Fréquentation à Paris ajoutent une pression supplémentaire qui impose la maîtrise parfaite de nos coûts. La conduite d’une trentaine d’Hôtels telle que le Groupe que je dirige pour Mr MACHEFERT est devenu un exercice de très grande précision ou la connaissance en temps réel des évolutions d’activité et la réactivité jouent un rôle clé.
La masse salariale, nous avons 400 collaborateurs, et son efficacité est bien sûr un sujet d’attention particulier.

Avec la collaboration d’ESSENTIEL INFO et grâce à la solution Inside XL, nous sommes désormais capables de dessiner facilement les états nécessaires au suivi de nos 23 Hôtels. Ces états sont produits automatiquement chaque mois par la DRH et la DAF à l’aide d’une connexion directe sur notre logiciel de Paye Sage 1000, notre logiciel de comptabilité Sage 1000 et grâce à la récupération des données nécessaires provenant de FIDELIO notre outil d’exploitation hébergé en Allemagne.
Nous injectons aussi des données de prévisions, avec plusieurs révisions budgétaires dans l’année, dans une seule base grâce à Inside Studio.

Cela constitue un gain de temps et de fiabilité très précieux dans un groupe tel que le nôtre où la structure support est resserrée et où la part de l’opérationnel dans le quotidien des directeurs est très forte. Inside XL ne nécessite pas de fortes compétences techniques et j’ai moi-même par exemple la possibilité d'apporter des modifications à ces tableaux de bord ou de faire des analyses particulières sans dépendre de l’informatique ou du Contrôle de gestion.

L’apport de la solution apportée par ESSENTIEL INFO est significatif. De 3 jours à produire un reporting combinant les différentes données pour l’ensemble des Hôtels nous produisons maintenant ce reporting en 1 heure. Nous avions fait le test avec BO et les éditions pilotées proposées par Sage, mais l’extraction des données analytiques, et notamment le calcul des imputations de salaires pour les collaborateurs travaillant sur plusieurs Hôtels nous demandait des retraitements importants. Ce sujet est maintenant géré via une simple table détaillant les imputations du temps des collaborateurs par Hôtels.

La mise en place d’Inside XL me permet de mettre des chiffres sur la perception intuitive que nous avons des pratiques au sein des différents hôtels et la possibilité de croiser des données de budget, comptable, d’exploitation, de réservation et de paye est précieuse pour l’analyse.

Je terminerai en disant que les équipes ESSENTIEL INFO sont extrêmement sympathiques, en plus d’être professionnelles et que je les recommande vivement. »
Olivier WOLF, Directeur Général Adjoint du groupe Les HÔTELS DE PARIS.

 

FICHE D’IDENTITÉ

Secteur : Hébergement Restauration
Activité : Hôtellerie
Zone Géographique : FRANCE et MAROC

UN SECTEUR EN MUTATION ET UNE FRÉQUENTATION TOURISTIQUE EN BERNE

Les HÔTEL DE PARIS, est un groupe d'Hôtels qui a été fondé en 1992 par M. Patrick MACHEFERT et Mme Christiane DERORY. Il est aujourd'hui le 1er groupe d'Hôtels parisiens indépendant et compte 28 Hôtels. L’ensemble des services administratifs sont centralisés (finance, réservation, ressources humaines…) pour permettre aux managers d’hôtels de se consacrer uniquement à leurs clients et leurs équipes. L’exigence quotidienne est donc forte pour une équipe de Direction resserrée qui gère près 400 collaborateurs et près de 30 centres de profit à PARIS, ST-TROPEZ et MARRAKECH.

Le groupe se retrouve à devoir faire face à de nombreux défis :

• Maîtriser la qualité de service que l’arrivée d’un nouveau type de concurrence (AirBnB) ou la généralisation de site d’avis (Trip advisor) imposent d’améliorer encore,

• Gérer des conditions de marché difficiles avec une pression sur les prix qu’un Booking.com renforce en imposant d’afficher le prix le plus bas sur internet, et faire face à l’impact des attentats en France qui entrainent une baisse de la fréquentation touristique à Paris.
Dans ce contexte, une refonte de la comptabilité analytique pour permettre une imputation plus fine des produits et des charges par services (restauration, hébergement,…) met à disposition davantage d’informations dont il faut vérifier la qualité et trouver le temps d’exploiter.

• Maitriser l’internationalisation de l’activité avec la gestion d’un hôtel au MAROC.

LES ENJEUX MÉTIERS ET TECHNIQUES

Ainsi, le groupe se retrouve à devoir maîtriser sa rentabilité au plus près, notamment ses marges sur coût variables alors que l'information est dispersée dans différentes sources d'information et que les moyens informatiques à disposition sont ceux d'un groupe privilégiant "la légèreté".
Jusqu’alors la réalisation des reportings RH se faisait via un générateur d’état à partir du logiciel de paye Sage 100 mais nécessitait des retraitements notamment pour l’imputation des salaires des personnels affectés à plusieurs établissements.

LE DÉFI

C’est dans ce contexte particulièrement changeant et concurrentiel que les Hôtels de Paris se retrouvent à devoir disposer des informations nécessaires pour pouvoir s’adapter et poursuivre le développement de leur activité.

LES BÉNÉFICES CONSTATÉS

Avec ESSENTIEL INFO et la mise en place d’Inside XL (un requêteur multi sources simple), couplée à la très bonne connaissance des sujets métiers par LES HOTELS DE PARIS, ces derniers ont désormais à disposition dans un environnement d’analyse simple (Excel like) l’ensemble de l'information nécessaire aux suivis des collaborateurs et de la productivité.

Grâce à cette solution souple, la Direction des Ressources Humaines peut :
• Dessiner sans compétences expertes les nouveaux états d’analyse nécessaires,
• Produire chaque mois des états automatisés, avec un gain de temps et de fiabilité précieux,
• Mesurer les meilleures pratiques de ses différents hôtels,
• Avoir des indicateurs évolués, croisant plusieurs types de données, pour piloter informé.

 


SFERIS retient ESSENTIEL INFO

Créé en 2012, SFERIS est devenu en moins de 5 ans un acteur de premier plan de la sécurité, de la maintenance et des travaux sur réseaux ferrés. Spin off de la SNCF, la start-up du service ferroviaire propose une offre large : sécurisation des chantiers, entretien de voie ferrée, caténaires, signalisation ferroviaire, expertise chantier, conseil et formation ferroviaire. Passé d'une poignée de personnes à plus de 800 salariés en moins de 10 ans, il a été impératif pour SFERIS de savoir grandir et simultanément de gérer (savoir exactement sur quels chantiers travaille chaque salarié, sur quelle tranche horaire et à quel coût).

Il a fallu évidemment accompagner cette hyper-croissance.
L'équipe de management de départ était resserée mais expérimentée et a tout de suite fait
le choix d’outils comptables et de paie robustes.

L'activité amène des équipes venant de plusieurs sites
et composées de personnels pluri disciplinaires à intervenir sur un ou parfois
plusieurs chantiers simultanément. Les suivis des temps et  des charges
externes et internes (Location de matériel, utilisation de matériel propre...)
ont très vite été complexes en terme de gestion des équipes et de
pilotage de la marge.  À côté de la comptabilité et de la paye, le
paysage IT a été en évolutions successives pour accompagner la croissance exponentielle du
suivi des frais et les planifications des temps. Les changements de
prestataires de services et les fichiers de données associés ont apporté encore
plus de difficulté au défi de la croissance bien gérée.
L' expérience personnelle d'un DGA Finance passé par la direction de plusieurs
entités de la SNCF avait forgé sa conviction que pour accompagner efficacement une
transformation accélérée il était nécessaire de construire en avançant. Les outils légers commercialisés par Essentiel info ont permis de faire rapidement les liens nécessaires entre les systèmes de données, en intégrant facilement le savoir faire accumulé par l'équipe de Management. Il a surtout permis une évolution sans heurt au fil de l'eau.


Zoom-in et témoignage : la fonction recalculer avec la SPA

FICHE D’IDENTITÉ

Secteur : Associatif
Activité : Première association de protection animale en France
Zone Géographique : France

UN MOT SUR LE CLIENT

Sylvie, Directrice Comptable à la SPA et manager d’une équipe de 7 personnes, coordonne les opérations comptables divisées en plusieurs tâches importantes. Elle est amenée à s’occuper notamment du suivi des opérations bancaires et comptables, de l’application des orientations de la direction, de l’élaboration du bilan, du compte de résultat et de ses annexes, des relations avec les CAC ou encore de veille sur l’activité du service.

ZOOM-IN : LA FONCTION DE RECALCUL

Quand le classeur Excel est en calcul automatique, le moteur d’INSIDE XL est lancé dès qu’une cellule stockant une formule Inside ou une cellule dépendante à une formule INSIDE est modifiée.
Cette méthode permet la réalisation de rafraichissement sélectif des cellules concernées par une modification.
Autre possibilité : la fonction « recalculer » qui permet de rafraîchir l’ensemble des cellules stockant une formule Inside en forçant le calcul par le bouton adapté.

Cette fonction est propre à INSIDE et se décompose en 3 recalcules distincts : sélection, pour remettre à jour une zone sélectionnée au préalable dans la feuille de travail ; feuille, afin de rafraichir la feuille complète ; classeur, pour recalculer l’intégralité du classeur.

Zoom_in_RECALCUL

 

SYLVIE TÉMOIGNE DE L’EFFICACITÉ D'INSIDE XL

« INSIDE XL me facilite mon travail et me fait gagner du temps. En termes d’efficacité, je n’hésite plus à traiter certains points qui me prenaient auparavant beaucoup de temps. Dans mon organisation, je programme plus souvent certains suivis.
 
Le besoin d’utiliser INSIDE s’est manifesté suite à l’utilisation de l’outil par le contrôle de gestion pour le suivi budgétaire. Aujourd’hui, je créé et j’exécute des requêtes pour le suivi de la comptabilité. En termes d’autonomie, INSIDE me permet un gain de temps quotidien considérable !
 
Quant à la formation sur la solution, elle a été effectuée en 2 temps : l’apprentissage de l’utilisation d’INSIDE au cours d’une première journée, et une réponse à mes besoins spécifiques et demandes précises dans un second temps. Il n’y a eu aucune perte de temps avec cette formation.
 
La fonction « recalculer classeur » m’est indispensable aujourd’hui pour remettre les données de mes fiches à jour. Je recalcule très souvent mes états pour faire des points comptables comme par exemple point fournisseurs, fiches de tiers, situation sur des comptes comptables, etc… Les mises à jour sont très rapides.
 
Avec SAGE 1000, je devais faire de nombreuses et longues manipulations pour avoir un suivi sur Excel. Je ne pouvais pas faire de mises à jour de ces fichiers. C’est désormais facile avec INSIDE XL. »


Témoignage client : Jean-Charles COUSINOU, DAF de la FNSEA

 

Témoignage de Monsieur Jean Charles COUSINOU, Directeur Administratif & Financier de la FNSEA

« Xavier BELIN et Catherine LION, respectivement Président et Directrice Générale de la FNSEA ont fait appel à moi il y a maintenant un peu plus d’un an avec le mandat de transformer la fonction Administrative et Financière en lui donnant une capacité d’augmenter sa réactivité, sa transparence et également, dans le but de déployer la fonction du Contrôle de Gestion et des Ressources Humaines.

J’avais besoin de disposer d’un outil adapté pour réaliser des états d’analyse et de synthèses permettant d’atteindre ces objectifs. C’est dans ce contexte que j’ai fait le choix d’INSIDE XL et d’ESSENTIEL INFO.

Après une courte période de mise en place, nous pouvons désormais croiser facilement des données issues de la comptabilité, de la gestion commerciale et de la paye.

Alors même que nous avions déployé une nouvelle analytique comptable dans la nouvelle version de notre logiciel financier (Sage I7), INSIDE XL nous a permis de réaliser des reporting mensuels automatisés et fiables.
Nous pouvons désormais comparer les périodes de l’année en cours avec les années précédentes. Cette comparaison est également possible sur un mois ou une tranche de mois de l’année.
Les données sont directement et instantanément reprises des différents outils.

Nous pouvons désormais justifier en un clic de tous les chiffres présentés et pouvons maintenant répondre avec une très grande réactivité aux demandes de nos adhérents et à la Directions Générale.

Le processus budgétaire est également en voie d’automatisation complète et permettra de réaliser plus facilement des simulations.

Avec INSIDE XL et grâce à une collaboration intelligente entre ESSENTIEL INFO et notre intégrateur Sage, la FNSEA est désormais capable d’obtenir ses suivis et informations pour les différentes demandes provenant de différents interlocuteurs et cela en quelques minutes au lieu de plusieurs jours auparavant.

Je suis très heureux de la collaboration avec les équipes d’ESSENTIEL INFO et je les recommande vivement ».

 

FICHE D’IDENTITÉ

Secteur : Associatif
Activité : Syndicat Professionnel Agricole
Zone Géographique : France

UN CONTEXTE DE SECTEUR EN CRISE

La FNSEA (Fédération Nationale des Syndicats d'Exploitants Agricoles), bien connu du grand public, est le syndicat professionnel majoritaire dans la profession agricole française.

Ce que peu savent en revanche, c’est que le Syndicat Agricole est une organisation importante qui compte 94 fédérations départementales, 22 fédérations régionales et 36 associations spécialisées et rassemble plus de 320 000 adhérents.

Les sujets de gouvernance et de Direction Financière du Syndicat Agricole s’apparentent ainsi à ceux rencontrés dans un groupe privé de taille intermédiaire.

La profession agricole a été marquée en 2015 par la crise des éleveurs. Une conséquence très concrète de cette crise pour la FNSEA est que l’attente de ses adhérents sur la transparence de sa gestion et sur l’usage des cotisations redistribuées est aujourd’hui particulièrement forte.

Une transformation de la fonction Finance à réaliser

C’est dans ce contexte qu’un nouveau Directeur Financier expérimenté, venant du secteur privé, Monsieur Jean-Charles COUSINOU est arrivé en 2015 avec la mission de réorganiser la Direction Financière pour permettre plus de transparence et de réactivité.

Cette réorganisation du département finance a été marquée par de nombreux changements, concernant notamment :
- Le rythme de production des comptes avec des arrêtés désormais trimestriels,
- La mise en place d’une nouvelle version de l’outil comptable (SAGE I7),
- La refonte de la comptabilité analytique devant permettre une communication plus fine sur certains postes.
Jusqu’alors la réalisation des reporting nécessitait de nombreux retraitements manuels à partir des données de la comptabilité, de la gestion commerciale et de la paye. Une volonté d’automatisation découlait naturellement de la volonté de changements évoquée précédemment.

LES ENJEUX MÉTIERS ET TECHNIQUES

La nécessité de pouvoir communiquer une information financière de manière plus régulière et avec une très grande réactivité est donc un enjeu très fort pour le Président du grand syndicat agricole. Cependant, la capacité de communiquer sur les cotisations perçues auprès des adhérents relevait d’un petit défi technique du fait de la nécessité de croiser différentes sources de donnés, du changement d’outils comptables et de paye, de la refonte du référentiel comptable et de l’existence de plan d’actions pluriannuels.

LES BÉNÉFICES CONSTATÉS

Grâce à l’intervention d’ESSENTIEL INFO et la mise en place notamment des logiciels INSIDE STUDIO et XL, il est désormais possible pour la direction financière de la FNSEA de communiquer sur sa gestion avec une très grande réactivité et une complète transparence.

Il est aujourd’hui possible d’obtenir des tableaux de bords pour les différentes fédérations en quelques minutes au lieu de plusieurs jours il y a un an. Le processus budgétaire est en voie d’automatisation et permettra très prochainement de réaliser des simulations sur plusieurs années.

 


Présentation d'Inside : Comptabilité

Nous présentons dans cette vidéo l’outil de reporting Inside, qui vous permet, depuis n’importe quelle source de données, de fiabiliser et automatiser la production de vos tableaux de bord dans Excel, dans le domaine de la Comptabilité.

 


Zoom-in et témoignage : la fonction d'Assistant Liste avec SFERIS

FICHE D’IDENTITÉ

Secteur : Travaux Publics
Activité : Maintenance et Travaux ferroviaires
Zone Géographique : France

UN MOT SUR LE CLIENT

Clément est contrôleur de gestion chez SFERIS. Il a la responsabilité du suivi budgétaire des structures sièges (département commercial, RH, QSE, services généraux, formation, communication, DSI, et juridique), de l’analyse mensuelle effectuée grâce à Inside XL pour ensuite présenter les différents reportings de ces structures aux responsables budgétaires.

ZOOM-IN : L'ASSISTANT LISTE

L’assistant liste permet à l’utilisateur d’afficher, avec une seule requête, une quantité d’informations déterminée par un nombre de champs souhaité avec des agrégats, des sous totaux et des fonctions de calcul. Toutes les options de restitution sont personnalisables : tableau classique, tableau office (piloté en partie par Excel) ou Tableau Croisé Dynamique. La possibilité de détailler finement les montants remontés est simple et il est également intéressant de souligner la capacité de l’assistant liste à afficher les résultats aux formats conditionnels déterminés au préalable.

Ce type de restitution peut être intéressant pour des suivis de recouvrement, des analyses clients et ventes, des suivis de factures, analyse du prix de matières, etc…

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CLÉMENT TÉMOIGNE DE L’EFFICACITÉ D'INSIDE XL

« J’utilise énormément Inside XL. Je l’utilise pour intégrer des données (les budgets mensualisés par exemple), mais aussi pour extraire des données. J’ai besoin d’Inside XL pour monter mes tableaux de reportings qui comparent les données comptables avec les données budgétaires. Inside me permet d’extraire des données sur toutes les périodes que je souhaite.
 
L’assistant liste me permet d’aller dans le détail comptable, c’est-à-dire que cette fonction me permet si besoin d’avoir une vue sur toutes les opérations comptables. En contrôle de gestion, nous fonctionnons par nature de dépenses. Chaque rubrique correspond à un type de charge, donc chaque rubrique est constituée de plusieurs comptes comptables. L’assistant liste me permet d’aller voir en détails et dès que souhaité ce qui a été saisi comptablement dans chaque compte d’une même rubrique. Le point fort de l’assistant liste est que cela me permet d’extraire des données en fonction de plusieurs critères (dans la limite de mon paramétrage). Je peux donc faire des analyses sur des points très précis, sans nécessairement les avoir décidés à l’avance.
 
Cette fonctionnalité me permet de trier les informations que je souhaite et donc de me focaliser rapidement sur l’essentiel. »


L'origine de la trésorerie zéro : une Méthode inventée par un Français

En matière d’information de gestion, parmi les indicateurs suivis par les entreprises privées de tous secteurs, l’un d’entre eux fait presque partout l’objet d’une attention particulière : il s’agit du niveau de la trésorerie.

Comment cette question se présente-t-elle chez les clients que nous rencontrons ?
Cela peut aller du client exceptionnel à la trésorerie très excédentaire qui ne voit pas l’intérêt de travailler sur le sujet à la grande entreprise dont les départements contrôle de gestion et trésorerie se renvoient la responsabilité de la mauvaise qualité des prévisions de trésorerie, en passant par le fond d’investissement qui souhaiterait aider ses participations à améliorer le passage du Budget d’exploitation en Budget de trésorerie.

En quoi sommes-nous à même d’apporter une réponse spécialement pertinente à nos clients sur ces sujets ? La réponse courte à cette question tient en 2 mots : expérience et méthodologie.
Mais que recouvrent ces mots exactement ?
Pour ce qui est du mot expérience, le contenu est assez simple à définir : en ce qui me concerne, il s’agit d’une expérience bancaire à ses débuts (en 1973 !), puis de la gestion de la trésorerie d’une multinationale jusqu’en 1978, date ma rencontre avec Dung NGUYEN qui fut mon mentor (merci de prononcer Zung !) et date à laquelle je suis devenu consultant en gestion de trésorerie pour des sociétés de toutes tailles dans de nombreux secteurs et…pays ! Nous reviendrons plus loin sur ce sujet car beaucoup des sujets que tu évoques ramènent à Dung NGUYEN.
En ce qui concerne la méthodologie, c’est un peu plus compliqué et cela nécessiterait des développements élaborés. Pour des raisons de commodité de lecture, je propose d’en traiter les détails dans des articles spécifiques. Je me contenterai de principes dans ce qui suit.
Pour aborder de façon claire ces futurs développements, il me paraît tout d’abord nécessaire de rappeler quelques éléments du contexte dans lequel la gestion de trésorerie moderne en France est apparue car cela a complètement façonné les développements ultérieurs, les succès comme les difficultés. Cela va nous ramener au début des années 1970.
A cette époque :
- Les taux d’intérêts sur le Franc sont autour de 10% l’an, hors périodes de crises spéculatives contre le Franc. Si l’on rajoute les marges bancaires, l’addition est conséquente.
- La réglementation est drastique :
Contrôle des changes (interdiction de garder des devises plus d’un mois dans un compte en devise)
Encadrement du crédit (plafond de crédit à ne pas dépasser aux dates fatidiques fixées par la Banque de France)
Placements des excédents de trésorerie à un mois minimum pour espérer une rémunération
- Les moyens sont limités :
Pas de micro ordinateur, pas d’Internet, ni même de « Minitel », l’information provient des « pièces bancaires » ou des extraits de comptes papiers, exceptionnellement on s’informe par téléphone…
Pas de progiciel particulier pour la gestion de trésorerie (même Excel restait à inventer) : utilisation du progiciel comptable ou de documents papiers reprenant les informations reçues par les « pièces bancaires » auxquelles on ajoute à la main quelques estimations de l’évolution future. Gomme et crayon obligatoire.
- La gestion de trésorerie fait partie de la « comptabilité »
Compte tenu des éléments précédents (taux d’intérêts, brouillard sur la position de trésorerie du jour, trou noir sur le futur), les comptables visent la sécurité ce qui amène à privilégier les anticipations négatives, c'est-à-dire à favoriser « par précaution » l’intégration des dépenses futures dans les soldes bancaires, ce qui aboutit à constituer des soldes créditeurs par peur d’agios débiteurs conséquents et de « manquer ».
- Les conditions de banques sont d’une « obscure clarté » et relèvent quasiment du «secret défense»
C’est dans ce contexte que paraissent en 1972 dans la revue « Le Management » trois articles d‘un certain Dung NGUYEN sous le titre « Trésorerie zéro, pourquoi, comment ? ».
Tout est déjà dans le titre…Dans ces articles, Dung NGUYEN expose et démontre tout d’abord que le bon trésorier est celui qui gère en « trésorerie zéro » c’est-à-dire celui qui optimise le gain des placements moins le cout des emprunts afin qu’il n’y ait le moins d’argent dormant sur les comptes, pas celui qui évite les agios. Autrement dit, il faut prendre en compte le manque à gagner dans les décisions.
Évidence aujourd’hui, bombe à l’époque.
Les Directions Générales, les Directeurs Financiers, les Trésoriers (quand il y en a) commencent alors à évaluer ce manque à gagner par l’analyse d’un document jusqu’à là assez négligé et qui s’appelle échelle d’intérêts. Ils y trouvent alors une source de gains très important qui va lancer le mouvement.
Mais dans le titre des articles, s’il y a le « Pourquoi ? », il y a aussi le « Comment » ? En effet, une fois admis le principe de trésorerie zéro, il faut le mettre en place.
Dans les conditions de l’époque exposées ci-dessus, on peut résumer ainsi la problématique : je dois être capable de pré-calculer et optimiser le résultat de l’équation suivante : Gains du produit si je place-Coût du découvert entrainé par le placement. Pour concrétiser, dans les conditions de l’époque, pour avoir un gain, il faut placer à 30 jours minimum à un certain taux, ce qui peut entrainer un découvert pendant un certain nombre de jours à un autre taux. Comment décider ?
Il faut évidemment maîtriser les conditions de banques (taux, marges, dates de valeur) mais aussi les prévisions pour effectuer un calcul sérieux.
De ces deux éléments essentiels (principe de trésorerie zéro, maîtrise des paramètres du modèle) et des enjeux conséquents et mesurables qui apparaissent va découler l’ensemble des développements des années qui ont suivi :

- Prise de conscience dans les entreprises de l’importance de la gestion de trésorerie comme centre de profit
- Mise en place d’une fonction Gestion de Trésorerie indépendante de la comptabilité
- Développement de progiciels spécialisés
- Mise en place des techniques d’information provenant des banques
- Publication, clarification des conditions de banque et négociations
Il faut noter tout de suite que si ces points ont été indispensables au développement de la fonction Gestion de Trésorerie, ils portent également en germe des difficultés du fait de la séparation d’avec la fonction comptable, difficultés que l’on retrouve souvent au cœur des problèmes de certains clients.
Parallèlement, notamment dans le cadre du cabinet conseil Dung NGUYEN et Associés dont j’ai eu l’honneur de faire partie dès 1978 en tant qu’associé jusqu’à la disparition prématurée de Dung NGUYEN en 1988, se développe la méthodologie nécessaire pour mettre en place le principe de trésorerie zéro en terme d’organisation et de procédures. Évidemment fondamental.
Les règles et méthodes ont été définies par l’expérience, elles ont été mises en place dans de nombreuses entreprises tout au long des années 80, adaptées ou adaptables aux secteurs et cas particuliers. Ces règles et méthodes ont, par exemple, façonné l’ergonomie des progiciels de gestion de trésorerie, centrés sur la « fiche en valeur » dont l’ergonomie a été définie à cette époque et est toujours d’actualité (le plus bel exemple étant celui de la fiche en valeur de l’ex CERG-XRT Universe).

Depuis les années 1970, les conditions ont beaucoup changé : les taux d’intérêts se sont effondrés (du moins actuellement), la réglementation a changé, les produits de placements à court terme ont pu être développés, les progiciels et internet sont là, les conditions de banques ne sont plus un tabou, etc.

C’est évidemment tant mieux, mais il n’en reste pas moins que de nombreuses difficultés subsistent, notamment autour des prévisions.

Paradoxalement, on peut presque dire qu’une partie de ces difficultés provient du progrès…car comme chacun sait, la fonction crée l’organe et comme les pressions sur la gestion de trésorerie se sont relâchées, certains attributs se sont atrophiés. En gros, on peut dire qu’à de rares exceptions près, ne reste du modèle standard de trésorerie zéro que les aspects techniques « outils » (informatique, progiciels, télématique), les règles et procédures nécessaires en amont pour faire fonctionner le tout de façon cohérente ont disparues. En résumé, il est trop facile de placer en SICAV au jour le jour, cela dispense de faire des prévisions...

Et quand on connaît l’historique, il est amusant de constater qu’il reste une vague trace de ces procédures en amont mais vidées de leur substance dans le vocabulaire utilisé dans les progiciels de gestion de trésorerie.
Par exemple dans un progiciel que je ne nommerai pas existent des Prévisions Confirmées, des Prévisions d’Origine, des banques pivot ou encore des quotas…
Ces mots correspondent à des concepts méthodologiques bien précis de la trésorerie zéro mais les fonctionnalités mises en place n’ont qu’un lointain rapport avec le modèle original.

Pour terminer ce développement déjà assez long, indispensable pour comprendre ce qui suivra, mais qui ne fait qu’effleurer les sujets, on peut résumer ainsi notre apport sur le plan méthodologique :

- Remise de chaque chose à sa place : les outils ne sont que des outils, ils ne peuvent rendre le meilleur dont ils sont capables que si l’environnement est préparé
- Clarification des enjeux, des objectifs, des concepts et du vocabulaire de façon à avoir une vue bien définie de ce dont on parle (par exemple même les mots prévisions et réalisations sont à définir !)
- Connaissance des principes, des règles, méthodes et procédures à mettre en place pour maitriser sa trésorerie et capacité à adapter les règles générales bien connues aux cas particuliers.

Pour terminer, je voudrais souligner un point de première importance : comme expliqué par Dung NGUYEN et vérifié par des années d’expérience, la maîtrise de la trésorerie suppose la reconnaissance de la fonction trésorerie en tant que telle. C’est admettre qu’elle a besoin de fixer des règles et procédures dans une organisation qui lui permet de jouer son rôle.
Naturellement, ces règles et procédures peuvent rentrer en conflit avec d’autres nécessités et cela peut donc être plus ou moins facile à faire passer.
Il y a donc des choix à faire mais il n’y a pas de miracle : si la fonction trésorerie n’est considérée que comme un simple service de caisse, il ne faut pas s’attendre à ce qu’elle puisse prévoir l’imprévisible, fût-elle dotée du plus couteux progiciel de la galaxie.

Marc Jacob de Cordemoy


BI, révolution numérique et autres changements: les outils agiles sont-ils vraiment utiles ?

Par Stéphane ROBERT, Directeur Associé d’ESSENTIEL INFO. Cet article cite des témoignages recueillis lors du dernier séminaire clients organisé par le Cabinet de conseil et d’intégration de Systèmes d’Information Décisionnels.

Intégrateur d’outils informatiques destinés à faciliter la compilation d’information et la prise de décision depuis 10 ans, nous avons constaté que l’usage d’Excel pour manipuler des données et produire de l’information reste très présent. C’est tout aussi bien le cas dans des PME dont la croissance rend cet usage inadapté (volumétrie, temps de traitement, sécurité,…) que dans des groupes où l’usage du tableur prospère alors que les Directions des Systèmes d’Information ont travaillé pour organiser et structurer l’accès à la donnée via des projets souvent couteux. Pour quelles raisons ? A notre avis, l’autonomie des utilisateurs dans Excel et la maîtrise d’un environnement simple pour compiler, manipuler et présenter des données, qui est aujourd’hui encore inégalée malgré ses limites. Cet article est un plaidoyer pour inciter les DSI à organiser, un accès sécurisé à l’information et une Business Intelligence agile, en Self-Service, dans un environnement déjà connu par les utilisateurs métiers, à travers quelques histoires…

L’usage d’Inside XL : un formidable apport dans la définition d’une vision claire et partagée du métier de l’entreprise.

Etablir des consensus sur la situation de départ, le but à atteindre et les changements à conduire, et simuler les effets réels de ces changements dans des environnements de tests.

Comme l’évoque un client, Responsable BI dans une grande Fondation, organiser la possibilité d’un droit à l’erreur via des environnements de tests est une bonne manière d’avancer rapidement : cela permet d’établir un consensus sur la situation de départ et les process à mettre en oeuvre. « Nous mettons les données à disposition des utilisateurs métiers dans un environnement de BI agile Inside XL. Ils échangent, évaluent et suggèrent ensuite des améliorations. Nous consolidons ensuite dans l’outil de Corporate BI* où nous libérons les données » : Rapidité et efficacité augmentées par la collaboration sur des cas concrets.

Fonder la collaboration sur le concret, la transparence et le (bon) sens pour responsabiliser, améliorer la qualité des données et des décisions.

Ces outils à la main des utilisateurs permettent ainsi de les associer à la définition des changements. Cela a pour avantage d’améliorer la qualité des process aussi bien que de remettre la réalité au centre des échanges. Cela semble d’autant plus nécessaire que la taille de l’organisation éloigne certains acteurs clés des opérations. Pour une autre cliente en charge de l’Operational Performance Strategy dans une entreprise multinationale « Organiser le pilotage des activités autour d’outils simples est une vraie force pour les grandes organisations car cela permet de responsabiliser les acteurs à différents niveaux de l’organisation. Donner la possibilité à ces acteurs d’analyser de l’information validée et partagée, c’est avant tout leur permettre d’identifier les défaillances dans les process opérationnels et traiter les dérives à la source. »

*Corporate BI : système d’information décisionnel d’entreprise, généralement composé d’outils d’Extraction, de transformation et de chargement de données, d’entrepôt de données et d’outil(s) de restitution administré(s) par la Direction des Systèmes d’Information (DSI). Ces outils évoluent suivant un processus organisé de spécification par les utilisateurs, réalisation par la DSI, tests et validation et mise en production. Ce processus peut-être long mais garantit la maîtrise, la cohérence et la qualité des données mises à disposition des utilisateurs.

 

Inside XL pour développer une culture de la donnée

Augmenter la conscience du lien entre appropriation des process et qualité de l’information restituée.

Il nous semble y avoir un vrai bénéfice à intégrer dans la pratique de la DSI, les liens entre l’appropriation du sens des process par les collaborateurs et la mise en place d’un outil permettant tests et implication des métiers d’une part, la qualité de la donnée et la rapidité des décisions et des adaptations d’autre part. Cela nous semble résumé en 1 phrase par le DSI d’une grande entreprise de location moyenne durée : « Nous prenons chaque jour un peu plus conscience que le pilotage de notre projet de changement d’ERP doit se faire « par le sens ».

Partager une vision claire du métier, du sens des process et du référentiel de l’entreprise.

Ainsi, comme l’exprime un Directeur Financier d’une entreprise ayant connu de grands changements ces 18 derniers mois, « C’est la compréhension partagée du métier de l’entreprise et la finesse du référentiel, qui permet de passer facilement des indicateurs chiffre d’affaires et parts de marché attendus par le Fondateur hier, aux indicateurs sur la rentabilité demandés par l’actionnaire principal aujourd’hui. C’est aussi un référentiel de qualité et des outils simples qui permettent aux opérationnels d’avoir la vue sur l’utilisation des ressources qui les intéressent au jour le jour pour que l’entreprise soit « analytique » jusqu’au plus près des opérations ».

Associer les utilisateurs métiers sur l’ensemble du cycle de l’information, de la saisie à la restitution de la donnée.

Un autre client Responsable du Contrôle de gestion et du projet Compliance dans un laboratoire pharmaceutique, atteste de l’intérêt d’associer les utilisateurs métiers sur l’ensemble du cycle de l’information, de la saisie à la restitution de la donnée. « Nous avons donné la vue à tous les Attachés Scientifiques sur le nombre de reporting de Compliance incomplets de chacun. Cela a permis d’améliorer la qualité de la saisie par les Attachés Scientifiques les moins rigoureux et par un effet de boucle vertueux d’obtenir aujourd’hui une excellente qualité de nos indicateurs ».

Une Business Intelligence agile et Collaborative au service du changement

Développer des capacités de simulation pour se préparer aux changements et décider vite.

« Nous changeons d’actionnaire majoritaire tous les 5 ans. Aujourd’hui je considère cela non pas comme une difficulté mais comme un changement stimulant.» Cette attitude positive face au changement, exprimée par une autre Directrice Financière est le résultat d’une confiance confortée par de précédentes adaptations réussies. Adapter un reporting à un nouvel actionnaire, réévaluer la qualité de la politique commerciale, démontrer la maîtrise de son Besoin de Fonds de Roulement étant ainsi considérés comme autant d’opportunités d’améliorer l’excellence opérationnelle. Le pilotage par la valeur actuelle et future nécessite une connaissance et une standardisation des process tout autant qu’une certaine capacité de simulation. Ces capacités de simulation préparent aux changements et permettent de décider vite lorsque ceux-ci se présentent. Ainsi pour, l’ex DG d’une entreprise des Médias, c’est la maîtrise parfaite de ses coûts de revient et de ses marges qui « permet dans un contexte de retournement de marché de décider très rapidement de l’achat d’un nouvel équipement ou de l’intérêt d’un nouveau marché ».

En résumé, voici 8 bonnes raisons d’intégrer Inside XL dans votre Système d’information décisionnel :

1) Il facilitera l’établissement d’un consensus sur la situation de départ, le but à atteindre et les changements à conduire,

2) Il permettra de simuler les effets réels de ces changements dans des environnements de tests,

3) Il contribuera au partage d’une vision claire du métier, du sens des process et du référentiel les décrivant,

4) Il fondera la collaboration sur le concret, la transparence et le bon sens,

5) Il responsabilisera chacun dans l’amélioration de la qualité des données et des décisions,

6) Il contribuera à développer une culture de la donnée, et incitera chacun à progresser dans les savoir-faire pour collecter, traiter et protéger une volumétrie importante de données,

7) Il démontrera l’importance des capacités de simulation pour mesurer la valeur actuelle, simuler la valeur future et se préparer aux changements,

8) Il confortera la confiance et amènera chacun à considérer le changement comme une opportunité de progrès.

Associer la mise à disposition d’Inside XL aux outils de Corporate BI ?

Dans de nombreuses organisations on oppose encore Business Intelligence d’entreprise, où la DSI aurait l’initiative de donner aux utilisateurs l’information nécessaire pour décider et self-service BI où les utilisateurs métiers accèdent aux données dont ils ont besoin pour prendre des décisions sans devoir faire appel à l’IT à chaque question. De notre point de vue les 2 approches sont très complémentaires et la question à résoudre pour la DSI est plutôt : de quelle manière organiser la mise à disposition des 2 types d’outils pour donner la réactivité et la capacité d’adaptation dont les organisations ont besoin dans une ère de changements accélérés ?


Business Intelligence et changements : quelles bonnes pratiques ? Une incitation forte à piloter le changement par le (bon) sens

Ce mardi 8 décembre 2015, s’est tenu au Novotel de la Porte d’Italie, la 7ème édition du séminaire clients d’ESSENTIEL INFO. Extraits d’échanges sur le thème « Business Intelligence et changements : quelles bonnes pratiques ?» qui constituent une incitation forte à piloter le changement par le (bon) sens, par Stéphane ROBERT, Directeur Associé, du Cabinet de conseil et d’intégration de Systèmes d’Information Décisionnels parisien.

 

« L’importance fondamentale d’une vision du métier et d’un référentiel de qualité. »

« Nous changeons d’actionnaire majoritaire tous les 5 ans. Aujourd’hui je considère cela non pas comme une difficulté mais comme un changement stimulant.» Cette attitude positive face au changement, exprimée par Ginette GABRIEL, Directrice Financière de CTN a donné le ton des échanges. Adapter un reporting à un nouvel actionnaire, réévaluer la qualité de la politique commerciale, démontrer la maîtrise de son Besoin de Fonds de Roulement apparaissant ainsi plutôt comme autant d’opportunités d’améliorer l’excellence opérationnelle.
Pour Thomas CHRISTIN, ex DG d’EUROMEDIA, la maîtrise parfaite de ses coûts de revient et de ses marges est vitale. Elle permet dans un contexte de retournement de marché de décider très rapidement, par exemple de l’achat d’un nouveau matériel ou de la prise d’un marché. Il met ainsi le doigt sur le lien crucial entre qualité du Référentiel et pertinence de la décision.
Une maîtrise des coûts et du référentiel intimement liée à la bonne compréhension des process, comme l’a souligné Nicolas ZEGARRA, Responsable du Plan Minier chez AREVA. Le pilotage par la valeur actuelle et future, nécessite une connaissance précise et une standardisation des process tout autant qu’une certaine capacité de simulation.

 

« Développer des capacités à collecter, traiter et sécuriser les données »

Frédéric LE DREN, DSI d’AXA Direct Protection souligne aussi l’importance d’une capacité à traiter une volumétrie importante de données. « La technologie permet d’imaginer être bientôt en capacité d’intégrer par exemple des données de capteurs présents dans les véhicules (freins, régime moteur,…) avec des données de géolocalisation et de circulation pour noter les profils des conducteurs. Ces ranking pourraient ensuite être intégrés à un profil de risque et pris en compte dans l’estimation de la valeur future d’un contrat d’assurance auto ». Redistribution des cartes en vue dans de nombreux secteurs, où les géants qui possèdent et maîtrisent la donnée tels que les GOOGLE, AMAZON, APPLE, FACEBOOK et autres acteurs moins voyants tel qu’AUTOLIB. par exemple, se trouvent en position d’entrer sur de nombreux marchés face à des acteurs en place pas tous spécialistes de la donnée et de sa sécurité.
« Un intellectuel assis va moins loin qu’un con qui marche ». Ludovic LABBE, le DSI de LEASECOM, qui cite Michel AUDIARD nuance immédiatement en expliquant qu’il s’attache à discerner quels petits changements apportent le plus de gains même s’il considère l’action comme une des clés du succès.

 

« Mettre en place les conditions d’une Business Intelligence agile et Collaborative »

L’intérêt d’une approche tactique est confirmée par Frédéric LE DREN : « Notre entité créée en 2010 représente aujourd’hui 20 millions d’euros de Chiffre d’affaires et est présente dans plusieurs pays européens. Nous avons préféré, aux gros outils référencés par le groupe, des outils plus simples et souples dont nous avions la parfaite maîtrise pour pouvoir faire des prototypes et garder de l’agilité ».
Pour Yao SOGADZI, Responsable BI à la FONDATION DE FRANCE organiser la possibilité d’un droit à l’erreur via des démarches de prototypage ou des environnements de tests est une bonne manière d’avancer rapidement et d’établir un consensus sur la situation de départ, sur les référentiels et les process. « A la Fondation de France, nous mettons les données à disposition des utilisateurs dans un environnement de BI agile Inside XL, ils échangent, évaluent, suggèrent des améliorations. Nous consolidons ensuite dans l’outil de Corporate BI ou nous libérons » : Rapidité et efficacité augmentées par la collaboration sur des cas concrets.

 

« Entre-t-on dans un monde où survivraient aux changements ceux qui partagent le (bon) sens ? »

Une collaboration guidée aussi par le sens, qui est largement revenue dans les échanges au sujet de la qualité des données aussi bien que sur la nécessité de remettre la réalité au centre des échanges, surtout dans des organisations dont la taille éloigne certains acteurs clés des opérations.
Pour Mounia EL ASRI DARIE en charge de l’Operational Performance Strategy chez AREVA, « Organiser le pilotage des activités autour d’outils simples est une vraie force pour les grandes organisations car cela permet de responsabiliser les acteurs à différents niveaux de l’organisation. Donner la possibilité à ces acteurs d’analyser de l’information validée et partagée c’est avant tout leur permettre d’identifier les défaillances dans les process opérationnels et traiter les dérives à la source. »
« Chez CHUGAI PHARMA FRANCE, nous avons donné la vue à tous à les Attachés Scientifiques sur le nombre de reporting de Compliance incomplets de chacun. Cela a permis d’améliorer la qualité de la saisie par les Attachés Scientifiques les moins rigoureux et par un effet de boucle vertueuse d’obtenir aujourd’hui une excellente qualité de nos indicateurs », a ainsi témoigné Sandro GARDONIO responsable du Contrôle de gestion et du projet compliance dans le laboratoire pharmaceutique.
« C’est la compréhension partagée du métier de l’entreprise et la finesse du référentiel, qui permet de passer facilement des indicateurs chiffre d’affaires et parts de marché attendus par le Fondateur hier, aux indicateurs sur la rentabilité attendue par l’actionnaire principal aujourd’hui. C’est aussi un référentiel de qualité et des outils simples qui permettent aux opérationnels d’avoir la vue sur l’utilisation des ressources qui les intéresse au jour le jour pour que l’entreprise soit « analytique» jusqu’au plus près des opérations», ainsi que l’a exprimé Eric AMORIN, Directeur Financier de MONAL GROUP.
« Nous prenons chaque jour un peu plus conscience que le pilotage de notre projet de changement d’ERP doit se faire par « le sens » conclut Didier MOREL, DSI de VIA LOCATION .


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Lohmann France

FICHE D’IDENTITÉ

Secteur : Agriculture
Activité : Accouvage et élevage de poules pondeuses
Zone Géographique : Europe

LE CONTEXTE

Créée en 2001 et détenue par la holding allemande EW Group Gmbh, la Société Lohmann France est spécialisée dans l’accouvage et la commercialisation de poussins d’un jour destinés à être poules pondeuses.

La société maîtrise l’ensemble du cycle de production : de l'élevage des troupeaux parentaux à l'incubation des œufs, et de l'éclosion à la livraison.
Ces activités intégrées s’accompagnent de nombreux indicateurs de suivi : Suivi technique des troupeaux, transport, résultats de production au couvoir, reporting à la holding, et rapports règlementaires.

Lohmann France s’appuie sur le logiciel de comptabilité CEGID, et sur un logiciel en base Oracle développé par le groupe pour la production et l’élevage des volailles.

LE PROBLÈME RENCONTRÉ

La société Lohmann France doit rendre compte de son activité à sa holding en Allemagne, avec des demandes exigeantes en termes de fréquence et de finesse des indicateurs d’activité.
La direction financière est cependant confrontée à deux difficultés majeures dans la production de ses tableaux de bord :

- Le manque de souplesse dans l’accès à l’information : Les outils en place ne permettent que des extractions d’états prédéfinis, qui ne conviennent pas aux besoins transverses et spécifiques de la direction financière.
Les exports demandent ainsi de nombreuses opérations manuelles et fastidieuses, voire des doubles saisies qui ralentissent la production des tableaux de bord et nuisent à leur fiabilité.
- La difficulté de réconcilier dans une même analyse des informations provenant de sources diverses : les données de comptabilité et production provenant d’environnements différents, leur rapprochement nécessite de nombreux retraitements manuels (tables de correspondance, affectations de regroupements analytiques…) qui limitent le nombre et la fréquence des indicateurs produits.

LES ENJEUX MÉTIERS ET TECHNIQUES

- Capitaliser sur le développement spécifique réalisé en interne
Le logiciel de gestion des troupeaux et des œufs ayant été développé et adapté au fil des ans par la direction informatique du groupe, l’organisation de la base sur Oracle et la volumétrie ont été optimisées pour une fiabilité maximale.
L’intérêt est d’en tirer le bénéfice maximum sur un périmètre non rempli par l’outil transactionnel : la production de tableaux de bord, et ainsi viabiliser davantage le travail déjà réalisé.
- Permettre à la direction financière d’obtenir une meilleure visibilité de l’activité grâce à des indicateurs plus nombreux, plus fiables, plus réguliers, et automatisés.
- Supprimer les double-saisies, par conséquent le manque de fiabilité et les pertes de temps que celles-ci occasionnent.

LE DÉFI

Automatiser le reporting sur un périmètre multi-sources, et assurer à la direction informatique une mise en valeur des développements réalisés tout en respectant sa politique de sécurité.

LES BÉNÉFICES CONSTATÉS

Pour la Direction Financière :

- Des états sécurisés, mis à jour sans retraitements manuels,
- Un rapprochement simple d’informations jusqu’alors cloisonnées (comptabilité/production/ventes),
- Autonomie et prise en main de l’outil pour toutes évolutions futures,
- L’adaptation aux exigences de la holding.

Pour la Direction Informatique :

- La mise en valeur des très nombreuses informations collectées par l’outil de production développé en interne
- Le respect de la politique de sécurité et d’accès aux données
- L’autonomie plus importante du métier sur la production de tableaux de bord

Pour le groupe :

- Des rapports plus réguliers, plus riches, et plus fiables
- Une meilleure visibilité de l’activité
- Un coût réduit