La Lettre du 30 - septembre 2022
En ces moments de transitions, la mise en commun des bonnes pratiques et la coopération sont de bon aloi.
Devenez acteur de ces mutations, en partageant à votre tour vos bonnes pratiques de pilotage et associez-vous à nos rubriques :
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Savez-vous que vous pouvez vous appuyer sur notre gamme d’outils de reporting Lean pour faciliter vos projets de changement d’ERP ou de CRM par exemple ?
Nous vous indiquons les 8 étapes clés pour un changement conduit par le Bon Sens.
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Les “champs calculés”, c’est aussi possible avec Power BI !
Découvrez cela dans nos Fiches Pratiques les Essentiels spéciales Datavisualisation.
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Notre Communauté d’utilisateurs va bientôt ouvrir ses portes.
En effet, suite au succès de notre lettre du 30 et du partage des Essentiels, devenus incontournables pour certains d’entre vous, nous ouvrons prochainement notre Communauté des Datahumanists.
Aidez-nous à favoriser l’émergence des données porteuses de Sens chez chacun d’entre vous grâce à vos partages d’expériences.
Bonne lecture,
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Inside : un appui à la Transformation Digitale
Voici 8 bonnes raisons d’utiliser notre gamme d’outils de reporting Lean (Inside,…) dans vos projets de Transformation digitale :
1) Il facilitera l’établissement d’un consensus sur la situation de départ, le but à atteindre et les changements à conduire (ex : référentiel de comptes ou Tiers dégradés,…),
2) Il permettra de simuler les effets réels de ces changements dans des environnements de tests,
3) Il contribuera au partage d’une vision claire du métier, du sens des process et des référentiels les décrivant,
4) Il fondera la collaboration sur le concret, la transparence et le bon sens grâce à des ateliers,
5) Il responsabilisera chacun dans l’amélioration de la qualité des données et des décisions,
6) Il contribuera à développer une culture de la donnée, et incitera chacun à progresser dans les savoir-faire pour collecter, traiter et protéger une volumétrie importante de données en croissance,
7) Il démontrera l’importance des capacités de simulation pour mesurer la situation actuelle, simuler des variantes futures et se préparer aux changements,
8) Il confortera la confiance et amènera chacun à considérer le changement comme une opportunité de progrès.
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Power BI : Zoom sur l’outil Mesure
Et si vous passiez à la Datavisualisation sur la base des mêmes données ?
Il est temps de découvrir les fonctions disponibles dans Power BI.
Dans ce nouvel Essentiel nous vous montrons qu’il n’y a pas de limite à la représentation visuelle de l’information avec les champs calculés dans Power BI.
Prêt pour la partage des indicateurs en mobilité ?
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Notre communauté au service des utilisateurs
Nous vous remercions infiniment pour vos retours positifs sur nos Essentiels.
Dans cette volonté de faire partager à nos utilisateurs, nos trucs et astuces, nos conseils, vos retours d’expériences à travers des témoignages, nous ouvrons prochainement la communauté des Datahumanists.
Cette communauté permet de favoriser les retours d’expérience entre utilisateurs directement, d’acquérir des compétences par l’exemple de bonnes pratiques d’autres utilisateurs à travers des tables rondes, des webinaires métier par secteur d’activité et toute autre manifestation vous permettant de monter en compétences vers une plus grande autonomie.
Nous construisons cette communauté des Datahumanists faite pour et par vous.
Afin de mieux répondre à vos attentes, nous vous proposons de participer à notre sondage.
Nous vous remercions par avance pour votre participation
et à bientôt pour l’inauguration de la communauté !
La Lettre du 30 - juillet 2022
Ce mois-ci nous vous proposons :
- Une fiche pratique Les Essentiels sur les messages d’erreur commençant par # pour mieux comprendre ce qu’ils signifient.
- Une vidéo pour découvrir comment connecter facilement plusieurs sources de données à Excel grâce à Inside (Sage BI Reporting).
- Un zoom sur un rôle Data des Parcours du Héros : l’Admin IT Inside (Sage BI Reporting), garant d’une part de la sécurité et d’autre part de l’optimisation.
Bonne lecture,
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Les Essentiels : Les messages d’erreur #
Si vous êtes utilisateur d’Inside (ou Sage BI Reporting), vous avez probablement déjà rencontré un #NOM, #ERREUR ou un autre message d’erreur commençant par #.
Vous vous demandez à quoi il correspond pour pouvoir résoudre ce message d’erreur ? Nous vous expliquons les différents messages d’erreur possibles dans cet Essentiel.
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Vidéo : Connectez simplement toutes vos sources de données
Découvrez comment connecter facilement et rapidement toutes vos sources de données (Bases SQL, Sources externes depuis vos logiciels de gestion, fichiers plats…) à Excel grâce au module Inside Studio (Sage BI Studio).
Grâce aux Parcours du Héros vous pouvez apprendre à créer des connexions à de nouvelles sources et ce dès le rôle Créateur d’analyses Expert.
Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !
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Zoom sur un rôle Data des Parcours du Héros : Admin IT
Le mois dernier nous vous présentions le rôle d’Administrateur Métier.
Ce mois-ci, c’est au tour de l’Admin IT Inside/Sage BI.
Membres de la DSI ou des équipes IT attachées aux équipes métier, vous pouvez vous former au rôle d’Admin IT Inside, même si vous avez seulement des notions en matière de base de données et de langage SQL.
Vous deviendrez le garant de l’intégrité des données manipulées par les utilisateurs d’Inside (Sage BI), de Power BI ou de Board.
Vous aurez un rôle clé de facilitateur, entre vos collègues qui connaissent les systèmes transactionnels (Compta, ERP, CRM, paye,…) et les différents acteurs métiers qui utilisent ces données.
Vos collègues des différents métiers pourront ainsi :
- Disposer d’une mesure unifiée de la réalité : vous pourrez identifier les endroits où il y a des données stockées dans Excel ; aider à les automatiser et sécuriser l’accès aux données pour diminuer la taille du shadow IT.
- Partager une vision commune en mobilité : vous pourrez prévoir un socle de données commun aux différents outils de restitution pour garantir l’unicité de la donnée présentée, sous forme de Reporting ou de Datavizualisation.
- Faire des simulations à l’échelle de l’entreprise pour une prise de décision en autonomie et en conscience des impacts pour l’environnement.
En résumé, vous saurez notamment :
- Créer des connexions aux nouvelles sources (On prem ou dans le Web) et les mettre à disposition de vos collègues Métiers dans le Studio Inside,
- Veiller à la sécurité de l’environnement décisionnel (sauvegarde des bases, des connecteurs, des processus),
- Optimiser les performances et l’architecture du système décisionnel,
- Collaborer avec les utilisateurs Métier pour supprimer le Shadow IT.
Formez-vous au rôle d’Admin IT et donnez à vos collègues Métier un appui encore plus solide !
Le coin lecture - mai 2022
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Livre Blanc : Lean Data Management Français
Dans un monde devenu incertain,
donnez de la réactivé et de l’agilité à votre entreprise :
Mettez en œuvre la subsidiarité,
en passant du « décisionnel » au « système de décisions distribuées ».
Vous souhaitez gagner en réactivité et que les personnes « du terrain » prennent les décisions rapidement sans en référer à toute une chaîne hiérarchique ?
Vous souhaitez gagner en adaptabilité, et que le « génie humain » de vos équipes fasse des merveilles quand des évènements imprévus ou hors process se présentent ?
Vous souhaitez simplement rester vivant et vous avez compris que réactivité et adaptabilité ne sont plus des options dans un monde devenu très incertain ?
Aidez votre entreprise à devenir Data Centric & Humaine en libérant l’énergie collective, et en passant du « décisionnel » au « système de décisions distribuées ».
La Lettre du 30 - avril 2022
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Les Essentiels : Les complémentarités des rôles data
Zoom sur une de nos clés pour passer du décisionnel à un système de décisions distribuées : la coopération entre des acteurs ayant des « rôles Data » bien identifiés.
Dans un monde incertain la coopération entre acteurs, individuellement démunis devant la complexité, permet d’obtenir de bien meilleurs résultats que s’ils étaient en compétition les uns avec les autres.
Pour nous cette coopération entre personnes est très importante car ce sont elles qui ont la meilleure connaissance du « métier » et qui peuvent produire des informations à très grande valeur ajoutée.
Lorsque les équipes sont sollicitées, chacune dans leur spécialité et au bon niveau en lien avec leur goût et aptitude pour la données, cela produit de l’intelligence et de l’engagement.
Notre Méthode PerMéT® permet cela et renforce la coopération face à un monde incertain.
Découvrez un de ces récits où la coopération permet à l’intelligence métier de s’exprimer.
Pour recevoir des informations supplémentaires sur des notions évoquées dans ce récit telles que :
– Bases de synthèse liées avec des bases de détail;
– Sandbox;
– Fonction Détails d’Inside;
n’hésitez pas à nous faire part de vos demandes sur cette page.
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L’interview du mois : Monsieur François Pochat à la SPA
3 raisons de passer à un système de décisions distribuées dans un monde incertain
Un système de décisions distribuées : c’est quoi ?
C’est un système par lequel les femmes et les hommes au plus près des situations vont pouvoir prendre la bonne décision, en conscience des impacts pour les autres niveaux et fonctions de l’entreprise.
Dans un monde incertain, où des situations imprévues se succèdent, ces enjeux de réactivité, de libération de la créativité et de l’autonomie des personnes sont majeurs.
Notre Méthode PerMéT® permet cela et améliore l’engagement des équipes.
Qu’imaginer de mieux, que des équipes conscientes, créatives et engagées pour faire face aux situations imprévues et autres crises ?
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L’Intelligence Collective en Action
Repères pour une co-construction du SENS de l’entreprise.
Comment une entreprise peut-elle se développer et tendre vers l’excellence en bonne entente avec ses équipes ?
Ce livre relate la success story d’Elis, entreprise familiale devenue leader européen dans le domaine des services à l’entreprise en matière d’hygiène, de confort et de bien-être.
Philippe Bernard, son président jusqu’en 2007, et Vincent Lenhardt, le spécialiste du coaching en France, qui l’a accompagné, décrivent comment ils ont conduit le changement au sein de l’entreprise et développé l’intelligence collective de l’équipe de direction.
Ils témoignent du travail en profondeur qu’a nécessité cette mise en place et théorisent l’approche intégrative avec une attention particulière portée à l’exemplarité des acteurs et à l’accompagnement individuel et collectif.
La Lettre du 30 - janvier 2022
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Les Essentiels : Automatiser la réconciliation des immobilisations
Au moment de la clôture, il peut être nécessaire de réconcilier les amortissements du P&L avec le Bilan afin de montrer aux auditeurs que les comptes sont cadrés.
Voici un exemple de réconciliation réalisé avec Inside, permettant de montrer que le montant des dotations au compte de résultat (P&L) cadre bien avec les immobilisations de la balance sheet.
Une fois ce fichier automatisé créé, il peut être utilisé tous les mois dans le cadre d’une clôture mensuelle afin de fiabiliser vos comptes, et d’en réaliser une analyse en un instant.
Grâce à Inside/Sage BI, il serait également possible de rapprocher les données de comptabilité avec les données provenant des immobilisations.
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Success Story d’un Héros de la donnée : « J’ai constitué ma première base de données. »
Romain avait besoin de retraiter des données issues de son logiciel de suivi des vols et il a pu intégrer ces données dans une base interrogeable par Inside.
« J’ai utilisé ces données pour faire un état automatisé. »
Avec une requête Inside, il a pu éditer et filtrer les données dont il avait besoin sans avoir à utiliser des formules Excel. Il a ajouté les champs Mois et Année qui n’existaient pas dans le fichier extrait du logiciel de vols, ce qui lui a permis de filtrer plus facilement sur la période. Grâce à Inside il met à jour sa base en quelques clics.
« Je peux faire des vérifications entre les données de la comptabilité et celles de ma base de données. »
Grâce à cette nouvelle base, il a pu réaliser ce que les commissaires aux comptes lui ont demandé : c’est-à-dire rapprocher les données du CA provenant de la comptabilité et les informations provenant du logiciel de vol. Cela lui a même permis de se rendre compte qu’il manquait l’attribution de numéro de facture sur certaines lignes.
« Manipuler les données n’est pas si compliqué que ça et je fais facilement des choses qui me rendent service dans Excel avec Inside. »
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Comment bien commencer l’année sur le plan de la Data ?
En faisant un Diagnostic Per Mé T®
L’enjeu d’abord : Il s’agit d’aider votre organisation à devenir plus réactive et adaptable dans un monde volatile et complexe.
Comment ? en permettant que des décisions justes, soient prises au plus près du terrain et en conscience des autres parties de l’organisation.
En résumé : chacun sait où aller, ce qu’il faut regarder, ce qu’il y a à faire, et les données à mesurer.
Et en pratique ? L’idée est assez simple : il suffit de considérer ce sujet vu souvent principalement comme une question Technique, comme un sujet à traiter simultanément en 3 dimensions.
Vous souhaitez savoir ce que sont ces 3 dimensions ?
Un indice, il s’appelle Per Mé T ; Retrouvez des précisions sur notre site www.essentielinfo.com
Pas envie d’attendre pour cette bonne résolution ?
BI et Datas à l’ère du changement
Salons Solutions 2021. Le Salon de l’entre 2 mondes.
Par Stéphane Robert. Directeur et Fondateur d’Essentiel Info.
Quelques réflexions partagées en mode impressionniste sur les Salons Solutions 2021 qui se sont tenus les 5 et 6 octobre 2021 à Paris, Porte de Versailles.
Avec le recul de ces quelques semaines, j’ai une impression troublante de Salon « d’entre 2 mondes » :
L'ancien monde d'abord, toujours présent
Les organisateurs du Salon passant offrir une bouteille de champagne aux exposants, heureux de pouvoir recroiser des clients et vivre un moment de convivialité « en vrai »,
des acteurs historiques du marché qui évoquent la transformation digitale avec une large partie de leurs solutions qui ne sont pas conçues pour cela (pas nativement full Cloud et inter-opérables,…).
Le nouveau monde
Des visiteurs et des exposants masqués qui se tiennent « à distance » ; de grands acteurs absents, témoins muets du questionnement sur « évènements présentiels, distanciels, hybrides ? »,
le succès des éditeurs de dématérialisation de factures ou de signatures électroniques, hirondelles d’un monde où la dématérialisation sera très forte,
et « last but not least »,
montée en puissance discrète mais sensible à la taille de leur stand (tiens, ça c’est de l’ancien monde 😉) des quelques rares nouveaux entrants de l’ « ERP » développés en langage Python pour être plus collaboratifs,
ouverts et hybridés par des web API à d’autres solutions et de fait moins « Enterprise » Ressources Planning, que partie d’un « best of bride » web efficient.
A l’ère de la collaboration face aux complexes, ces solutions ont un avenir certain à notre avis.
Comment construire des solutions hybridant l’On prem et le Cloud ?
L’application Coeur de métier nativement Cloud et les derniers modules de spécialités full web, est à notre avis un grand enjeu en ces temps de transition.
Une BI agile et hybride est un bon moyen de gagner le temps de faire cela.
Les échos des Salons Solutions
Le salon solutions réunissait la semaine dernière une partie des professionnels du monde des logiciels de gestion.
Que retenir du point de vue des données ?
Pour nous, la nouvelle importante est que les 1ers ERP nativement web et ouverts arrivent.
Nous savions que les infrastructures allaient dans le Cloud.
Les versions d’ERP nativement conçus pour ces environnements ont maintenant pignon sur rue, et leurs éditeurs deviennent des sociétés solides. Le français Objectif Pi avec sa solution OPEN Prod en est un des exemples.
L’éditeur Rhône-alpin dirigé par Raphael MAUDET et destiné aux sociétés industrielles a été notamment choisi par Air Liquide, et équipe une large partie des maroquiniers français.
La différence avec les versions « Cloud » actuelles des éditeurs d’ERP traditionnels ?
Les solutions nativement conçues pour le Cloud sont développées en python et acceptent nativement les échanges de données via web api.
La solution XRP Flex de l'éditeur Cegid dérivée de la solution scandinave Acumatica est un autre exemple de cette nouvelle génération d’ERP.
Leur part de marché est encore faible (l’éditeur lyonnais aurait vendu 40 projets en 2020 à date) mais c’est bel et bien vers là que vont les outils de demain.
La conséquence pour les données ?
Cela annonce l’arrivée des solutions décisionnelles dans le Cloud alimentées par des flux automatisés de données provenant d’ERP ou autres briques applicatives spécialisées, connectées entre elles.
De notre côté :
L’éditeur Infinéo, concepteur d’Inside la solution de BI sous Excel la plus souple du marché, était présent avec 2 de ses partenaires. Essentiel Info avait la chance d’être l’un d’eux.
Stéphane Robert, le Dirigeant d’Essentiel Info a donné une conférence sur le thème « le décisionnel au service de votre vocation », qui a permis d’illustrer la pertinence de l’approche PerMéT développée par l’intégrateur pour inviter de façon concrète la transformation digitale dans vos entreprises.
Podcast et présentations personnalisées disponibles sur simple demande
Galerie
La Lettre du 30 - juillet 2020
L'Essentiel
Ressources complémentaires
Inside Xl - Comment réaliser un état de PNL automatisé ?
L'Essentiel - Segments Excel
Quand les KPI ne sont plus signes du mode "Command and Control"
Redéfinissez l'utilisation que vous faites de vos KPI
LE CONFINEMENT EN RÉVÉLATEUR DE DÉFIANCE
La sensibilité du collaborateur à la défiance est encore plus forte à distance et "dans son chez-lui". Nous en faisons tous l'expérience et l'observons autour de nous. Les appels du type "Bonsoir tu vas bien ? Alors on en est où ? Quoi de neuf aujourd'hui ?" ne sont pas ressentis de la même manière en face à face dans le bureau, que par un appel reçu dans sa cuisine. La distance et le fait pour le collaborateur d'être dans sa sphère privée changent beaucoup la sensibilité à ce type de question.
Ne serait-ce pas l'occasion de se demander si les indicateurs d'activité utilisés dans l'entreprise (d'ailleurs bien en berne chez beaucoup en ce moment) ne seraient pas perçus comme autant de signes de défiance ? Parlent-ils vraiment de ce qui est vu comme important de la réalité des opérations par le collaborateur ? Sont-ils simplement destinés à alimenter l'image de la réalité au "prisme de la vue d'en haut" ?
BÂTIR QUELQUE CHOSE DE BEAU AVEC LES PIERRES QUI ENTRAVENT LE CHEMIN
Goethe le disait déjà. Bien sûr nos entreprises collectives sont entravées. Et si l'occasion était saisie ? De profiter de cette mise à distance forcée pour savoir ce qui est important de l'endroit où se trouvent les collaborateurs ? Quelle bonne occasion de montrer aux collaborateurs que leurs points de vue sont importants pour voir la réalité. Mieux une diversité de points de vue écoutée et considérée dans sa richesse découverte à l'occasion d'un grand "Zoom"! Bien sûr la cohérence est à garder pour faire sens avec les indicateurs qui parlent de certaines réalités intangibles : malgré le coup de pouce de la puissance publique, les salaires vont bien être à payer, le volume d'affaires réalisées avec les clients reste aussi un indicateur porteur d'une vérité importante . Mais ce pourrait bien être là une occasion de les compléter.
QUAND LES KPI DEVIENNENT LE SIGNE VISIBLE D'UNE TRANSFORMATION AUTOUR D'UN SENS PARTAGE
L'occasion nous semble belle de réconcilier les personnes avec la transformation par le système de pilotage. Comment ? En associant les équipes de terrain à la définition des signaux réellement marqueurs de sens. Tiens un indicateur de moral des différents départements dans le Dashboard global de Management ?! Si ce n'est pas un signe que la transformation chez vous n'est pas qu'une intention en carton !
Réconcilier les personnes avec le projet via une vision réellement unifiée des opérations : c'est une des opportunités offerte par le confinement. Elle sera saisie par certains. Et pourquoi pas vous ?
Stéphane Robert, Directeur Essentiel Info
Découvrez notre offre Essentiel KPI, conçue pour vous aider à définir des indicateurs porteurs de sens.
3 questions pour un DAF par temps incertain. 2/3 S'adapter en Plombiers ou en architectes ?
Les effets en chaine de l'épidémie de COVID posent plus que jamais la question de la manière pour les organisations à devenir plus agile.
Dans un article éclairant sur la transformation Digitale publié ces derniers jours sur son profil Linked-in, Vincent Champain, le CDO et Digital Transformation Officer de Framatome, pose le sujet de la transformation avec la question, si importante, du "Comment". Pour reprendre ses termes évocateurs : « Faut-il conduire la transformation de l’entreprise en plombier ou en architecte ? ». Question stratégique à enjeux financiers réels, par les temps qui courent.
Vous êtes nombreux à avoir budgété pour 2020 des investissements pour améliorer vos systèmes, digitaliser vos processus ou votre front client, capitaliser sur vos données…
Ce début d’année vous pose surement la question : faut-il renoncer à vos investissements stratégiques pensés en architecte pour rendre votre organisation adaptable, collaborative et à son aise dans un environnement aux changements accélérés ? Est-il plus raisonnable pour protéger prudemment votre trésorerie, de réaliser seulement les investissements qui s’imposent et adapter l’entreprise « en plombier », en attendant de voir ?
Le Directeur Financier acteur majeur de la transformation vers plus d'agilité dans beaucoup d’ETI se pose peut-être la question : faut-il tout arrêter ? Qu’est-ce que cela veut dire concrètement pour cette année ?
Pour illustrer qu’il s’agit davantage d’une question d’approche que d’une question strictement financière, nous allons prendre un exemple ou justement le Directeur Financier n’a pas le choix de l’investissement.
Cela concerne une obligation règlementaire : celle qui s’impose aux sociétés cotées au 1er janvier 2021 pour la publication de leurs comptes 2020.
En effet, celles-ci ont l’obligation, à l’instar de leurs 5300 homologues européennes, d’adopter un nouveau format d’échange dématérialisé de leurs comptes sociaux.
Le standard ESEF (European Single Electronic Format).
Les banques et les Assurances françaises ont déjà répondu à une contrainte ressemblante ces dernières années, permettant aux régulateurs de collecter et d’analyser plus facilement leurs données.
Un champion français de la discipline, l’éditeur de logiciels Invoke, a pris le rang d’acteur mondial de référence sur le sujet, après 25 ans de travail acharné pour l'éditeur Rouennais.
Donc s’agit-il pour les sociétés cotées de traiter cette obligation règlementaire en investissant « en plombier » sur une solution permettant de « liquider » le sujet à moindre cout ?
Disons-le : c'est à notre avis une occasion manquée de penser l’avenir en architecte, et de s’adapter à un environnement en mutations (très) accélérées. Revenons à notre exemple.
Le reporting ESEF s’appuie sur un nouveau format d’échange de données.
Pour le dire schématiquement, il est question de contenu (les comptes de l’entreprise), de format d’échanges de ce contenu (tous les rapports financiers annuels devront être publiés sous la forme de page web au format xHTML, standard de présentation), et à l’intérieur de ces documents les états financiers consolidés en normes IFRS devront être « étiquetés » au format XBRL (standard d’organisation des données).
Pour faire une analogie, ces étiquettes ou tags sur les données financières, permettent de les classer, organiser, analyser beaucoup plus facilement, à l’image de votre smartphone qui vous classe les photos et vous propose des albums thématiques en fonction de critères associées à la photo (tags) au moment où elle est prise. L’utilisation d’une taxonomie/syntaxe unique permet ensuite des comparaisons entre entités européennes (Le Single de ESEF).
Le champ que cela ouvre est important ; présentation de données (ici reporting) quasi « holomorphique » et parfaitement adaptable, analyse simplifiée par un régulateur, une maison mère, un groupement professionnel sectoriel permettant des benchmark... ou encore alertes automatisées sur n’importe quel critère par exemple,…. Cela n’a pas l’air de grand-chose : parlez-en aux contrôleurs de gestion, ou aux consolideurs que vous connaissez.
Parmi les autres opportunités « offertes » par cette contrainte pour une entreprise : celle d’analyser sa communication financière. Les sociétés pourront, dans le cadre de l’ESEF, ajouter des indicateurs alternatifs de performance qui sont spécifiques à leur secteur ou à leur entreprise, pour les besoins de leur communication. A l'heure de la RSE c'est peut-être une bonne idée de se démarquer. Le collectif des jeunes polytechniciens qui a signé un manifeste pour dire qu'ils ne travailleraient pas pour des entreprises socialement irresponsables, ou Nicole Notat qui a créé Vigéo autour de ces idées il y a déjà de nombreuses années doivent s'en féliciter.
Au-delà de la question de ce que l’on communique dans un environnement plus ouvert qui peut sembler secondaire, l’ESEF offre aussi la possibilité d’expérimenter un autre sujet très important pour demain : certaines offres du marché, laissent un module ouvert à leur agence de communication, pour que les équipes internes et les équipes de l’agence partagent la même technologie et travaillent en temps réel sur les mêmes supports de travail : une réelle opportunité d’expérimenter le co développement, l’intelligence collective avec ses partenaires dans un éco-système rendu plus ouvert et communicant par la technologie.
Est-ce que ces questions sont un luxe pour les entreprises françaises dans la compétition mondiale ?
Certainement pas puisque la France et l’Europe rattrapent leur retard par rapport au reste du monde. Faut-il juste traiter la contrainte pour arriver au niveau des compétiteurs étrangers qui l’ont fait avant nous ou profiter de l’opportunité d’aller plus loin et de reprendre une longueur d’avance ?
N’y a-t-il pas, à l’image de cet exemple, un chemin par l’expérimentation, ou un court terme audacieux et concret vient au service d’une vision plus long terme, en l’informant par des faits et des retours d’expérience concrets.
N’est-ce pas aussi une question que nos pouvoirs publics peuvent se poser dans la manière de faire face aux défis très grands auxquels ils sont confrontés ?
Alors pour vous, ce sera « Plombier ou Architecte » ? ou « Plombier et Architecte » ?
2ème question de la série : 3 questions pour un DAF par temps incertain
3 bonnes questions pour un Daf, par temps incertain
Question 1. Sur une idée pas tout à fait neuve : la capacité d’adaptation (on dit agilité aujourd’hui ;)
Connaissez-vous le point commun entre Jeff Bezos, Peters en Waterman**, les 2 consultants de Mac Kinsey gourous du management dans les années 80, Arie de Geus l’auteur d’une analyse sur les entreprises centenaires**, ancien patron emblématique de la prospective chez Royal Dutch/Shell ?
Tous les 3 partagent la même conviction : pour développer et pérenniser le Business il faut, rechercher les invariants, les choses vraies hier et qui le sont encore aujourd’hui.
Jeff Bezos, le patron d’Amazon résume cela comme cela : “On me pose toujours la question de ce que sera devenu le business dans 20 ans, mais personne ne me demande ce qui n’aura pas changé. C’est dommage, car cette question est tout aussi intéressante, et c’est sur la réponse qu’on construit les Business de demain… »
Les auteurs du Prix de l’excellence* ou le pionnier de l’entreprise apprenante** cités plus haut ont orienté leurs recherches dans le même sens. Et savez vous ce qu'ils ont trouvé ?
Un 1er point clé : les entreprises championnes ou multi-séculaires ont un même point commun : la capacité d’adaptation.
Rien de nouveau sous le soleil ; direz-vous peut-être ? C’est vrai : la bonne question, la question difficile concerne la mise en œuvre.
En quoi cela concerne-t-il le Directeur Financier ? Parceque les processus d’information qu’il anime déjà sont un excellent support pour cela.
Que faites-vous pour que le processus d’informations financières développe l’autonomie et la capacité d’adaptation des acteurs de votre organisation ?
Cela nous semble être une question pertinente… spécialement par temps incertain
A très vite, pour une 2ème question.
* Le Prix de l’excellence, le secret des meilleures entreprises. Thomas Peter, Robert Waterman
https://www.eyrolles.com/Entreprise/Livre/le-prix-de-l-excellence-9782100583027/
** La pérennité des entreprises. L’expérience des entreprises centenaires au service de celles qui veulent le devenir
https://www.eyrolles.com/Entreprise/Livre/la-perennite-des-entreprises-9782840011286/
Zoom-in et témoignage : l'assistant cellule chez une compagnie d'assurance
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Assurances
Activité : Non-vie
Zone Géographique : Ile-de-France
UN MOT SUR LE CLIENT
Rachid, chargé d'études actuarielles dans une compagnie d’assurance, est amené à travailler sur des sujets variés. Il participe non seulement à la création des produits d’assurance, à leur tarification mais également au suivi de leur sinistralité. Par ailleurs, il s’agit d’un métier soumis à de fortes contraintes réglementaires avec la directive Solvabilité 2 : régulièrement dans l’année, le chargé d’études actuarielles a pour mission de remettre au régulateur des reportings détaillés sur la solvabilité de son entreprise.
ZOOM-IN : L’ASSISTANT CELLULE
L’Assistant Cellule est un Assistant créant et maintenant une formule dans Excel®, capable d’interroger une base de données et de renvoyer un agrégat dans la cellule de la formule selon des filtres de sélection.
Les valeurs des filtres de sélection peuvent être stockées directement dans la formule ou dans une cellule Excel.
Son comportement est celui d’une formule Excel traditionnelle. La formule Cellule peut donc être enregistrée en même temps que votre feuille Excel et peut être déplacée ou copiée comme n’importe quelle cellule. Une fois la formule Cellule créée, vous pouvez à tout moment retourner sur son paramétrage en double cliquant sur la cellule Excel.
RACHID NOUS RACONTE SON UTILISATION D'INSIDE XL
« Mon besoin majeur à l’utilisation d’INSIDE XL a été de rationaliser les processus de production des reportings tout en fiabilisant et automatisant le chargement de données nécessaires. INSIDE m’a permis à la fois de construire des entrepôts de données sécurisées, restituer des informations brutes ou agrégées le tout en restant en interaction avec Excel. La facilité d’utilisation est très clairement un atout pour INSIDE.
La fonction assistant cellule m’est indispensable car elle permet d’automatiser et de sécuriser la récupération d’informations brutes ou agrégées. J’utilise cette fonction principalement pour produire des reportings quantitatifs et réglementaires.
Comme évoqué ci-dessus, l’assistant cellule est un outil vraiment puissant permettant à la fois d’automatiser ses processus d’extraction de données mais également de sécuriser la donnée récupérée. Cela me permet d’améliorer significativement mes délais de production.
C’est un gain de temps considérable de pouvoir récupérer des données avec INSIDE : à la fois par le système de requête intuitif (par le biais d’une interface) mais également par le fait que le système de stockage des données permet le traçage et la sécurisation des données exploitées.
A la base, je ne maîtrisais pas INSIDE (aucune utilisation antérieure). La formation dispensée par l’équipe d’ESSENTIEL INFO m’a permis de découvrir l’assistant liste et l’assistant cellule qui sont des outils que j’exploiterais quasi quotidiennement à terme.
Le formateur d’ESSENTIEL INFO a pris soin d’introduire l’outil Inside par de la théorie puis de petits exercices. Ensuite, il a pris le temps de répondre aux problématiques spécifiques auxquelles je suis confronté au quotidien et nous avons tenté de les résoudre ensemble.
Sur la partie INSIDE XL, je suis désormais autonome pour l’utilisation des assistants cellule et liste, les principales fonctionnalités dont j’ai besoin à ce jour.
En bref, j’utilise aujourd’hui INSIDE XL principalement pour produire des reportings quantitatifs et réglementaires et j’apprécie sa simplicité d’utilisation, la possibilité de faire des calculs en dynamique en changeant les paramètres et son utilisation sur Excel. »
Sage BI Reporting
Le remplacement des éditions pilotées de Sage, par Sage BI Reporting est favorable pour la transformation des PME
L’arrêt définitif de la maintenance de Sage édition pilotée a eu début 2020.
Pourquoi est-ce une bonne nouvelle pour la transformation des PME ?
Le nouvel outil proposé par Sage, Sage BI Reporting, marque blanche d'Inside XL appartient à la famille des Add-in Excel.
Inside offre une excellente alternative à Sage éditions pilotées par son accès sécurisé à l’information et une Business Intelligence agile, en Self-Service, dans un environnement déjà connu par les utilisateurs métiers : Microsoft Excel.
Sage BI reporting et Inside XL offrent un formidable apport dans la définition d’une vision claire et partagée de l’entreprise
Établir des consensus sur la situation de départ, le but à atteindre et les changements à conduire, et simuler les effets réels de ces changements est nécessaire face aux évolutions de l’environnement.
Ce outil léger permet de réaliser ce programme ambitieux dans les PME, ETI ou département de groupe via la mise à disposition de 1ers états standards (Finance, RH, gestion commerciale,...) dans un environnement Excel.
Les utilisateurs peuvent échanger, évaluer et suggérer des améliorations.
La collaboration entre les services peut ainsi être améliorée en partant sur la base d’éléments concrets, encourageant la transparence et le (bon) sens pour responsabiliser, améliorer la qualité des données et des décisions.
Le rapport semble lointain avec la transformation ? En réalité, le partage d’une mesure claire de la réalité, du sens des process et du référentiel de l’entreprise est un élément clé pour réussir l'adaptation du système d'information d'une organisation à une évolution de son environnement.
Ainsi, comme l’exprime Eric Amorim, Directeur Financier d'Hiventy « C’est la compréhension partagée du métier de l’entreprise et la finesse du référentiel, qui permet de passer facilement des indicateurs chiffre d’affaires et parts de marché attendus par le Fondateur hier, aux indicateurs sur la rentabilité demandés par l’actionnaire principal aujourd’hui. C’est aussi un référentiel de qualité et des outils simples qui permettent aux opérationnels d’avoir la vue sur l’utilisation des ressources qui les intéressent au jour le jour pour que l’entreprise soit « analytique » jusqu’au plus près des opérations ».
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Le reporting financier collaboratif et partagé
Amorce efficace d’une transformation par les données.
En terme d’outils de reporting comptable et financier d’entreprise notre expérience recense 2 types de situations :
Pour le reporting financier : Dans les PME, Excel est la solution la plus largement utilisée pour manipuler des données comptables et produire des états financiers. La croissance de l’activité rend souvent cet usage inadapté (volumétrie, temps de traitement, dépendance à des compétences clés, sécurité…)
Dans les organisations de plus grandes tailles, tels que les groupes de sociétés : les Directions des Systèmes d’Information ont travaillé pour organiser et structurer l’accès à la donnée et produire des reporting normés via des progiciels dédiés. Ces logiciels de reporting financier, dont un nouveau représentant apparaît régulièrement, sont bien connus des Daf.
Malgré cela - y compris dans les groupes équipés d’outils dédiés - l’usage du tableur microsoft continue de prospérer lorsqu’il est question de reporting financier.
Pour quelles raisons ?
A notre avis, l’autonomie que cet outil donne aux utilisateurs et la maîtrise pour ces derniers d’un environnement simple pour compiler, manipuler et présenter des données est aujourd’hui encore inégalée malgré ses limites. Cette capacité d’adaptation permet à chaque collaborateur d’apporter une brique singulière au processus de construction des différents états financiers.
Quels sont les enjeux en terme de transformation Digitale ?
Le reporting financier, par le partage de mesure d’activités et d’objectifs sur les ressources et les charges offre un excellent prétexte pour associer les utilisateurs à la définition des changements. Son avatar : le processus d’élaboration budgétaire le 1er maillon le plus efficace d’une politique de transformation digitale conduite par la donnée financière.
En résumé, fonder la collaboration sur du concret, de la transparence et du sens pour responsabiliser, et améliorer la qualité des données et des décisions est très efficace. Cela semble d’autant plus nécessaire que la taille de l’organisation éloigne certains acteurs clés des opérations. Pour une de nos clients en charge de l’Operational Performance Strategy dans une entreprise multinationale « Organiser le pilotage financier autour d’outils simples est une vraie force pour les grandes organisations car cela permet de responsabiliser les acteurs à différents niveaux de l’organisation. Donner la possibilité à ces acteurs d’analyser de l’information validée et partagée, c’est aussi leur permettre d’identifier les défaillances dans les process opérationnels et traiter les dérives à la source. »
Cela est résumé en une phrase par le DSI d’un de nos clients loueur de véhicules longue durée : « Nous prenons chaque jour un peu plus conscience que le pilotage de notre projet de changement d’ERP doit se faire par le sens . La diffusion élargie du reporting Financier y a largement contribué. »
Notre pratique nous a montré que pour faciliter l’accompagnement aux changements, il existe deux éléments clés :
- Établir des consensus
- sur la situation de départ,
- le but à atteindre,
- et les changements à conduire,
- Simuler les effets réels de ces changements.
Un reporting financier largement partagé peut ainsi présenter un autre avantage : il est facilitateur de la transformation car il augmente la conscience du lien entre appropriation des process et qualité de l’information restituée. Quel DG ou Directeur commercial ne s’est pas posé la question un jour de la véracité d’un chiffre et a cherché à le justifier en allant chercher le détail ? Il en va de même pour les différents acteurs intéressés par le partage de cette donnée.
Un reporting financier partagé va étendre ce réflexe et cette conscience du lien entre qualité d’un résultat présenté et qualité de la donnée unitaire. Il permet d’évoluer d’une simple édition d’états vers un reporting analytique plus efficace.
C’est un vrai bénéfice aussi dans la pratique de la DSI. La conscience des liens entre données et indicateurs restitués, stimule l’appropriation du sens des process par les collaborateurs.
Ainsi, comme l’exprime un autre Directeur Financier d’une entreprise ayant connus de grands changements dans ses activités : « C’est la compréhension partagée du métier de l’entreprise et la finesse du référentiel, qui permet de passer facilement des indicateurs chiffre d’affaires et parts de marché attendus par le Fondateur hier, aux indicateurs sur la rentabilité demandés par l’actionnaire principal aujourd’hui. C’est aussi un référentiel de qualité et des outils simples qui permettent aux opérationnels d’avoir la vue sur l’utilisation des ressources qui les intéressent au jour le jour pour que l’entreprise soit "analytique" jusqu’au plus près des opérations ».
Pour conclure, le large partage du reporting financier permet :
- D’augmenter la conscience du lien entre qualité des données saisies et indicateurs restitués,
- Stimule l’appropriation du sens des process par les utilisateurs, et donc leur permet au besoin de les adapter,
- Favorise les occasions d’échanges sur la base de faits connus et concrets,
Il peut-être en cela une amorce efficace d’une politique de transformation plus large conduite par les données.
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Pour compléter votre lecture : la définition du reporting financier et analytique
Comment faire du Big Data ? La voie la plus simple pour réussir
Dans votre entreprise aussi, le sujet est fiévreusement sur toutes les lèvres ? Comment faire du Big Data ? Comme si la réussite et la transformation de vos activités pour survivre à la "transition fulgurante" ne dépendaient que de ça. On comprend le sentiment de vertige prenant ceux qui ne disposent même pas encore de l'information nécessaire pour piloter facilement leur budget ou anticiper l'évolution de leurs activités. Mais "puisqu'il faut y aller, il faut y aller" !
N'est-ce pas ce qu'ont fait les géants qui réussissent ? Jeff Bezos n'a-t-il pas propulsé Amazon au firmament de la distribution en surfant sur la technologie et les données ?
" Trop cher et compliqué pour nous!", disent peut-être certains esprits chagrins autour de vous. Confiance ! Vous avez tout pour réussir. Suivez le guide.
La recette est très simple : frugalité des moyens techniques pour inciter vos équipes à mettre le sens au coeur de la démarche. En matière de data, une 2ème clé : aller à l'essentiel et ignorer le superflu. Seiri, comme disent les japonais ; supprimez l'inutile !
Un repère tout simple pour vérifier que les proportions sont bonnes : pas plus de 35 EUR de dépenses de technologie pour 65 EUR de dépenses en hommes et en méthodologie ! Conseil d'Intégrateur ;)
Le Big Data, c'est quoi ?
Qu'est-ce donc que cette Big Data ? L'expression courante recouvre 2 réalités. Une formidable opportunité, via la digitalisation des points de contact et la généralisation d'usage de capteurs dans les fameux IOT (objets connectés), de connaître le détail de la vie de vos produits et des préférences de vos clients. Autrement dit, une opportunité unique de développer vos ventes, fidéliser, améliorer la qualité, vous transformer. Mais Big Data désigne aussi, et avant tout, la masse des données générées. Il est fondamental de ne pas confondre les 2. Une opportunité d'un côté, un problème d'infobésité à gérer de l'autre.
Une série de questions éthiques et techniques, et un peu de temps pour les traiter
Ce serait donc une question de systèmes d'information à régler ? Pas de problème, car vous avez sous la main un DSI compétent. Mais où est-il et que fait-il en ce moment ? Il est héroïque, car il est sur tous les fronts ! Transformation digitale des front-office, intégrations de vos systèmes avec les Tiers, dématérialisation continue des flux, en garantissant toujours la continuité de l'activité... Heureusement dans plus en plus d'endroit un renfort récent, avec l'arrivée d'un Chief Data Officer pour gérer la masse exponentielle de données.
Rien que sur ce sujet, pas plus big que les autres, une bonne liste de questions à régler : quels outils de collecte pour ces nouvelles données ? Où les stocker ? Avec quel mode de stockage distribué ? C'est tout juste si vos geeks maison s'y retrouvent avec des technologies nouvelles qui s'enchaînent. Cela serait presque tentant d'occulter une partie des questions juridiques et éthiques. Quelles données peut-on et doit-on conserver ? Doit-on se laisser tenter par d'alléchantes offres dans le Cloud, mais permettre un jour à des tiers U.S. d'y accéder, via le Patriot Act par exemple ? Car après tout il est possible de se dire, "qui sommes-nous et qui pouvons-nous intéresser ?" Faut-il vraiment monter et gérer un environnement hybride ou On premise plus protecteur pour vos consommateurs et votre innovation ? Référentiel ? Qualité ? RGPD ? Protection des données ? N'en jetez plus, le sujet Data semble de loin terriblement compliqué.
Vers où tourner le regard alors ? Car tout le monde en parle ! Vos traditionnels conseils en stratégie, font maintenant de la transformation digitale. Ils ont fraichement embauché des Data Scientists pour rester dans la course. Les intégrateurs spécialistes de la BI (Business Intelligence) en contact avec votre DSI font maintenant de la stratégie !? Heureusement qu'il reste les éditeurs de logiciels cités par le Gartner... mais ne vous ont-ils pas déjà déçus avec cette dernière nouvelle technologie qui devait tout révolutionner ?
"Confiance", vous dis-je, vous avez déjà tout pour réussir !
Mais revenons à Jeff Bezos, le patron d'Amazon le champion de l'adaptation. Que dit-il lui ? En substance, "On me pose toujours la question de ce que sera devenu le business dans 20 ans, mais personne ne me demande ce qui n'aura pas changé. C'est dommage, car cette question est tout aussi intéressante, et c'est sur la réponse qu'on construit les Business de demain..." Il complète "pour Amazon c'est le délai et le prix", un résumé de l'expérience client pour le distributeur qu'il est.
Le bon sens et les hommes en renfort de la DG
Car Jeff Bezos nous parle de la vocation d'Amazon. Le fameux Why de Simon Sinek, dont vous parle votre directrice marketing à chaque fois que vous la croisez. Qu'est-ce qui ne va pas changer dans votre métier ? Quels sont les indicateurs mesurant ces invariants ? C'est une première bonne question.
Il y en a d'autres. Que souhaite-t-on apprendre ? Quelle question veut-on éclairer par ces données ? Il est ensuite possible de rassembler toutes les informations utiles pour mener à bien l'enquête. Prévoir les inconvénients possibles, et les répercussions secondaires est judicieux, vous le savez. À quoi bon, par exemple, collecter une information, dont la volumétrie va être un obstacle à l'analyse ? C'est la question que pose l'un des chefs de projet de la plus grande base de données européenne jamais réalisée.
"En fait, la question est : comment ne pas faire du Big-Data ?". Comment ne pas rendre sourde la tête de l'organisation par un bruit de données en réussissant à filtrer aux différents niveaux de l'entreprise les informations inutiles et en laissant passer celles qui sont pertinentes ?" C'est plus une question d'hommes et d'analyse des besoins réels que de systèmes. La loi de l'obésité de ces big data est la suivante : elles seront d'autant plus big que l'indétermination de l'objectif sera grande.
Pour maîtriser la data et réussir à entrer de plain-pied dans cette nouvelle ère digitale, il faut donc mettre l'essentiel au coeur de la démarche. L'entreprise dans l'axe de sa vocation. L'homme et son bon sens au coeur des changements. N'est-ce pas ce que font les Hénokiens, ces entreprises familiales pluri-centenaires, qui ont réussi à passer les modes et les années en misant sur les hommes ?
Illustrons l'importance des hommes avec 2 sujets clés pour les données. La question des référentiels en premier : pour trier des choux, de carottes, des fraises et des poires, il est intéressant de distinguer les fruits des légumes, puis éventuellement de faire appel à la notion de "Vegetable" pour pouvoir toutes les sommer.
Qui va créer une classification sensée ? L'intelligence Artificielle ? Surement pas la première fois. Cette grille de lecture est pourtant décisive pour l'analyse efficace de votre activité. Elle conditionne aussi la maîtrise de la communication aux régulateurs, à votre maison-mère, à vos filiales ou encore permet de s'étalonner avec les meilleurs du secteur. Là aussi c'est d'abord une question liée à l'intelligence du métier.
Autre exemple : la qualité des données. Toutes les personnes qui se sont penchées sur le sujet savent qu'une des clés est d'associer les collaborateurs en faisant en sorte que la collecte fasse sens pour eux.
La recette n'est pas si compliquée. Évitez l'inutile et laissez de la place aux Hommes
D'abord le sens, c'est toute la recette du Lean Data Management : frugalité des moyens techniques pour inciter l'homme à aller à l'essentiel et à ignorer le superflu, mode effectual et itératif pour obtenir vite des résultats concrets, échanges bienveillants entre DSI et hommes des métiers, en conscience des contraintes et des limites de chacun, pour aller dans une direction bien identifiée.
Concluons avec Elon Musk, le patron des "barbares" cité par Jean Staune le fameux prospectiviste français. Elon Musk s'est attaqué avec succès au marché de l'automobile (Tesla), à la Nasa (Space X), ou encore à Google et Facebook sur la question de l'Intelligence Artificielle. Qu'a-t-il fait dernièrement ? Il a créé Neuralink qui travaille sur l'interface homme/machine pour permettre à l'Homme de rester dans la course face à l'Intelligence Artificielle. L'homme et la technologie ensemble pour réussir, voilà le rêve fou du visionnaire américain. N'est-ce pas ici aussi une question de bon dosage ?
Témoignage client : Ludovic Labbé, DSI chez Leasecom
Ludovic Labbé, DSI chez Leasecom, témoigne de son expérience avec Essentiel Info
Filiale de FINTAKE, disrupteur dans le secteur bancaire, Leasecom est spécialiste du financement en location financière évolutive. Avec 1 200 partenaires revendeurs, Leasecom accompagne plus de 31 000 entreprises et organisations dans le financement et la gestion locative de leurs équipements professionnels, générant ainsi un chiffre d’affaires de 170 millions d’Euros.
Notre interlocuteur, M. Labbé, est Directeur des Systèmes d’Informations chez Leasecom.
Consultant Essentiel Info : Bonjour M. Labbé, merci d’avoir accepté de répondre à nos questions. Pouvez-vous nous donner votre vision du rôle du DSI sur la question de la donnée ?
M. Labbé : Pour moi le DSI est un facilitateur avisé. Il est le garant de la cohérence de la donnée. Mais attention, il ne faut confondre cela avec la garantie de la qualité de la donnée car une donnée cohérente peut être de mauvaise qualité. Cette question de la qualité dépasse en effet son strict périmètre car elle met en jeu les processus, la qualité des règles métiers, la saisie des utilisateurs… En revanche, si le DSI n'est pas le garant de la qualité de la donnée, il doit être partie prenante pour proposer des solutions visant à améliorer la qualité de la donnée de l'entreprise. Le DSI n'est pas non plus le fournisseur de la donnée en tant que tel mais il donne les outils pour en tirer le meilleur parti (en tirer le meilleur parti est le rôle des Datas Analysts, des spécialistes métiers et du contrôle de gestion). D’une manière générale, le DSI n'est pas là pour faire ce que demandent les utilisateurs, c'est une sorte de paradoxe mais cette notion est fondamentale ! Il est là pour comprendre le besoin sous-jacent afin d'y apporter la meilleure solution possible.
Racontez-nous, quelle était la situation chez Leasecom avant votre partenariat avec Essentiel Info ?
Les équipes du Contrôle de Gestion exploitaient leurs données sous forme d’extraction sur Excel. C’est un outil très utilisé par certains métiers et notamment par le contrôle de gestion. D’une manière générale, je considère quand même que la forte présence d’Excel est le signe d’un système d’information non mature. De cette façon, les équipes du Contrôle de Gestion constituaient des bases de données dans Excel, des fichiers au volume important, parfois supérieur à 40 Mégaoctets. Cette démarche a créé un système d’information en marge du système d’information de l’entreprise. Les données extraites étaient stockées sur Excel. Elles étaient ensuite retravaillées par les équipes du Contrôle de Gestion, elles n’étaient donc pas issues directement du système d’information. On peut facilement comprendre la raison au retraitement des données : les données ne sont pas propres ni cohérentes, elles méritent ainsi d’être retraitées pour être présentées à la Direction. Seulement, la raison invoquée est aussi une mauvaise raison car le nettoyage des données aurait dû se faire en amont. Ce n’est pas le métier du Contrôleur de Gestion, qui doit analyser un ensemble de données, mais bien une approche DSI. Dans ce cas de figure qu’était le nôtre, les équipes du contrôle de gestion investissaient beaucoup d’énergie au retraitement la donnée au dépend du temps de l’analyse de cette même donnée. Par ailleurs, nous avons été amenés à adapter notre posture vis-à-vis d’une donnée de mauvaise qualité. Alors qu’autrefois des corrections manuelles étaient apportées, aujourd’hui nous acceptons la donnée de mauvaise qualité (quand elle est avérée). Nous ne cherchons plus à la corriger mais juste à la mettre en évidence et à identifier la cause de cette non qualité pour adapter nos processus d’acquisition.
Quel était le besoin des équipes du Contrôle de Gestion de Leasecom ?
Le tableur Excel est le meilleur outil du Contrôleur de Gestion car il lui offre une latitude qui lui est chère. Il nous fallait un outil qui s’adapte parfaitement à Excel, un outil qui puisse s’appuyer sur l’existant tout en décuplant les capacités du tableur. En tant que DSI, il fallait bien entendu un outil qui assure la sécurité des données et l’unicité de l’information. Nous ne voulions plus que les Contrôleurs de Gestion constituent des bases de données dans Excel avec tous les risques que cela comprend en terme de vol ou de perte des fichiers, de retraitement des données et la création système d’information en marge du système d’information de l’entreprise.
M. Labbé, d’un point de vue technique, en quoi Inside a répondu à vos attentes précisément ?
Il y a plusieurs points de réponse à cette question. Tout d’abord, Inside est un progiciel de type add-in Excel, il est donc totalement intégré à Excel. Inside s’adapte ainsi à l’univers parfaitement maitrisé du Contrôleur de Gestion. Il octroie à ses utilisateurs la même latitude qu’offrait Excel. Ensuite, le nettoyage du référentiel est fait en amont, les contrôleurs de gestion n’ont plus à stocker leurs bases de données dans Excel. Et le logiciel va même plus loin ! Avec Inside, il est possible de pouvoir entrer de l’information dans le système d’information. Le Contrôleur de Gestion saisit ses données et peut les injecter dans le système, comme pour le budget par exemple. C’est un atout indéniable. Aussi, Inside est un vrai outil d’analyse. Il représente une alternative aux outils lourds comme Business Object qui nécessitent plus de formation et d’appétence technique. Enfin, le progiciel est un outil collaboratif, il permet le partage de fichiers sans passer par la messagerie dont les envois répétitifs saturent la mémoire des boites mails
M. Labbé, diriez-vous qu’Inside fait partie de la catégorie des outils dits « LAB » ?
Il faut déjà préciser ce qu’est un « LAB ». De mon point de vue, un LAB est un simulateur qui permet d’éprouver des modèles. Si le client recherche un modèle ou un nouveau business modèle, il peut le tester avec un outil LAB pour trier et sélectionner les datas, les valider puis les industrialiser. En ce sens, Inside répond parfaitement aux caractéristiques d’un outil LAB.
D’une part, Inside est assez simple à utiliser et donne une grande latitude au Contrôleur de Gestion dans l’exploitation de la donnée. D’autre part, dans le cadre où il n’y a pas d’outil de reporting, le Contrôleur de Gestion va exprimer son besoin à son service informatique. A ce moment-là, Inside devient un moyen d’exprimer un besoin, il peut faire l’objet d’un laboratoire test. Par ailleurs, Inside peut faire office de système de secours lorsque la donnée n’est pas organisée dans un entrepôt ou dataware. Inside est utile dans la mesure où il permet de faire patienter tout le monde, il donne de la souplesse lorsque la réactivité de la Direction des Systèmes d’Informations est menacée, étant surchargée par son carnet de commandes. Inside fonctionne également très bien là où les systèmes d’informations décisionnelles sont matures. Par exemple, chez Leasecom, nous avions des sous-systèmes d’informations, c’est-à-dire des informations stockées dans Excel. Cette situation était parfaitement aberrante ! Le vrai problème est l’hétérogénéité des données car selon les systèmes d’information, la donnée change, elle n’a plus le même code, la même signification. Dans ce cas-là, Inside permet de faire le lien entre ces systèmes et d’interpréter la donnée au sens le plus juste. En réalité, Inside permet de se concentrer au cœur de l’information. Il met en opposition système décisionnel mature où les données sont habituelles et système décisionnel laboratoire où les données sont nouvelles et constamment testées et simulées.
Je vous remercie M. Labbé. Une dernière question, recommanderiez-vous Essentiel Info ?
Oui, bien entendu ! Je recommanderais Essentiel info pour son approche humble, efficace et attentive auprès de ses clients. Je leur ai d'ailleurs confié une nouvelle mission de conseil pour nous aider à trouver le remplaçant de Business Object.
En bref
Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management pour permettre à ses clients de disposer de la bonne information et de prendre les bonnes décisions. Essentiel Info propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.
Pourquoi Excel est toujours au cœur des entreprises ?
Créé au début des années 80, Excel, le tableur de Microsoft Office est encore aujourd’hui un outil incontournable des entreprises. Il est en particulier plébiscité par les Directeurs Financiers et les contrôleurs de Gestion dans les PME/PMI, les ETI jusqu’au plus grands groupes français et internationaux.
Comment expliquer la résilience d’Excel ?
Excel permet la création de tableaux simples ou complexes, d’illustrations graphiques et de mises en formes conditionnelles à la plupart des utilisateurs qui vont consentir un apprentissage de quelques jours.
Ses fonctions simples connues du plus grand nombre en font l’outil naturel pour faire parler soi-même ses données. Excel est doté de fonctionnalités plus complexes tels les tableaux croisés dynamiques, ses macros ou sa capacité de connexion à des sources de données externes. Il se trouvera toujours quelqu'un dans le bureau d'à côté ayant creusé ainsi le sujet pour devenir un expert d’Excel auxquels les utilisateurs standards peuvent recourir en cas de besoin sans faire appel à l'informatique…
Excel, « l’application » parfaite pour manipuler des données ?
A l’ère du Big Data et de l'intelligence artificielle, Excel est encore, au dire de tous les professionnels, l’outil d’analyse de données le plus utilisé par de très nombreuses équipes métier. Fou n'est ce pas ? Un exemple dans le bureau du contrôleur de gestion. Celui-ci va extraire des données de son logiciel métier sous Excel. Il va ensuite trier pour n’utiliser que ce dont il a spécifiquement besoin. Evidemment le risque d’erreur est important et l’utilisateur n'hésite pas de procéder à de multiples vérifications pour fiabiliser ses données. Le résultat est simple : aujourd'hui encore dans beaucoup d'entreprises ayant pourtant investi de grande somme aux outils décisionnels du marché, des temps cumulés immenses accordés aux manipulations, retraitements des fichiers et autres contrôles fastidieux au détriment de l’analyse.
Certaines DSI ont fait le choix de développer leurs propres applications, d’autres de proposer des solutions sur la base de logiciels du marché pour permettre aux équipes métier de se concentrer sur leur vraie valeur ajoutée. Rien n'y fait. A l’heure de la transformation numérique, avec des équipes de la DSI surchargées et des équipes demandeuses d'une nouvelle analyse spécifique, le retour à la case Excel à l'air d'être inévitable !?
Et les éditeurs de logiciels décisionnels dans tout cela ?
De très nombreuses applications sont apparus pour répondre aux besoins des entreprises d’analyser les données ou de reporting automatisés. Chez les plus grandes aujourd'hui, chez SAP comme chez Oracle, au bout d'outils très sophistiqué, souvent un Add-in Excel.
L'aveu de notre point de vue, qu'une large autonomie dans un outil sûr et sécurisé, permet au métier de créer une vraie valeur ajoutée.
Témoignage client : Frédéric Larrière, Directeur Financier France de Photobox
Créée en 2000, Photobox est une entreprise spécialisée dans l’impression de photos et produits personnalisés en ligne.
Photobox est devenu leader européen sur le marché avec des savoir-faire multiples de commerçant en ligne, de traitement d’images numériques et impressions sur supports variés et d’expert en logistique. Nous vous expliquons en quelques mots comment M. Frédéric Larrière, Directeur Financier France, a apporté sa contribution au pilotage du groupe avec des moyens très légers.
Stéphanie : Bonjour M. Larrière, racontez-nous comment Photobox est devenu client d’Essentiel Info ?
Frédéric Larrière : Bonjour Stéphanie. Le partenariat entre Photobox et Essentiel Info a commencé par une histoire de relations communes, de recommandation. Il m’a été conseillé de faire appel à Essentiel Info pour donner une solution à notre problème.
Quelle était la situation ?
Photobox utilisait le logiciel de comptabilité SAGE 1000. Cet outil n’offrait pas à l’époque de moyen de reporting souple [Sage a intégré depuis Inside en marque blanche sous le nom Sage BI reporting]. Par ailleurs, Photobox a grandi très rapidement, développant ainsi une organisation segmentée par départements, avec des informations en silos dans plusieurs outils. La priorité était donnée au développement commercial, et l’entreprise ne souhaitait pas perdre de temps avec un projet décisionnel lourd. Les ressources informatiques étaient dédiées au front office et au traitement de l’énorme masse d’information clients.
Quels étaient les problèmes ?
La reconstitution d’une vision de type cockpit combinant données RH, de production, financières pour les actionnaires étaient rendus difficiles par la disparité des sources d’information. Pour donner un simple exemple, Photobox avait bien sûr un logiciel paie et un logiciel comptabilité, mais calculer par exemple l’indicateur ETP combinant des données de salaire et d’identité salariés était relativement complexe. Evidemment Excel était très utilisé du fait de l’autonomie donné aux utilisateurs mais avec les limites bien connus du tableur.
Quelles contributions M. Larrière a-t-il pu apporter grâce à ce projet ?
M. Larrière souhaitait apporter une vision dynamique à ses actionnaires : Quelle évolution de l’activité est-il possible d’anticiper compte tenu des commandes connues par exemple ?
Il était question de dépasser le simple constat sur le passé, par ailleurs toujours sujet à discussion en fonction du point de vue,
pour donner une vue d’ensemble en combinant des informations de différentes sources pour porter un regard croisé sur l’activité.
M. Larrière a ainsi conçu plusieurs modèles de calcul qui se rafraichissent en un clic avec les données du jour. C’est notamment le cas pour un modèle de calcul de cout de revient, rapide, pratique et fiable. D’autres modèles sur l’optimisation des frais de shipping ont pu être développés avec une assistance légère, en capitalisant sur la connaissance que M. Larrière avait acquise de son activité.
Quelles contributions concrètes d’Essentiel Info ? La parole de Monsieur Larrière.
« Les consultants d’Essentiel Info ont su nous écouter et nous conseiller. Ce n’est pas seulement un appui technique, c’est aussi un apport de conseil métiers car Essentiel Info a une double compétence : à la fois technique et en gestion. Cela représente une vraie aide en tant que client. Essentiel Info a aussi une véritable approche gagnant / gagnant avec une culture de résultat basée sur la satisfaction client. C’est très appréciable. On sent véritablement l’implication des consultants qui y travaillent, ils ont à cœur d’aider et de conseiller leur client. Ce n’est pas seulement une approche commerciale, cela va au-delà, et cet accompagnement vers l’autonomie des utilisateurs fait la différence ».
Témoignage client : Henri Rufin, Contrôleur Financier groupe chez Radiall
Fondée en 1952 par deux frères, Radiall est une entreprise française spécialisée dans la conception, le développement et la fabrication de solutions d'interconnexion pour des marchés allant de l'aéronautique à l'instrumentation et au médical. Nous vous résumons ci-dessous la contribution apportée par M. Rufin, contrôleur Financier du groupe à Radiall avec une démarche BI Lean.
Quelle était la situation ?
M. Rufin était en pleine réflexion sur l’acquisition d’un nouvel outil BI car il mettait en place la fonction contrôle de gestion commercial. Excel malgré l’autonomie qu’il lui donnait n’était plus assez puissant pour créer les reporting que l’on me demandait de produire. Les données étaient stockées dans Excel, ce qui ralentissait considérablement les temps de calcul et le risque de perdre les données étaient très forts. Il devenait de plus en plus difficile de produire des rapports efficaces dans ces conditions. Radiall utilisait l’ERP SAP et Hyperion Financial Management.
Quels étaient les problèmes ?
A cette époque, M. Rufin mettait en place la fonction contrôle de gestion commercial. Il souhaitait automatiser trois processus majeurs : :
- La construction du budget des ventes et des commandes et la déclinaison des objectifs commerciaux
- La production du reporting commercial mensuel à taux de change constants décliné selon plusieurs axes analytiques (Business unit, commercial, marché et zone de vente)
- Le suivi des flux d’activité entre la zone à l’origine du design de la solution client et la zone de production effective des produits implantés
Quelles contributions M. Rufin a-t-il pu apporter grâce à ce projet ?
L’originalité de la démarche de M. Rufin réside dans le fait de réussir à croiser différentes vues (Marketing, Commerciale, Gds comptes, Responsables de zones) laissant la possibilité à chacun des acteurs de prendre connaissance des chiffres avec le prisme d’une autre fonction. Son outil laissant une large place à la contribution des utilisateurs contribue très fortement a établie un consensus sur les chiffres, ce qui est une difficulté majeure dans de nombreuses organisations.
En ayant une autonomie complète pour « bâtir » peu à peu un système parfaitement adapté, la démarche initiale a permis en quelques sortes de fabriquer rapidement une solution légère opérationnelle, qui a servi de « patron » pour dessiner rapidement le contour d’une solution plus industrielle.
Quelles contributions concrètes d’Essentiel Info ? La parole de Monsieur Rufin
"L’approche d’Essentiel Info a été très intéressante et rassurante. Nous avons dans un premier temps beaucoup échangé sur les reporting que je devais produire, les contraintes à prendre en compte, l’environnement technique. Essentiel Info a contribué à la conception du reporting avec une grande écoute et compréhension de nos objectifs. Essentiel Info m’a alors proposé le progiciel Inside XL, cela m’a permis de conserver l’existant à savoir tous mes rapports créés sous Excel et d’y ajouter la puissance du logiciel Inside XL. D’un point de vue technique, Inside XL offre une multitude de possibilités à ses utilisateurs : la connexion en temps réel à nos outils ERP, la réplication et le stockage de données, l’alimentation de la base de données depuis un fichier quel qu’il soit, des temps de calcul plus rapides, la création des tableaux de bord en quelques clics dans un univers connu."
"Pour donner des exemples concrets, j’ai pu enrichir ma base de données commerciale du budget des ventes et des commandes grâce à la fonction de l’assistant écriture qui permet l’alimentation d’une base de données depuis un fichier. J’ai pu lier plusieurs sources de données différentes et créer des tableaux complets et riches en informations. Le format Office est très apprécié car c’est un format interactif qui s’ajuste aux informations qu’il contient, tout comme le format tableau croisé dynamique qui permet d’interroger les données en direct. J’ai également la possibilité de copier et coller en valeur pour diffuser de manière transparente à d’autres personnes en interne ne disposant pas du logiciel Inside".
"D’abord, Essentiel Info a pris le temps d’écouter le besoin de Radiall avant de proposer l’outil. Une relation de confiance s’est instaurée peu à peu. Essentiel Info a sélectionné pour Radiall un outil qui répondait parfaitement à nos besoins. Les équipes d’Essentiel Info m’ont accompagné dans la construction du projet. Tout au long de celui-ci, j’ai reçu des conseils d’expert et une formation complète sur le fonctionnement du logiciel, ses connecteurs et ses différentes sources de données. Essentiel Info offre également un suivi personnalisé en cas de problèmes techniques liés au logiciel, ce qui est rassurant. Aujourd’hui, je suis complètement autonome sur le logiciel et je crée moi-même les environnements dont j’ai besoin. Pour illustrer mon propos, les équipes d’Essentiel Info avait paramétré un connecteur dédié au Contrôle de Gestion. Grâce au transfert de compétences proposé par Essentiel Info, j’ai ainsi créé de nouveaux connecteurs, comme celui du suivi budgétaire par centre de coûts par exemple. C’est ce qui fait toute la différence : un accompagnement personnalisé dont l’objectif est de rendre ses clients libres et autonomes dans la création et l’utilisation du logiciel."
Aujourd’hui, selon votre expérience, recommanderiez-vous Essentiel Info ?
"Oui, je recommande Essentiel Info pour la qualité de travail de ses équipes, leur écoute et leur disponibilité. Les projets sont menés en concertation avec le client pour un suivi personnalisé et sur-mesure, s’adaptant aux contraintes et aux attentes émanant du client. J’ajouterai que les équipes d’Essentiel Info, en plus d’avoir la passion de leur métier, cherche toujours une solution lorsqu’un problème se présente, ne laissant jamais le client seul. Je terminerai en précisant que j’ai appris à me servir d’Inside XL avec un vif intérêt et ma grande satisfaction est d’avoir pu être parfaitement autonome dans l’utilisation du logiciel."
Témoignage client : Jean-Baptiste Merchat, DAF chez Saint James Albany Hotels.
Jean-Baptiste Merchat, DAF de Saint James Albany Hotels, nous dévoile les secrets d’un partenariat BI avec Essentiel Info.
Consultante chez Essentiel Info, Stéphanie Cambianica reçoit le Directeur Financier et Administratif, M. Jean-Baptiste Merchat dans le cadre de son témoignage sur la récente collaboration entre Saint James Albany Hotels et Essentiel Info.
Saint James Albany Hotels dispose de plusieurs hôtels de luxe en France, entre Paris, Avignon et la Bourgogne.
Stéphanie Cambianica : Bonjour Monsieur Merchat, racontez-nous comment Saint James Albany Hotels est devenu client d’Essentiel Info ?
Jean-Baptiste Merchat : Bonjour Stéphanie. Nous utilisons CEGID mais ce logiciel de gestion ne dispose pas d’outil de reporting flexible. Nous arrivions à obtenir des données au travers de requêtes SQL mais celles-ci prenaient beaucoup de temps (plus de vingt minutes). Notre idée était donc d’obtenir un outil de reporting qui faciliterait la collecte des données et permettrait de réaliser des états automatisés, l’objectif final étant de faire gagner du temps aux équipes. Nous souhaitions également donner un accès aux données à nos Directeurs d’Hôtels pour qu’ils puissent consulter leurs résultats régulièrement.
Comment avez-vous choisi Essentiel Info ?
Nous avons rencontré plusieurs prestataires qui proposaient différents outils avec un degré hétérogène de complexité dans l’utilisation. Mais ce qui nous a décidés dans notre choix, c’est l’arrivée de Madame Loïse Goujon, notre DRH, qui nous a fortement recommandé Essentiel Info et son outil de reporting Inside XL, outil qu’elle utilisait déjà chez son ancien employeur.
Suite à cela, nous avons décidé de rencontrer Monsieur Robert. Nous lui avons expliqué notre besoin. Monsieur Robert a pris le temps de nous écouter, lors d’un nouvel entretien, M. Robert nous a présenté une démonstration de l’utilisation du logiciel, la démarche projet d’Essentiel Info nous a convaincus.
En quoi Inside XL a répondu à votre besoin précisément ?
L’instantanéité de l’outil nous a séduits. Avec Inside XL, nous avons pu automatiser nos états et les actualiser en temps réel. Nous n’avions plus besoin d’attendre la date de clôture pour travailler sur les données. C’était là un point important que les concurrents ne proposaient pas. Nos équipes avaient enfin le temps de produire et d’analyser leurs états dans les délais impartis, en toute autonomie.
Comment Essentiel Info a participé à la réussite de votre projet ?
Essentiel Info a pris en compte nos problématiques et a su nous apporter une solution adéquate. Les équipes d’Essentiel Info ont été rassurantes et nous ont accompagnés tout au long du projet. Les consultants ont pris le temps de vérifier à chaque étape que les données étaient correctes et que tout fonctionnait bien. Nous étions donc confiants quant au déploiement de l’outil. Nous avons bénéficié de conseils professionnels et nous avons toujours reçu une réponse à nos interrogations. Grâce aux formations, les utilisateurs d’Inside XL et moi-même sommes autonomes dans la collecte, la consultation et la restitution de nos données.
Monsieur Merchat, pour conclure cet entretien, recommanderiez-vous Essentiel Info ?
Oui, tout à fait. J’en ai par ailleurs déjà parlé à d’autres confrères.
En bref
Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management pour permettre à ses clients de disposer de la bonne information et de prendre les bonnes décisions. Essentiel Info propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.